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ビジネスマンとして身につけておきたい正しい社外文書の書き方

2014-11-18 14:48:00
社外文書は文字通り社外の企業や個人に対して送る文書です。社内ならある程度省略したり簡素にしても問題ありませんが、社外文書は印象に影響するので、最低限守っておくべきマナーを覚えておきましょう。

社外文書の種類


・注文書
・納品書
・請求書
・受領書
・照会書
・通知書
・案内書
・送付文書
・依頼文書
・詫び状
・承諾状
・案内状
・招待状
・お悔やみ状
etc...


社外文書で書くべき項目


・日付
文書の日付は発信日が基本となっていますが、請求書の日付は請求先の企業の締め日に合わせる場合もあります。
必要に応じて文書番号を記載しておくと、管理がしやすくなります。文書番号にルールはないですが、数字の連番が分かりやすいかと思います。

・宛名
企業・団体には御中、個人には様をつけます。
企業宛ての文書の宛名で気をつけたいのは、(株)と略さないことです。(株)と略すのは手間を省くためであるため、社外文書ではきちんと株式会社と書くのがマナーです。

・差出人
差出人名は、宛名の斜め右下に書くのが一般的です。文末でも構いません。

・件名 / 用件名
文書の件名は分かりやすく、長くなりすぎないようにしましょう。ひと目で分かる件名を書きます。

・前文
「拝啓」「謹啓」などの頭語から始まり、時候の挨拶などを添えます。新春の候、桜花の候、残暑の候、晩秋の候、初冬の候など季節ごとに挨拶を変えます。「先日は種々ご教示にあずかり厚く御礼申しあげます」など、お礼の言葉を添えておくのもよいでしょう。

・ 本文
時候の挨拶から続ける際は、「さて」「ところで」などの転語を使います。伝えるべき用件を簡潔に、分かりやすくまとめます。

・末文
「まずはご案内まで」「とり急ぎご照会まで」「書類を送付させていただきますので、ご査収のほどお願い申しあげます」といった締めくくりの文の後は、「敬具」「早々」「敬白」など結語で終えます。

・別記
日時、場所など重要なポイントや知らせたい情報などを別記として記載します。

・追記
書き足したいことや、特に注意して欲しい点などがあれば追記として記載しておきます。例えば請求書なら振込手数料をどちらが負担するのかを追記に記載しておきます。受け取り側が振込手数料を負担する場合、記載しておかないとトラブルになってしまうことがありますので、相手に振込手数料の負担をお願いする場合は漏れなく記載しておきましょう。

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