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メール添付の請求書は法的に有効?【中小企業・個人事業主・フリーランサーの疑問】

2016-11-26 13:08:00


最近は、中小企業や個人事業主・フリーランサーを中心に、メールで請求書を送るケースが多く、また大企業でも、以前に比べてメールで請求書を送るケースが増えてきているようです。

請求書は報酬の支払いに関する重要な書類です。そのため、「メール添付の請求書は法的に有効なのだろうか?」と疑問に不安に感じておられる方は多いのではないでしょうか。物理的に押印できないという点にも不安がありますよね。果たしてメール添付の請求書は有効なのか?

その疑問にお答えしたいと思います。


押印なしの請求書は法的に有効

請求書をメールに添付して送る際に、実際に押印して、それをスキャンしてPDFにしているケースも見受けられますが、少々手間がかかってしまいます。そのため、電子印鑑や印影の画像を使用しているケースも多いかと思います。また、押印も印影画像もない請求書も見かけます。
 
では、そのような押印なしの請求書は法的に有効なのでしょうか?



答えはYESです。


請求書への押印は法律で義務付けられているわけではなく、押印していない請求書でも法的には有効となります。万が一トラブルが生じて訴訟となった場合、証憑書類としての信ぴょう性を高めるという役割があるため、慣習的に請求書などの書類には押印することとなっているだけなのです。
 
ですので、押印していないメール添付の請求書も法的には有効です。押印していた方が証拠としての有効性が高くなりますが、押印なしでも構いません。メールのやり取りはしっかり履歴が残るものですので、何かあったときにはそれを証拠のひとつにできます。
 
しかし、会社によっては社内ルールとして押印のない請求書だと受け付けられない場合もあります。請求書に押印が必要かどうかは会社によって異なるので、クライアントに確認してから請求書を送る方が良いでしょう。


請求書への捺印については「請求書には印鑑が必要である理由」も併せてご覧ください。

 

また、「請求書は社印なしでも有効」ということはあまり知られていません。そのため単純に不備と思われ、再提出を求められる可能性もあります。

メールで送る場合は、社印画像を用意しておけばそれほど手間がかかるものでもありませんので、社印を付けたものを用意したほうがスムーズでしょう。

また、クラウド型業務・経営管理システム「board」では、社印付きの見積書や請求書を簡単に出力することができます。ご自身でExcel等を使って作成するよりもずっと簡単にできますので、ぜひご活用ください。
 

「boardで請求書作成」について詳しく知る

 

PDFファイルで送る

メール添付の請求書の注意点として、ExcelやWordなど受け取り側も編集ができるファイルでは、改ざんされる恐れがあることです。簡単に編集できるので、悪気がなくとも誤って内容を変更してしまうケースもあるでしょう。万が一報酬の支払いで訴訟になった場合、請求書の内容が改ざんされてしまうことも考えられます。
 
請求書の改ざんを防止するためには、編集禁止にしたPDFに変換して送るようにしましょう。PDF変換ソフトによって手順は異なりますが、Adobe Acrobat Pro DCの場合は、メニューバー「ファイル」>「プロパティ」>タブ「セキュリティ」> セキュリティ方法「パスワードによるセキュリティ」>「文書の印刷および編集を制限」にチェックを入れると編集禁止にできます。PDFは編集できないため、ExcelやWordで作成した請求書をPDFに変換して送るのが一般的となっています。
 
 

 

請求書の保管年数

請求書に関連する法律で注意しなければならないのは、保管年数です。法人および消費税の納税対象となる個人事業主ではは7年、それ以外の個人事業主では青色申告、白色申告に関係なく5年間の保管が義務付けられています。これは紙の請求書でも電子請求書でも同じです。
 
データのまま保存しておいても構いませんし、紙にプリントアウトして保管しておいても構いません。税務調査で請求書の提出を求められた時に備え、請求書は7年間は請求書を保管するようにしましょう。
 

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