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スムーズに電話で採用通知をするための5つのステップ

2015-06-09 19:41:00


初めて電話で採用通知をする場合、どのように応募者に伝えれば良いのかと迷ってしまいますよね。

電話での採用通知は5つのステップがあり、その順序通りに進めるとスムーズに伝えられます。難しいことではありませんので、これから解説する5つのステップに沿って採用された旨を伝えましょう。


ステップ1:社名をはっきりと告げる

電話では声が通りにくいので、普段の会話よりもはっきりと社名を告げましょう。
応募者が電話番号を登録していない場合、誰からの電話か分からないので、社名を相手がしっかり聞き取れるように告げることが大事です。


ステップ2:電話を続けて大丈夫かを確認する

電話をして次に確かめるべきは、相手が今会話できる状態であるかということです。
携帯電話の場合、外出先の状況によっては雑音で会話がしにくい場合もありますし、電車に乗る直前に出た場合などはかけ直す方が良いですね。

採用を知らせる前に「今お時間大丈夫でしょうか?」と一言添えます。
周囲の雑音が大きくて相手の声が聞き取りにくい、またはこちらの声を聞き取ってもらいにくい場合は、後でかけ直すことを提案した方が良いでしょう。


ステップ3:応募のお礼を述べる

採用の知らせをする前に、まず応募のお礼を述べます。
「このたびは弊社に応募、および弊社の面接にお越しいただきありがとうございます」など、お礼を述べるのも電話での採用通知の礼儀です。


ステップ4:採用通知

次は主題の採用について伝えします。
採用された旨を伝えるわけですが、伝え方としては「厳選なる審査の結果、◯◯様を採用することになりました」などです。

採用通知の際、部署、契約形態なども漏れなく伝えます。例えば正社員での応募だったけれど、未経験であったためまず契約社員で採用し、その後正社員の登用の可能性がある場合など、採用状況についてはしっかり伝えましょう。

正社員採用か契約社員採用かで入社するかどうかの判断が大きく違ってきますので、端折らずに伝えます。


ステップ5:入社の意思を確認

採用を伝えたら、最後に入社の意思を確認します。その場で採用の意志を確認する、または「◯◯日までにお電話、またはメールでお知らせ願いますでしょうか」と連絡の方法を伝えます。

もし入社しないと言われた場合は、「差し支えなければ理由をお聞かせいただけますでしょうか」とその理由を聞いておくと後々のためになります。
絶対入社しない理由を聞かなければならないわけではないので、できればで構いません。

参考:社員の入社に関する手続きと流れ

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