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経理担当者に知って欲しい!請求漏れを防止するための4個の工夫

2015-11-24 22:09:00


請求漏れがあった場合、自社の経理に影響するだけでなく、得意先や顧客に迷惑をかけてしまいます。
どの顧客に対して請求漏れがあったかを調べるのに時間と労力がかかってしまいますし、請求漏れや二重請求が続くと得意先からの信用を失いかねませんので、請求漏れは自社にとってマイナスになります。

請求漏れを防止するためのつの工夫をまとめましたので、経理担当者やご自分で会計をされている事業主は参考にしていただければと思います。


請求漏れ防止の工夫1:請求予定を管理する

請求書を発行する段階で対象を調べるのではなく、受注したタイミングで案件一覧などに記入し、そこに請求予定日を記入して管理しましょう。

ポイントは、「受注したタイミング」で入力することです。
月末などにまとめてやろうとすると、メールを遡って確認したりする必要があり、どうしても漏れが出てしまいます。
そのため、請求書を発行する案件が発生したタイミングで記入していくのが良いでしょう。

もし、その後請求予定日が変わる場合は案件一覧を更新すれば良いだけですので、なるべく予定段階でも入れておくことで見通しが立てやすくなります。


請求漏れ防止の工夫2:請求書発行済みを管理する

工夫1で作成した案件一覧で請求書を発行したかどうかを管理すると良いでしょう。

請求書を発行したら、案件一覧上で「請求済」とします。そうすることで二重請求を防止できますし、また一覧をチェックして請求漏れを発見しやすくなります。
これも後からまとめて行うのではなく、印刷して封筒に入れたタイミングやメールで送った都度行うと良いでしょう。


請求漏れ防止の工夫3:未回収を管理する

前述の案件一覧で、「入金済」の管理まで行うと良いでしょう。
請求書を発行する際、「支払期限」を記入しているかと思います。その支払期限は案件一覧にも記入しておくと便利です。

銀行口座の入金履歴を確認しながら、案件一覧に「入金済」を追記していきます。もし支払期限までに入金が確認できなかった場合、取引先に確認し、必要に応じて請求書を再発行します。


請求漏れ防止の工夫4:boardで請求書管理

請求書作成、見積書、発注書発行、販売管理・クラウド業務効率化ソフト boardでは、月末の請求をワンクリックで処理することができるので、請求漏れの防止に活躍します。
請求期限当日に未請求をメール通知する機能が備わっているので、うっかり請求し忘れてしまっても、請求期限をお知らせするので安心です。
毎月同額の請求なら、毎月の請求書を自動生成できるので、請求書作成の手間を省き、請求漏れを防ぎます。

boardはクラウド型業務システムですので、インターネットに接続できる環境であれば場所を問わずに請求書や見積書の発行をしていただけます。
請求書作成、見積書発行の効率化をサポートする機能を備えていますので、請求書の発行漏れや、二重請求の防止にぜひ活用していただければと思います。

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