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着手金を請求するときは?分割払い請求書の作成方法

2016-09-03 18:29:00


分割払いで支払いをしてもらう場合、依頼主と受注者の間で取り決めをした上で請求書を作成します。決まった書式はありませんが、内容に不備があるとトラブルになることもあるので注意しましょう。

分割払い請求書を発行する前に取り決めておくべきこと、請求書に記載する項目をまとめましたので、経理担当者や個人事業主はぜひチェックしてください。


分割払いの取り決め

分割払いはこうでなくてはならないという決まりはなく、依頼主と受注者の間で支払い回数、金額などを取り決めます。一般的には受注前の見積もり段階で合意をとり、分割請求であることを明記した上で、発注を頂きます。

請求書の発行についても双方で取り決めをする必要があり、月々の分割払いに際してその都度請求書を発行するのか、それとも初回の支払い時にのみ発行するのかを取り決めておきましょう。

一般的には、都度請求書を発行するケースがほとんどです。

初回のみ請求書を発行するというケースは、例えば、口座引落などで自動的に支払いが行われるケースでそういう場合はあるようです。
なお、毎回支払い金額が同額である場合はこの方法でもよいのですが、毎回請求金額が異なる場合は、その都度請求書を発行する必要があります。


分割請求時の請求管理

分割請求の場合、1つの案件で複数回の請求を行いますので、請求漏れやどこまで請求したかの管理は非常に大事になってきます。また、「この案件は何回の請求に分かれていて、それぞれいくらなのか」ということはわかりやすくなっていることも重要です。

一般的な書類作成サービスの場合、請求書を個別に作っているため、この分割請求の管理が非常にやりにくいという問題があります。

しかし、クラウド型業務・経営管理システム「board」では、案件単位に分割請求を管理できるようになっており、非常に管理しやすくなっています。

「boardで分割請求書を管理」について詳しく知る



分割払い請求書の記載項目

・請求書の宛先
・請求日(発行日)
・支払い期限
・請求内容
・請求金額
・支払い方法
・振込先
・備考(分割回数、振込手数料の負担など)
・特記事項

【請求日(発行日)】
請求日は請求書を発行した日付を記します。
2回目以降の請求日は、初回請求日ではなく請求書を発行した日付となります。

【支払い期限】
当該請求書の支払い期限を記しておきます。
2回目以降の支払い日と請求金額を備考欄に記載しておくとわかりやすいです。

【請求内容】
何に対する請求なのかを請求内容として明記します。
WEBサイト制作費の場合、デザイン料込みなのかそれとも別なのかなど、依頼主に請求内容が伝わるように記します。

【請求金額】
請求金額は税抜き価格を分割し、各分割払いの金額に消費税を計算します。

【支払い方法】
分割回数と、初回の請求金額から2回目、3回目以降の請求金額を記しておきます。
初回支払いに着手金を含んだり、前払金とする場合、初回請求金額ではなく着手金や前払金と記す書き方もあります。

(例)合計15万円を3回で分割払い
初回請求金額5万円、2回目請求金額5万円、3回目請求金額5万円

(例)合計15万円を2回で分割払い
着手金10万円、残金5万円

【振込先】
請求書には振込先を記載しておくものなので毎回記載しておきます。
初回の支払いと2回目以降の支払いで振込先が変わることはあまりないと思いますが、振込先が変わる場合はその旨を備考欄に記してきましょう。

【備考】
分割回数、各分割払いごとの請求金額と支払い期限などを記しておきます。
振込手数料を依頼主負担とする場合は、「振込手数料はご負担願います」と記しておきましょう。
トラブルを防ぐために、請求書を発行する前に振込手数料をどちらの負担にするか取り決めておいた方がいいです。

【特記事項】
納期が変更となった場合に備え、特記事項として納期の変更時の支払い期限を記しておく方がよいです。
たとえば「不慮の事項、または双方の協議により納期の変更があった場合、◯回目の支払期限は最終納品日から◯日以内とします」というように記しておきます。

不慮の事項によって納品が遅れた場合に備え、請求書だけでなく契約書でも納期の変更に伴う支払期限について記しておく方がいいでしょう。

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