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納品書の保存期間と適切な保存方法とは?

2015-01-10 21:02:00


納品書が次第にたまってくると、保管にも結構場所をとるものですが、一体いつまで保管しなければいけないのでしょうか?税務調査が入った時に困らないよう、納品書の保管についてまとめました。


税法上の納品書の保管期間

納品書は、税法で7年間の保管が定められ、会社法では10年の保存が定められています。請求書・見積書・納品書等は証憑(しょうひょう)書類と呼ばれ、証憑書類は一定期間保存しておくことが法的にも義務付けられています。このため、確定申告が終わった後も、前年度の証憑書類は保管しておかなければいけません。

個人事業者の場合、請求書・見積書・納品書等の証憑書類は5年間の保存が義務付けられています。ただ、帳簿の保存期間は会社と同じ7年間なので、誤って廃棄してしまわないよう、できるだけ7年間保存しておく方が良いでしょう。

参考:会計・経理関係書類の保存期間総まとめ(根拠法付き)

 

保管を始める日付の考え方

保存期間は、請求書などの日付ではなく、決算期の申告期限を起算点とします。
例えば、決算期が26年3月期なら、平成26年5月31日が申告期限になるため、平成25年4月1日から平成26年3月31日までの全ての請求書・見積書・納品書等の証憑書類を、平成33年5月31日まで保存する必要があります。


納品書の保管方法

納品書の保管方法としては、古いものから順にクリアファイルに挟んだり、ノートに糊づけして保管するのが一般的ですが、一つ一つファイルに挟んだり糊づけするのが面倒なら、月別に一つの箱に入れて保管するのが良いでしょう。税務署の調査などが入った場合、納品書がきちんと残されていることを示すのが大事となります。

CD-ROMやUSBメモリーなどに文書類を保管している方も多く、納品書の場合、紙に打ち出されたものを保管するのが原則です。最近は、メールにPDF形式の文書添付で納品書を送る取引先も増えていて、この場合も紙にプリントアウトして保管しておかなければいけません。

ただ、保存期間の最後の2年間に当たる6年目及び7年目の帳簿書類(一定の書類については最後の4年間)は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができ、電磁的記録や一定の書類のスキャナ読取りの電磁的記録も、一定の要件を満たせば保存が認められます。


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