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請求書・領収書に関する印鑑の知識


請求書や領収書には印鑑が必要なのでしょうか?

請求書や領収書の役割は、金銭の授受を証明するものであり、経費として計上するためには、領収書の場合、発行日や発行側の住所・社名などがきちんと記載されていなければいけません。発行日や発行側の住所・社名などが記載されていれば、通常はレシートも領収書として認められます。請求書の場合、販売した商品の名前や個数、金額、他にも支払い期限や振込先、宛先などが記載されています。また、PDFデータなどによる添付ではなく、原紙でなければいけません。

請求書や領収書はこうした条件を満たすことで認められるのですが、逆に、条件を満たしていれば、印鑑は必要ありません。
記載事項がきちんとしていれば、印鑑のあるなしは関係ないわけですが、印鑑が必要かどうかは、会社の規定によって異なります。会社によっては、印鑑がないと経理のほうで受理できない場合もあり、この場合だと先方に対して必ず押印を求めることになります。また、こうした場合のことを考えて、請求書・領収書を発行する場合、必ず押印するのが日本でのマナーとなっています。

請求書・領収書に使われる印鑑は社印で、代表者印や銀行印などでも構わないのですが、通常は、専用の印鑑が使われ、角印が一般的です。きちんとした印章でなくても、ゴム印やシャチハタ製品でも構いませんが、使用する頻度が高いのなら、耐久性のあるものが良いでしょう。

結局、印鑑のあるなしは、請求書・領収書の効力には影響しない、というわけです。注意すべきなのは、印鑑がないことで、請求書・領収書の無効を訴えることはできない、ということです。請求書を送ったものの、先方から、この請求書は印鑑がないので無効だ、などと言われ、支払いを拒否されたとしても、こうした訴えは法的には全く通らないことになります。

請求書は、単なる意思表示のための書類であり、法的にも民意的にも意思確認書類に過ぎない、というわけです。
ただし、公共料金など、公的な請求書になると正式な印鑑が必要になる、ということは知っておいたほうが良いでしょう。


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