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宛名や但し書きはどうすれば?領収書を書くときに知っておきたい8つの基本ルール

2015-09-23 20:49:00


領収書に「上様」や「品代」といった書き方をしていませんか?
実はこれらは正しい書き方ではないため、経費として認められない場合があります。

領収書には書き方のルールがありますので、省略して書いたり、漏れがあると領収書として機能しなくなります。社会人ならどんな業種でも領収書に接する機会があると思いますので、正しい領収書の書き方をおさらいしてみましょう。

(1)領収書の発行日

領収書は日付の記入が必須です。
月日だけでなく、年号・西暦も必ず書きます。

(2)領収書番号

領収書番号は発行者側が管理をしやすくするためなので、あってもなくてもどちらもで構いません。
番号を記しておくと、後で探しやすくなります。

(3)宛名

領収書を受け取る会社名は、(株)と略さずに◯◯株式会社と正式名称で記入します。
宛名を「上様」で記入していると、経費と認められない可能性があるため、社名は必ず正式名称で書くようにしましょう。

「上様」は相手を敬う表現、または「上客様」を略した表現とされていますが、正確な由来はわかっていません。古くは天皇に対する敬称でしたが、時代劇では将軍様のことを「上様」と呼ぶことがあります。いずれにしても敬称として使われている言葉です。

(4)金額の記載

領収書の金額の記載は、改ざんされないように以下の2つのルールが定められています。

1. 金額の前に「¥」を書く
2. 金額の後に「ー」を書く

「¥100,000ー」のように、金額と「¥」と「ー」で挟んで書きます。
他にも「¥100,000※」「金100,000也」という書き方もあります。

また、金額は3ケタごとに「,」をうつのもルールです。
たとえば「1000000」だとパッと見では金額がわかりにくいですが、「1,000,000」と記すことで「,」を基準にできるのですぐに金額がわかります。

(5)但し書き

「◯◯代として」というように、どんな商品を購入しどんなサービスに対して金銭を支払ったかを示すために但し書きが必要です。

「商品代として」「品代として」といった表記では具体的な商品名やサービス名がわからないため、経費として認められない場合があります。
ですので、但し書きは「書籍代」「食事代」など必ず具体的な商品名、サービス名を記入しなければなりません。

(6)内訳

税抜き金額、消費税を内訳として記入します。
5万円以上は収入印紙が必要になるのですが、税抜き金額が5万円未満の場合は収入印紙が不要です。

たとえば税抜き金額が48,000円に消費税(8%)を足すと合計51,840円になりますが、この場合は税抜き金額が5万円未満なので収入印紙は必要ありません。
ただ、税込み金額のみの記載だけだと収入印紙の対象となってしまうため、内訳として消費税を記しておいた方がいいです。

(7)領収書の発行者

領収書には発行者の社名・氏名、住所の記載が必要です。
社名は宛名と同じく、◯◯株式会社のように正式名称で記載します。

(8)収入印紙

内訳の項目でも触れましたが、受取金額が5万円以上の領収書には収入印紙を貼らなければなりません。
もし収入印紙を貼り忘れた場合は、印紙税の3倍の過怠税が課されてしまいますので、忘れないようにしましょう。

以前は3万円以上が収入印紙の対象でしたが、平成26年4月1日より5万円以上に変更されていますので、3万円以上で認識している方は、5万円以上と改めて覚え直してください。
5万円未満の領収書に収入印紙を貼っても問題はありませんが、非課税なのに収入印紙を貼るのは無駄な出費になります。

もし間違って5万円以下の領収書に収入印紙を貼ってしまったり、多く貼ってしまった場合は、税務署にある「印紙税過誤納確認申請書」に必要事項を記入すると還付してもらえます。
期限は文書を作成した日から5年以内となっています。

領収書の保存期間

領収書は税法上は7年、商法上は10年の保管と定められています。
個人事業主は7年保存しておけば大丈夫です。

請求書、見積書、契約書、納品書、注文書の保管期間は5年ですので、間違わないようにしましょう。

 

参考:会計・経理関係書類の保存期間総まとめ(根拠法付き)

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