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【経費精算編】起業したら要チェック!バックオフィス業務を効率化するクラウドサービスまとめと選択のポイント



会社員時代は誰かがやってくれていたバックオフィス業務は、起業したら自分でやらなければならず、これが想像以上に大変です。しかし、ここ数年、各分野の業務系クラウドサービスが増えてきており、これらを上手く活用することで、大幅に効率化することができるようになってきました。
 
そこで、業務系クラウドサービスを各分野ごとに紹介していきます。 

今回は、経費精算編です。 

*各分野ごとに業務系クラウドサービスを整理して紹介しています。その他の記事については、下記をご覧ください。
https://the-board.jp/business_tips/category/84


経費精算ソフト・サービスの傾向

経費精算は、ビジネス活動において不可欠なものであるため、以前から多くの製品・サービスがあります。

多くの製品・サービスを調べてみたところ、
・従来からのパッケージ型のもの
・以前はパッケージ型で、途中からWeb化したもの
・最初からクラウド型で提供しているもの
という形でおおまかに分類できそうです。

前者の2つは初期費用が10万円程度かかるものが多く、逆に、最初からクラウドサービスとして提供しているものは、初期費用がなく、月額費用のみ、という形が多い印象です。

それぞれの製品・サービスがターゲットとしている層が異なるためかと思いますが、今回は、起業直後やベンチャー・中小企業を想定しているので、「初期費用がかからず、手軽に利用できるもの」という基準で紹介したいと思います。


選択のポイント

経費精算サービスの選択において、一番のポイントは、個人で利用するか、社内で利用するかではないかと思います。

個人で利用する場合は、自分自身の経費管理ができればよいだけですが、社内で利用する場合は、申請・承認などの簡単なワークフローは欲しいところです。

また、
・レシートや領収書のOCR読み取りやオペレーターによるデータ化
・経路検索機能やアプリとの連携、交通系ICカードとの連携
・会計システムや銀行との連携
などがポイントではないかと思います。

税理士さんなどに記帳代行を依頼している場合は、CSV出力・レポート機能・会計システム連携などを活用して税理士さんとスムーズに連携できると効率的です。

では、これらのポイントに注目しながら経費精算サービスを紹介していきたいと思います。

Staple


出典:Staple

Staple」は、個人利用だけでなく、チーム利用を想定した機能があるため、社員がいるケースは効率的に経費精算処理ができます。また、CSV出力もできるので、個人で利用し、CSV出力して、社内の経費精算フローに乗せるという方法も可能です。

領収書の画像保存、ICカード連携、各種会計システム向けCSV出力、ワークフローなど、社内利用における基本的な機能を網羅しています。また、Yahoo!乗換、NAVITIMEアプリなどの乗換案内アプリからも連携できるようになっています。

ICカード連携については、カードリーダーが必要なものが多い中、NFC対応のAndroid端末であれば、Android端末から直接読み込むことができます。

<料金>
・個人:無料
・チーム:6,480円 / 月
*記事執筆時点


STREAMED


出典:STREAMED

STREAMED」は、領収書を写真に撮ってアップすると、オペレータが手作業でデータ化してくれるのが大きな特長です。OCRによる読み取りではなく、オペレーターによるデータ入力なので、読み取りミスもなく正確に登録することができます。

領収書の画像保存、各種会計システム向けCSV出力、Yahoo!乗換案内アプリとの連携も可能です。

<料金>
・プロプラン・ライト:300円 / 月(データ化は1件あたり30円)*毎月5件のデータ化込み
・プロプラン:1,950円 / 月(データ化は1件あたり20円)*毎月100件のデータ化込み
*記事執筆時点


ネクストICカード



ネクストICカード」は、その名の通り「交通系ICカード」からの読み取りを軸に設計されている経費精算サービスです。営業等で外出が多く交通費の精算が多い場合に非常に向いているようです。

また、承認機能もありますので、社内利用においてもスムーズに業務を進めることができます。

<料金>
・ASP利用料(月額):10,000円
・ユーザ利用料(月額):400円 / 人
*記事執筆時点


MajorFlow


出典:MajorFlow

MajorFlow」は、自由度の高いワークフローや事前申請・仮払などの機能を備えており、これまで紹介してきたサービスよりは少し規模が大きめな会社に向いている印象です。

また、サービス内にジョルダン社の「乗換案内」を搭載していたり、定期区間を自動的に除外して交通費を算出できるなど、ユーザの手間を軽減できる便利な機能もあります。

<料金>
・月額350円 / ユーザ(最低5ユーザから)
*記事執筆時点


まとめ

経費精算サービスの場合、社内の経費精算フローとのフィット具合や、どういった種類の経費が多く発生するかがポイントになると思います。

社内で使用する場合は承認フローは必ず発生しますが、承認者が1人なのか複数なのか、代理承認などの仕組みが必要なのか、会社の規模によっても違ってくるかと思います。
経費精算サービスは数多くありますので、まずはそこで絞り込んでいくのが良いかと思います。

あとは、移動が多い場合はIC連携が重要になってきますし、領収書が多い場合はデータ化の機能はかなり助かるポイントです。

経費精算サービスはかなり数多くある印象ですが、全ての規模やニーズを満たすものはないと思いますので、どのポイントが重要なのかを整理しておくと探しやすいと思います。

経費精算は、どの規模の会社でも必ず発生し、また間違いなく面倒な作業のひとつなので、うまくこれらのサービスを活用して効率化したいですね。
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