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見積書・請求書の封筒の書き方、最低限のマナーとは。封筒に「在中」は記載すべき?



見積書・請求書のPDFをメールで送ることが増えてきたものの、まだまだ封筒に入れて郵送するケースも多いかと思います。こんな時代だからこそ、きちんマナーを守った封書にしたいものです。

そこで、最低限守りたい封筒の書き方・マナーを紹介します。

封筒の種類

まずは封筒の種類ですが、長3封筒(長形3号)を使うことが一般的です。このサイズは、A4の用紙が3つ折りで入る大きさのものです。向きが縦と横の2パターンありますが、どちらでも構いません。

普通の封筒だけでなく、窓付き封筒・糊付き封筒・裏地が入っているものなどいくつか種類がありますので、ニーズに応じて選んでください。また、予算に余裕があれば、こうした封筒で、差出人欄が印刷されたものをまとめて作っておくとよいでしょう。


<窓付封筒>
窓付き封筒だと、宛名書きや宛名シールを貼る手間を削減でき、郵送業務の効率化が図れます。窓付き封筒を使う場合は、三つ折にした時に、郵便番号・住所・宛名をちょうど窓の位置にくるように印刷するように調整してください。

窓付き封筒については、郵便局が位置を定義しています。
参考: 定形郵便物・はがき作成のガイドライン - 窓付封筒

この定義だとだいぶ範囲が広いのですが、一般的に市販されている窓付封筒の場合、おおよそ同じ位置のようです。実際に窓付封筒を購入してから位置を合わせると良いでしょう。

また、窓付封筒に対応しているExcelのテンプレートや書類の作成サービスを使うと簡単に出力することができます。

<糊・テープ付き封筒>
見積書・請求書をたくさん発行するのなら、封をしやすいノリやテープがついているものが便利です。糊の場合、濡らす必要があるためテープの方が簡単ですが、コストはテープの方が高いようです。

<裏地付き封筒>
通常の封筒の厚さだと中身が透けて見えてしまうことがあります。そのため、気になる場合は裏地付の封筒を使うか、送付状に包むような折り方で封入するなどで対応することができます。

封筒に入れる書類をぴったり三つ折りにする方法

封筒に入れる書類を折りたたむ際に、ふちがズレてしまって整わないとお悩みの方は多いのではないでしょうか。いちいち定規を使って折りたたむのも手間ですし、なるべく時間をかけず、ぴったり三つ折りにする方法はないかと悩んでいる方は多いでしょう。

じつは、何の道具も使わずに、簡単にきれいな三つ折りにする方法があります。A4用紙の短編が長辺のおよそ2/3であることを利用した方法です。テキストで説明をしても伝わりづらいと思いますので、その方法を説明しているYoutube動画をご紹介します。

 

出典:便利ライフハック 【JapaneseLifehacker】

 

宛名の書き方

宛先は会社名の場合もあれば、経理部宛ての場合もありますし、さらに経理部の担当者宛ての場合もあるでしょう。見積書は担当者宛で、請求書は経理部宛というケースもありますので、あらかじめ先方に、請求書・見積書の送付先を確かめておいた方がよいでしょう。

<会社・部署宛に送る>

取引先が小規模な場合は会社宛てのことが多いのですが、この場合、社名の下に「御中」と書きます。社名が長くて宛名がスペースに入らない時は、改行するなり文字サイズを調整するなどしてスペース内に収まるよう調整しましょう。株式会社を(株)、有限会社を(有)などと省略して収めているのを目にすることがありますが、企業間のやり取りでこうした略称を用いるのは失礼とされていますので注意してください。
 
担当部署宛ての場合も、先方の部署名の下に「御中」をつけますが、この場合は社名の後に御中はつけません。

■表記例
会社宛ての場合:●●●●株式会社 御中
担当部署宛ての場合:▲▲▲▲株式会社 経理部 御中



<担当者宛に送る>
担当者宛ては、まず社名、部署名を書き、次に行を変えて氏名、様の順に書きます。役職・肩書きのある担当者の場合、社名、部署名を書き、つぎに行を変えて、役職、氏名、様の順に書きます。
「山田一郎 代表取締役 様とは書かず、代表取締役 山田一郎 様」と書くわけです。  
社名と部署名が一行におさまらなければ、改行しても構いません。

郵便局のページで公式に宛名の書き方が紹介されていますので参考にしてください。
参考:封筒の表書き・裏書きの書き方 | 日本郵便


切手を貼る位置

縦長の封筒の場合は左上部、横長の封筒の場合は右上部に切手を貼ります。

これは郵便局が公式に指定してます。
参考:はがきや封筒のどの位置に切手をはるとよいですか? | 日本郵便

封筒を回してみて頂くとわかるのですが、同じ位置ですね。


「見積書在中」「請求書在中」の表示

横向きの封筒なら右下、縦向きの封筒なら左下に「見積書在中」「請求書在中」と記します。必ず記さなければいけないものでもありませんが、先方の経理にスムースに届くよう記載しておいたほうが間違いありません。ダイレクトメールなどと間違えられて、捨てられてしまうリスクも減らせます。手書きでもかまいませんが、専用のスタンプも100円ショップなどで売られているので、そうしたものを使ったほうが効率的でしょう。


提出期限に注意

請求書の提出期限は取引先の会社のルールによって変わりますので、事前に確認しておくほうがよいでしょう。
例えば見積書の場合、社内稟議のために見積書の原本が必要なケースがあり、そういう場合は、見積書の提出が遅れると、それだけ発注も遅れてしまいます。

請求書の場合は、締め日が決まっているケースがあります。
例えば、「翌月3営業日まで」となっている場合、それを過ぎてしまうと次の月の処理対象となってしまい、請求・入金が1ヶ月遅れてしまいますので、注意が必要です。

 

boardなら封筒入り請求書の郵送代行も可能

請求書と送付状を三つ折りにして、ひとつひとつ封筒に入れ、宛名を書き、切手を貼り、投函する…という作業は意外に面倒なものです。数件であればそれほど苦にもならないでしょうが、数十件ともなると時間がかかりますし、手作業では請求書の入れ間違いや宛名の記入ミスなども起こりやすくなります。

boardでは、そんな面倒な請求書の郵送作業を代行するサービスを提供しています。画面から郵送したい請求書を選んでクリックしていくだけで、簡単に適切な体裁の請求書(窓付き封筒入り・送付状の有無は選択可)を郵送できます。毎月の請求書郵送業務が負担になっていたら、ぜひ導入をご検討ください。

参考:郵送代行機能を利用して、見積書・請求書等を郵送する - ヘルプセンター - board

 

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