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納品書作成・書き方と無料エクセルテンプレート。検収書・受領書・領収書・請求書との違い

2015-10-20 21:04:00


クライアントから注文を受け、物品やサービスを提供した後に作成する書類として納品書・検収書・受領書・領収書・請求書の5つがあります。いずれも似たようなタイミングで発行され、また「納品書(兼検収書)」などといった複数の書類を兼ねる書式も存在するため、どれが何の役割を果たしているのか、どんなときに発行すればよいのかよくわからなくなってしまっている方も少なくないのではないでしょうか。

そこでここでは、納品書と混同しやすい検収書・受領書・領収書・請求書の4つの書類について、それぞれの違いや注意点を紹介します。

 

Excelテンプレートをお探しの方は、コチラをご覧ください。

 

納品書を作成する目的・役割

納品書は「いつ」「何を」「どこに」届けたかを顧客に知らせるための書類です。物品の場合は同梱するケースが多く、サービスの場合は納品の報告に添えることが多いでしょう。一方的に渡されるだけで、押印や返送を求められない場合もあります。


納品書作成時の注意点

法律による規定はとくにありませんが、発行する場合は見積書・発注書と同じ内容を記載してください。そうしないと、「見積りにある商品が納入されていない」と無用なトラブルを招く可能性があります。


納品書の記載項目

■宛名
納品先の名称です。社名、部署名のみの場合は「御中」。担当者名をつける場合は「様」を入れましょう。

■納品者・押印
自社の名称です。社名だけでなく、住所まで記載するのが一般的です。責任を持って発行したことを示すために社印や担当社印を押印します。押印は偽造を防ぐ役割も持ちます。

■納品日
いつ納品したのかを明確にできます。物品の場合は発送日を記載することが多いです。

■合計金額
納品した商品の合計金額です。

■納品明細
納品物の明細です。見積書や発注書の記載に合わせましょう。

■消費税
税込・税抜の取引に関わらず、消費税額も明示した方がわかりやすくて親切ですし、トラブル防止にもなります。

■納品場所
物品などの有体物は住所、データなどの無体物は「メール添付」や「貴社サーバー」などと記載します。

■備考(注意書き)
納品に際しての注意点などを記載します。


検収書と納品書の違い

検収書は、発注者が納品された物品やサービスを点検し、「確かに注文通りのものが来た」と確認するための書類です。そのため、納品書とは異なり押印・返送が前提となります。

一度検収書に検収印を押して戻したら、納品物に問題はなかったという意思表示になるため、基本的に検収後のクレームは無効になるといえます。そのため、検収書へ押印するときは十分に注意しましょう。(現実的に、「検収後なので対応できない」と突っぱねられるかは別の話ですが)

納品書(兼検収書)という形で納品書と一体になった書式も存在します。


受領書と納品書の違い

受領書は、「確かに●●を受け取りました」という意味の書面です。納品書を送付した後、受領書の返送を求める企業もあります。納品書と対になる書面と理解しておくとわかりやすいでしょう。


領収書と納品書の違い

領収書は、金銭を受け取った旨を示す書面です。前払いで料金を受け取るビジネス(小売など)の場合は、「領収書(兼納品書)」として領収書と納品書を1枚にまとめてしまっている場合がよくあります。

「領収書(兼納品書)」の書式を採用する場合に注意すべき点は印紙の貼り忘れです。納品書を兼ねていても法律上の扱いはあくまでも領収書ですので、額面が5万円以上になった場合は印紙税の対象となります。印紙税額については国税庁のHPに掲載されているので、詳しくはそちらを参照してください。

参考:No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書|印紙税その他国税|国税庁

なお、「領収書(兼納品書)」という書式は有効ですが、単なる納品書を領収書の代わりとして用いることはできません。


請求書と納品書の違い

請求書は、金銭の支払を求める書類です。納品と引き換えに請求が行われる場合は、「請求書(兼納品書)」という書式が用いられるケースが多いです。法律上の取り扱いは請求書に準じますので、源泉徴収や保存期間などに注意してください。

請求書については下記の記事で詳しく説明していますので、不明な点はそちらを参照してください。

参考:請求書作成のすべて!独立・起業前に確認したい請求書の書き方・様式から注意点までぜんぶ教えます


納品書テンプレート

boardでは、見積書を作成すると「発注書・納品書・請求書」を一括作成できるエクセルテンプレートを配布中です。
よろしければぜひお使いください。

*下記以外にも多くの納品書テンプレートを用意していますので合わせてご覧ください。

 

納品書テンプレート(縦 - HGゴシックE)

太めのゴシックフォントでくっきりと読みやすいテンプレートです。

*色のパターンは、Excelのテーマを切り替えて変更したものですので、下記以外にも変更可能です。

 



納品書テンプレート(縦 - HG明朝B)

フォーマルな文書に使用される明朝体のテンプレートです。大企業や公的機関とのやり取りが多い企業におすすめです。

*色のパターンは、Excelのテーマを切り替えて変更したものですので、下記以外にも変更可能です。

 



納品書テンプレート(縦 - メイリオ)

Web制作において最も多用されているメイリオフォントのテンプレートです。Web制作・開発会社におすすめです。

*色のパターンは、Excelのテーマを切り替えて変更したものですので、下記以外にも変更可能です。

 



納品書テンプレート(縦 - MSPゴシック)

エクセルやワードに初期設定されているMS Pゴシックを用いており、使用する業種を選ばないフォントです。

*色のパターンは、Excelのテーマを切り替えて変更したものですので、下記以外にも変更可能です。

 



納品書テンプレート(横 - メイリオ)

摘要が長い業種に向いた横書きのテンプレートです。

*色のパターンは、Excelのテーマを切り替えて変更したものですので、下記以外にも変更可能です。

 



納品書テンプレート(横 - MSPゴシック)

右側に大きく備考欄を取ったテンプレートです。

*色のパターンは、Excelのテーマを切り替えて変更したものですので、下記以外にも変更可能です。





納品書テンプレート(横 - HG丸ゴシックM-PRO)

丸ゴシックを用いたかわいらしいテンプレートです。女性向けの商材を扱う企業におすすめです。

*色のパターンは、Excelのテーマを切り替えて変更したものですので、下記以外にも変更可能です。

 



boardの元になったExcelテンプレート

最後に、boardを開発したヴェルクで、以前使っていたExcelテンプレートです!(このテンプレートは配色切り替えには対応していません)

 


boardでは一度の登録で、見積書・発注書・発注請書・納品書・検収書・請求書が自動生成されますが、実は原型がこのExcelテンプレートの時からありました。

boardでは、このようなコンセプトで各種書類の自動生成ができるだけでなく、登録した見積もりをもとに、経営者視点で作られた各種分析機能への自動反映、発注管理(外注管理)機能や捺印申請など、より便利に簡単に運用できるようになっています。

参考:請求書作成のシステム化が目的ではなく、業務・経営をサポートするための設計

boardを無料で試してみる

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