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5分で分かる販売管理業務の基本

2016-08-25 20:21:00



販売管理業務は多くの業界で欠かすことができない重要な業務です。販売業務に関わる方、これから販売管理システムの導入を検討の方のために、販売管理業務の基本についてまとめました。

本記事では、受注管理、発注管理、在庫管理、入荷・出荷管理、債務管理の5つの基本的な販売管理業務を解説しています。

販売管理とは?

販売管理は、商品やサービスの情報を管理するなど、販売活動に関する管理を行うことを指します。
商品・サービスの販売計画、販売員管理、仕入れ、受注、出荷、納品、代金回収など、販売活動の一連の流れを管理する業務を販売管理業務と呼びます。
なお、業種・業態によっては発生しない業務もあります。


受注管理

受注はお客様との正式な取り引きの始まりとなります。

得意先や新規顧客から注文を受ける=受注の管理は、効率化とミスが起こりにくい仕組み・システムが必要です。受注の時点でミスが起こると、発注や納品など後々の管理にまで影響します。間違った商品を届けてしまったり、受注内容を間違えてしまうと余計な時間と労力を消費してしまいますし、得意先からの信頼を損ないかねません。
また、適正な見積もりで受注するために、承認を得てから見積書を発行するなどのワークフロー・捺印申請の仕組みも不可欠です。

作業が複雑化するとミスが起こる可能性が高くなるため、誰でもすぐに覚えられるような簡単に操作できる受注管理システムが望ましいです。

受注は発注、納品、在庫管理など他の販売管理業務のベースとなりますので、他の業務との連携は業務効率に大きく影響します。受注から発注、在庫管理まで一連の販売管理業務をワンストップで実現するシステムであれば、スムーズに受注から在庫管理までをすることができます。

システム導入のポイントとしては、業態にあったものを選択するという点です。
仕入れ販売、製造、役務提供など、何を販売・提供するかによって、管理方法がことなるため、自社にあったものを選択することが重要です。


受注や見込みを管理できる「board」について詳しく知る

発注管理(仕入管理)

仕入れ販売のビジネスモデルの場合、商品を販売するには、商品に必要な部品や原材料を発注する、または商品自体を仕入れが必要です。発注管理・仕入管理は、いつでも仕入先に部品・原材料、商品を発注するシステムが必要となります。

仕入れは、予め仕入れておいたものを販売するケースと、受注を受けてから仕入れるケースとあります。受注を受けてから仕入れるケースは在庫を持ちませんのでシンプルですが、予め仕入れるケースは、在庫の概念が出てきますので、それに対応したシステムを導入する必要があります。

小売業や製造業では仕入れが遅れると、顧客への納品が遅れてしまいます。顧客からの受注内容は変動しますので、できるだけ多くの在庫を用意しておきたいところですが、在庫を抱えすぎると過剰在庫になります。過剰在庫を回避しつつ、顧客を待たせないようにするには、仕入先へのスムーズな発注と仕入れが求められます。


入荷・出荷管理

顧客から受注し、部品・原材料を仕入れて商品を製造、または商品の仕入れが完了したら、次は入荷・出荷管理業務に入ります。

入荷管理業務では、注文した部品・原材料、商品が仕入先から正しく納品されたか、品質に問題はないかなどをチェックします。品質に問題がなく、商品が出荷できる状態になれば、得意先へ商品を出荷するための準備に入ります。得意先から受注した注文内容、納期を確認し、間違いがなければ商品を出荷します。


在庫管理

入荷・出荷管理も在庫管理に含まれます。
正しい在庫数を把握するには、定期的な実地棚卸が必要となります。理論在庫=帳簿やシステムに記録されているデータ上の在庫と、実在庫に差があると、実際には在庫がない商品を受注してしまうなど、受発注業務に支障が出てしまいます。

理論在庫と実在庫の差異はどんなに注意していても起こるものなので、リアルタイムに在庫をチェックしつつ、定期的に実地棚卸をして理論在庫と実在庫の差異を修正する必要があります。


債権・債務管理

債権・債務管理と聞くと難しそうに聞こえますが、請求・支払の管理、売掛金・買掛金の管理を行います。
仕入先に支払いが完了したか、納品した商品の請求ができているかなど、債務管理は事業を継続する上で欠かせない業務です。

債権管理では、一般的には、顧客ごとに締日が決まっており、締日の時点で、請求内容を確認し請求書を発行します。
請求書発行後は、支払条件に応じて、支払期限が決まっていますので、その日までに入金してもらいます。入金が確認できたら、業務完了です。

債務管理では、債権の逆で、取引先から請求書を受領し、支払期限までに支払いを行います。

未入金や未払いがないよう、請求書を発行・受領したものは一覧で確認できるようにし、漏れを防げるような仕組みになっていることが重要です。

業務の抜け漏れを防止する「board」について詳しく知る
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