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メールでの請求書の送り方

2014-10-05 11:07:00


請求書をメールで送信する場合、どんなタイトルが最適なのかとちょっと迷ってしまいますよね。実務で使えるメールタイトルの付け方をご紹介します。

請求書のメールタイトルの付け方

以下のようなタイトルが用いられることが多いようです。
・ご請求書送付のご案内
・◯月分請求書の送付
・◯月分の請求書を送付いたします

特にこうでなければいけないという文言はありますが、請求書をメールに添付しているということを相手に伝わりやすいタイトルにする必要があります。別件のついでに請求書をメールに添付する場合も、添付している旨を相手に伝わるタイトルにしておいた方が良いでしょう。
添付していることが伝わらないと、請求書の受け取りが見逃されてしまう恐れがあります。

請求書を送ってもらう時のメールタイトルの付け方

反対に請求書を送ってもらいたい時は、「請求書送付のお願い」といったタイトルを使います。何らかの手違いや行き違いで請求書が届いていない場合も考えられますので、「本メールと行き違いでお送りいただいていおりましたが、あしからずご容赦ください」という一文を添えるのも忘れないようにしましょう。


請求書に押印が必要な場合・不要な場合の対応

請求書をメールで送信する際、印鑑を押印しなければならないかどうかで少し変わってきます。
印鑑は不要であるという場合はエクセルやワードをそのまま添付、またはPDFに変換して送ればいいので手間がかかりません。メールでの送付でも印鑑が必要であるという場合、請求書を印刷して押印し、スキャナーで取り込んで送信します。スキャナーを持っていない方は、電子印鑑を使用する、またはFAXで送信します。電子印鑑ならパソコン上で押印ができるため、紙に印刷する必要がなく、スキャナーも不要なのでメールで請求書を送信する場合に活躍します。

法律的には、請求書に押印は必要ありませんが、お客さまの社内業務として押印がないと処理できないケースがあります。
そのため、請求書をメールで送る際、押印が必要であるかどうかは必ず確認しておきたいポイントです。どちらにも対応できるようにできればスキャナーを購入しておきたいところですが、電子印鑑を利用するという選択肢も検討してみてもいいかもしれませんね。

参考:請求書には印鑑が必要である理由


パスワードはかけるべき?

請求書は金額や内容が記載されているため、PDF自体にパスワードを設定したり、パスワード付きのZIPで送付するケースがあるようです。

パスワード付きのZIPは、システム的にはそれほどセキュリティレベルが高くなく、実効性には疑問があると言われています。またパスワードを別送するケース自体も、その安全性には疑問符がつくため、中途半端な方法であると言われています。

しかし、受け手であるお客さまがどのように感じるかという点が大事ですので、迷った場合は、お客さまのルールに合わせるのが良いかと思います。


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