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発注書(注文書)作成・書き方と無料エクセルテンプレート!独立・起業したら最低限知っておくべきポイントまとめ



企業に勤務していて、何かしら外部に発注(注文)する部門にいた方であれば「発注書(注文書)」はなじみ深いものでしょう。総務部であれば文具や備品を外部に発注しますし、システム部であれば開発会社に、販促部であればノベルティや広告などを発注する機会があったかと思います。

社会人であれば目にする機会も多い発注書ですが、取引先や会社があらかじめ用意していたフォーマットに記入するだけだった方がほとんどなのではないでしょうか。

そこでここでは、あらためて発注書を作成する目的や、注意すべきポイントなどをご紹介します。


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発注書を作成する目的・役割

1.きちんと発注をした証跡・履歴を残す

発注書を作成しておくと、「この書面のとおりに正式に発注をしました」という証跡・履歴を残すことができます。これによって、発注者にとっては受注者から「え、こんな仕様聞いてないよ?」などと言われてしまうリスクを防止できます。

さらに確実性を求めるのなら、「確かにこの発注を請けました」という意味を持つ発注請書(注文請書)を受注者に提出してもらうと間違いないでしょう。もちろん、別途契約書を結んでも大丈夫です。

2.聞き違いや抜け漏れなどを防ぐ

1にも関連しますが、例えば電話による注文の場合は聞き違いや抜け漏れなどの行き違いが発生してしまう可能性があります。書面でやり取りを交わすことで、こうしたミスやトラブルを防止できます。

3.受注者に安心してもらう

小規模事業者や個人間の取引の場合、発注書を省略して進めてしまうケースもしばしば存在しています。書類の作成はたしかに面倒ですし、少額のやり取りならサボりたくなる気持ちもわかります。しかし、受注者側の気持ちになってみると、これは安心のできない取引です。取引条件が後から変えられてしまったり、最悪の場合は「そんな注文をした覚えはない」と逃げられたりする可能性があるためです。

通常、受注者よりも発注者の立場の方が強いため、受注者側も本音では発注書を発行して欲しいのに、なかなか言い出せないケースも存在します。発注者側から気を使って発行してあげた方が親切ですし、安心して仕事を進めてもらえるでしょう。

なお、発注者と受注者の関係が一定の要件を満たす場合、下請法の適用対称となるため、その場合は発注書の発行は義務となります。起業したての場合に発注者としてこの要件に合致することはめったにないかと思いますが、その逆は頻繁に発生しますので、下請法については一度確認をしておくとよいでしょう。

参考:下請法の概要:公正取引委員会


発注書発行時の注意点

1.見積書と表記を合わせる

発注書への記載内容は事前に渡していた見積書と内容を合わせましょう。見積書提出後の商談で内容が変更になっていた場合には、発注書だけでなく見積書も作りなおした方が間違いありません。見積書と発注書の表記に齟齬が合った場合、「どちらが正しい注文内容か」で後々トラブルになる可能性があります。

2.相手の書式に合わせても問題ない

一部の企業では、発注書の書式が定められている場合があります。先方から書式を指定された場合には、それに従って問題ありません。その際も、なるべく見積書と表記を合わせるように気をつけましょう。

3.発注書は7年間保存する

発注書は企業活動を表す重要な書類のひとつです。そのため、法令により一定の保存期間が定められています。法人の場合、その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間と規定されています。なお、平成27年度の税制改正により、平成29年4月1日以後に開始する欠損金額の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されていますので注意してください。

参考:No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法|法人税|国税庁


発注書の記載項目

発注書の記載すべき項目は以下のとおりです。

・宛名:発注先の宛名です。自社が受注者の場合には、この欄には自社名が入ります。
・発注元、押印:発注元の名称です。社名だけでなく、住所まで記載するのが一般的です。責任を持って発行したことを示すために社印や担当社印を押印します。押印は偽造を防ぐ役割も持ちます。
・発行日:いつの注文なのかを明記します。月日だけでなく、年も表記しましょう。
・発注合計金額:発注後の合計金額です。
・明細:発注内容の明細です。見積書の表記と合わせ、詳細に書くとトラブルを防げます。
・消費税:税込・税抜の取引に関わらず、消費税額も明示した方がわかりやすくて親切ですし、トラブル防止にもなります。
・納品場所:物品などの有体物は住所、データなどの無体物は「メール添付」や「貴社サーバー」などと記載します。
・納期:トラブルにならないよう、無理のない納期を設定しましょう。
・備考(注意書き):明細に書ききれなかった条件はこちらに書きましょう。とくに、クライアントの動きによって工数が大きく変わるようなプロジェクトの場合には、納期についての付帯条件をきちんと書いた方がよいでしょう。


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boardの元になったExcelテンプレート

最後に、boardを開発したヴェルクで、以前使っていたExcelテンプレートです!(このテンプレートは配色切り替えには対応していません)




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boardでは、このようなコンセプトで各種書類の自動生成ができるだけでなく、登録した見積もりをもとに、経営者視点で作られた各種分析機能への自動反映、発注管理(外注管理)機能や捺印申請など、より便利に簡単に運用できるようになっています。

参考:請求書作成のシステム化が目的ではなく、業務・経営をサポートするための設計
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