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経理担当者は要確認!領収書を紛失しても経費として認められるケースまとめ

2015-04-15 16:16:00


会社の経費として処理するには、基本的に領収書が必要となります。
しかし、領収書を発行してもらうのが難しいケースもあり、そういった場合にどこまで経費として処理していいのか迷ってしまうことかと思います。
経理担当者にぜひ覚えていただきたい、領収書がなくても経費にできるケースをまとめました。


領収書なしで経費になるケース1:交通費

電車やバスでは基本的に領収書はありません。切符は改札を出る時に回収されるので、経費にしてよいものか迷ってしまいます。
電車やバスなどで使用した費用は、領収書がなくても交通費として経費にすることができます。現金で切符を購入した場合、出金伝票を作成しておきます。

SuicaやIcocaといったプリペイドカードは利用明細で経路や使用金額が確認できるので、交通費を経費にするにはプリペイドカードが便利です。チャージした金額ではなく、使用した分だけ交通費に算入します。


領収書なしで経費になるケース2:取引先と飲食代の割り勘

取引先と食事をし、割り勘で支払った場合、領収書を別に作ってもらうのは言い出しにくいですよね。それぞれ別々に会計というのも言いにくいもので、飲食代の領収書がないこともあるかと思います。

この場合、出金伝票に飲食代と飲食をした相手、場所を記しておけば領収書がなくても経費にすることができます。領収書がない飲食代が多くなると調査対象となりかねないので、割り勘で支払いやむを得ず領収書がもらえない場合のみに有効です。


領収書なしで経費になるケース3:冠婚葬祭

結婚式のご祝儀、葬儀での香典には当然ながら領収書はありません。関係会社の冠婚葬祭に参加してご祝儀や香典を出した場合、領収書がなくても経費にすることができます。

伝票の名目には相手の名前を書き、証明のために結婚式の招待状やお礼状などを保存しておくようにしておきます。ご祝儀や香典は気持ち的になんとなく経費にしにくいですが、なかなか大きな出費なので経費にしておいた方がいいでしょう。


領収書なしで経費になるケース4:レシート

経費にするには領収書が必須というイメージがありますが、そんなことはありません。レシートは領収書の代わりになります。

基本的には領収書で処理しますが、領収書をもらい忘れた時はレシートで処理しても構いませんし、むしろレシートには品代や数量などが細かく記載されているので、領収書よりも内容が分かりやすいです。
感熱紙を使用したレシートは保管場所によっては文字が消えてしまうことがありますので、保管には注意しましょう。


領収書なしで経費になるケース5:アプリケーション

業務のためにダウンロードしたアプリケーションも経費となります。
アプリの購入は個人のアカウントで決済をするため領収書の発行が難しいですが、仕事目的での購入であれば領収書がなくても経費にできます。

アプリはクレジットカードで支払い、スマホの利用料金の支払いと一緒に引き落としされるので、カードの明細書や利用料金の明細書を置いておくと証明になります。紙の明細書を停止している場合は、明細画面を印刷したりキャプチャで保存しておきましょう。


領収書なしで経費になるケース6:自動販売機のジュース・コーヒー代

自動販売機も領収書やレシートが出てこないですし、金額が安いので経費としてカウントされていない方は多いかと思います。
たとえば会議の参加者に飲み物をふるまうために自動販売機でジュースやコーヒーを購入した場合、しっかり経費にすることができます。

130円の缶コーヒーを10本買ったら1,300円の出費になるので、経費にしないともったいないですよね。
1本や2本でも一年を通せば結構まとまった出費になっているので、毎回伝票を切るのは面倒ではありますが、経費はちりも積もれば山となるの考えが基本です。
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