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発注をしてもらうために記しておくべき見積書の正しい書き方10項目

2015-02-01 02:48:00
見積書は顧客(クライアント)が依頼した商品やサービスの詳細を記した書類で、単価・数量・合計金額などを記載します。

クライアントは見積書を見て、商品・サービスの内容や価格が要望に沿っていれば発注をするという流れになります。
もし内容が要望に沿っていない、または修正点がある場合は再度見積もりを依頼する、または別の業者や事業者に見積もりを依頼します。
複数の業者・事業者に見積もり依頼することを相見積もりと呼び、見積もりを比較して最も要望に沿った事業者を選ぶという活用方法もあります。


見積書の書き方


1.宛名
(株)と略さず、正式名称で記載します。
会社の場合は「御中」、人名の場合は「様」を使います。

◯◯株式会社 御中
◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯ 様

2.日付
提出日を日付として記載します。

3.通し番号
通番は必須ではありませんが、後で見積書を再発行したり、該当する見積書を見つける際に役立ちます。
通番にルールはありませんので、数字のみでアルファベット込みでもいいので、管理安い通番を付けておきましょう。

4.発行者の会社名・氏名
見積書を発行した会社名・氏名を記載し、社名の後に社印を、氏名の後に個人の認め印を押します。

5.タイトル・見積金額
「御見積書」「お見積書」「見積書」など、大きめのフォントでタイトルを記載します。
タイトルの下には見積金額を同じく大きめのフォントで記載するのがスタンダードな見積書の書き方です。
必要があれば、見積金額の下に挨拶文を記載します。

6.納品場所/納品形式
商品を納品する場所、および納品形式を記載します。
データの場合はサーバ納品であるのか、データ納品であるのかなど、納品方法を確認しておく必要があります。
納品場所は請求書にはない項目なので、忘れないようにしましょう。

7.納期
はっきりとした納期が決まっていれば◯年◯月◯日のように明確に納期を記載する、または正式発注から◯週間以内と記載する場合もあります。
例:正式発注後◯週間以内

8.有効期限
本見積書で契約が可能な期限を記載します。
例:本見積提出後◯週間

9.見積もり明細
単価、数量、単位、金額、備考など、商品の明細を記載します。
補足説明は備考欄に記載しておきます。
合計金額は税抜か税込かを明示しておきましょう。

10.注意書き
発注に関する注意点や、見積もりの注意点などがあれば記載しておきます。
別途費用がかかる項目がある場合など、注意書きに記載しておくと発注後のトラブル防止になります。


見積書の作成


見積書はExcelやWordで管理することができますが、クラウド型の見積書作成サービスを利用すると、見積書作成・管理が楽になります。
見積書をクラウドで一括管理をすることで業務効率化につながりますので、中小企業の経営者、個人事業主、フリーランスの方の業務時間を節約できます。
クラウドなら複数人で管理ができるので、ExcelやWordなどのファイルベースでの管理よりも、共有がしやすくなります。

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