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【士業・各種届出編】起業したら要チェック!バックオフィス業務を効率化するクラウドサービスまとめと選択のポイント



会社員時代は誰かがやってくれていたバックオフィス業務は、起業したら自分でやらなければならず、これが想像以上に大変です。しかし、ここ数年、各分野の業務系クラウドサービスが増えてきており、これらを上手く活用することで、大幅に効率化することができるようになってきました。

そこで、業務系クラウドサービスを各分野ごとに紹介していきます。

今回は、士業や役所への各種届出関連です。

*各分野ごとに業務系クラウドサービスを整理して紹介しています。その他の記事については、下記をご覧ください。
https://the-board.jp/business_tips/category/84

起業時や経営の中で発生する各種届出

会社の設立・運営の中で、様々な手続きやバックオフィス業務が発生します。

会社設立時は、
・公証役場で定款認証を受ける
・設立登記申請を行う
・税務署に届出を行う
・社会保険、労働保険の届出を行う
などが必要となります。

会社設立後も、例えば
・社員採用時に社会保険、労働保険、所得税・住民税の手続き
・年1回の算定基礎届の提出、労働保険の申告
・給与改定時の給与計算、社会保険料の改定に伴う給与計算
・年度末の年末調整
などは毎年発生します。

また、事業やタイミングによって
・商標、特許の申請
・利用規約や契約書の作成等の各種法務
・登記変更
・就業規則の作成
なども必要になってきます。


自分で手続きできるものもありますが、多くの場合、初めてやるものばかりでよくわからず、かなりの労力がかかってしまいます。また、専門知識が必要なものも多いです。

そのため、会社を運営していく上で、これらの業務をサポートしてくれる士業の方々との関係は非常に重要になってきます。


士業との付き合い

多くの企業が税理士さん・会計士さんとのお付き合いはあるのではないでしょうか。税理士さん・会計士さんは、主に毎月の会計業務・税務などをサポートしてくれます。

その他、会社を運営する上では、
・弁護士:契約書・利用規約の作成、その他法務
・社会保険労務士:社会保険・雇用保険等の手続き、人事・労務に関する諸業務
・弁理士:商標・特許等の申請
・司法書士:登記関連の手続き
などの方々と関わることが多いかと思います。

その他業種によっては、行政書士さんや土地家屋調査士さんなども関わってきます。

士業の方々は各分野のスペシャリストで、会社の運営に必要な各種手続きを行ってくれるだけでなく、様々なアドバイスも頂けます。
バックオフィス業務は本業ではないですので、自分で頑張ってやって貴重な時間を使ってしまうのはもったいないですよね。しかし、起業する前は、士業の方々と繋がりがあるケースはほとんどなく、相談に行くハードルが高いのも事実ではないかと思います。筆者も起業当初はそうでした。

しかし、最近は、ネット上で士業の方々に相談できたり、ベンチャーを多くサポートし相談のしやすい士業の方々も増えてきており、以前よりも格段に手軽になってきています。


ベンチャー企業にとって、士業の方々との付き合い方で重要なのは
・相談のしやすさ
・自分の業種の取り扱いが豊富か
の2点ではないかと思います。

大手企業の場合、社内に労務・法務・財務などの専門メンバーがいたりしますが、ベンチャー・中小企業では、そういうメンバーはおらず、社長自身がやらなければならないことがほとんどだと思います。
そういう状況において、単に届出等の手続きを依頼するだけではなく、様々なことを気軽に相談できた方が、自分自身では気づけないことに気づけたり、より良い方法を提案してくれたりします。
知らない分野だからこそ、「相談のしやすさ」というのは不可欠です。


では、これらを助けてくれるサービスを紹介していきたいと思います。

Gozal


出典:Gozal

Gozal」は、士業の方々に相談するためのサービスです。自分の課題を登録しておくと、その分野の士業の方からサービス提案が届きます。届いた提案の中から、値段や提案者の過去の実績を比較して最適な提案を選び、そのサービスを受けることができます。

「提案がくる」という仕組みが特徴的で、「課題があり誰かに相談したいが士業の知り合いがいない」というケースにはぴったりです。
Gozalに登録している士業の方々は、ベンチャー企業をサポートしている方も多いため相談しやすく、また「提案がくる」という仕組みのため、自分から探しに行く必要がないため、士業との最初の接点としては、とても始めやすいかと思います。

また、「Gozalメディア」「Gozal誰でも相談」「Gozalムービー」などで、財務・法務・労務などに関連するコンテンツも多く発信しています。


Bizer


出典:Bizer

Bizer」は、人事労務・各役所への届出等の各種バックオフィス業務の「ダンドリ」をサポートしてくれるサービスで、バックオフィス業務を横断的にサポートする「業務ツール」という位置づけです。

例えば、「会社を設立する」「社員を採用した」「オフィスを移転した」「税務署から書類が届いた」など、会社の設立・運営に関わる各種バックオフィス業務が「ダンドリ」としてTODO化されており、手順に従ってタスクを進めるだけで、知識・ノウハウがなくても簡単に総務・労務・経理などの業務をおこなうことができるようになっています。

中小企業において、総務・労務・経理のスペシャリストを揃えることは難しく、試行錯誤しながら進めていくことが多いのではないかと思います。そんな時に、簡単に各業務ごとのTODOがわかり、またそれを共有することで他のメンバーでも手続きができるようになるのは非常に助かりますね。

また、ダンドリを進めながら、不明な点があればWeb上で専門家に質問するということができるので、全てを外部に委託するのではなく、自分たちでやりながら、社内の各種業務を整備していく上では、非常に便利なサービスです。


シェアde顧問



シェアde顧問」は、士業のクラウド顧問サービスで、Web上で各種士業の方々に相談・質問することができます。

無料相談から、スポット依頼・顧問契約まで対応しています。

「顧問契約をシェアする」という発想でサービス設計されており、有料会員だと、会社案内などに「顧問」として掲載することもできるようで、名前の通り、「顧問契約」を検討している場合にフィットしそうです。


弁護士ドットコム



弁護士ドットコム」は、日本最大級の弁護士検索・法律相談サイトで、よくニュースサイトに記事が掲載されていることが多いので、知っている方も多いのではないでしょうか。

弁護士ドットコムは、大きく3つのサービスで構成されています。
・弁護士検索
・公開型Q&Aサービス
・弁護士によるニュース解説

「弁護士によるニュース解説」では、人事・労務をはじめ、会社運営上の様々な出来事・トラブルについても解説していますので、非常に勉強になります。


Toreru


出典:Toreru

Toreru」は、商標を簡単に安価(出願手数料9,800円〜)に取得することができるサービスです。

ボタン1つで、商標の調査や出願ができ、マイページにてその進捗や、「次の手続き」がひと目で分かるようになっています。

製品・サービスを開発する場合、将来的なトラブルを避けるためにも、商標の取得は必ず行っておきたいところです。しかし、商標の取得は、何をしなければいけないのか、いくらかかるのかなど、わからないことが多く、それが心理的なハードルとなりがちです。
しかし、Toreruは、そのハードルをぐっとさげてくれそうです。

また、非常に興味深いのは、このサービスは弁理士さん自身が設計・開発しているそうです。
http://toreru.osakazine.net/e553787.html


SmartHR


出典:SmartHR

SmartHR」は、「入退社の書類作成」「社会保険・雇用保険の手続き」等の労務を自動化するサービスです。

執筆時点(2015年5月18日)では、まだ公開前でテストユーザを募集している段階ですが、非常に興味深い取り組みをしているので紹介したいと思います。

SmartHRの特徴的な点は「e-Gov連携」のようです。実はe-GovはAPIが用意されており、外部システムと連携することができるようになっているのですが、あまり知られていないように思います。(筆者も知りませんでした)

このe-GovのAPIを使い、年金事務所やハローワークなどに行かず、各種手続きをWebから完結できるようになるようです。


まとめ

会社設立時だけでなく、会社を運営していく中で、様々な届出・手続きが必要になります。また、届出に限らず、士業の方々の力が必要なシーンもたくさん出てきます。
本業に集中する環境を整えるためにも、これらの業務は、積極的にアウトソースしたりクラウドサービスを活用して効率化していくのが良いかと思います。

筆者の会社でも、起業直後はほぼ税理士さんとしか関わりがありませんでしたが、最近は弁護士さんや社労士さん、場合によっては弁理士さんなどにも相談しています。もっと早くから、士業の方に相談しやすい環境を作っていけば良かったと感じています。

今回紹介したサービスは、いずれも安価に利用でき、またそれぞれ特長が異なりますので、自社のニーズにあったものを探してみてください。
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