Board banner big problems 286c562bdc876be2df445cdaece5e00ee536a88d136a6531460371a44665d09d

請求書には印鑑が必要である理由

2016-12-04 10:52:00

請求書に印鑑(社印)を押印する必要はあるのでしょうか。

日本では、請求書に印鑑を押すことが一般的です。とくに、企業間の取引では印鑑を押すことで正式な請求書と見なされるみなされることが多いでしょう。

しかし、実は、法律上は印鑑がなくても請求書の効力に違いはありません。
 
では、なぜ印鑑を押すのでしょうか。
 

印鑑の役割は信頼度の向上

社印が押印されていないと、受け取った会社からすると、その請求書が本当にその会社から発行されたものなのか、確信が持てなくなってしまいます。ひょっとしたら担当者個人が不正に発行している可能性もあると勘ぐってしまうこともあるでしょう。しかし、社印が捺印されていると、その会社からの正式な書類というイメージがあります。印象が強くなります。

法律上は必要とされていないため、捺印していない状態で請求書を発行しても、当然受け取った側には支払い義務は発生しますが、会社によっては、社印が押印されていないと、経理処理ができないという社内ルールにしている会社もあります。そのため、支払いの事務処理をスムーズにするためにも捺印しておいた方がよいでしょう。

請求書に押印する印鑑の種類

法律で請求書に押す印鑑の種類が指定されているわけではないので、どんな印鑑でも構わないのですが、会社の場合は会社印(角印)を使用するのが一般的となっています。

会社印は会社設立時に届け出る重要な印鑑であり、請求書以外に契約書などに使用します。会社印と銀行印は同一のものを使用しても構わないのですが、紛失してしまう恐れもあるので会社印と銀行印はそれぞれ作成しておくのが一般的です。

フリーランスの場合も実印と銀行印をそれぞれ作成しておく方が安心です。実印は印鑑登録している印鑑のことで、印鑑の形状で決まるわけではありません。フリーランスとして開業する際に、実印を新しく作って印鑑登録をしておいた方が良いでしょう。

実際に押印しても電子印鑑を使用してもどちらでも問題ない

請求書に印鑑を押す方法としては、紙に印刷して押印する以外に電子印鑑を用いるという方法もあります。元々捺印自体、法律で決まっていることではないため、実際に捺印していても電子印でも当然効力には変わりはありません。

電子印鑑はパソコン上で押印できる印鑑のことで、請求書を紙に印刷せずに押印できるのでとても便利です。電子印鑑で請求書に押印すれば、そのままメールなどで送れるので手間が省けて紙代・郵便代の節約にもなります。

プリンターを持っておらず、請求書を印刷するためにコンビニのマルチコピー機やネットカフェなどを利用しているというフリーランスの方も多いと思いますが、電子印鑑を作るという選択肢もあります。

なお、一昔前は、電子印だと正式な押印とみなされず、相手の社内での経理処理でNGとされるケースがあったようですが、最近ではあまりそういうケースは聞かなくなりました。電子印が一般的になってきたという状況でしょう。

 

電子印鑑の作り方

電子印鑑は、主に2つの方法で作成することができます。

既存の印鑑を押印し画像としてスキャンする

既存の印鑑を白い紙に押印し、それを画像としてスキャンします。まず、スキャンした画像を画像加工ソフトを使って、印影の周囲の余白を削除し、印影部分のみの画像にします。傾きなどもその際の調整しましょう。

さらに、押印は、住所や氏名などの文字に被せて押印するケースが一般的ですので、電子印でもそれができるように、透過処理を施しましょう。(印影内の白背景部分を透過にする)

画像加工ソフトで透過処理をすることができますが、手間がかかりますし、うまくいかないケースも多いです。

そこで、電子印を使った請求書を簡単に作成することができるboardでは、画像の透過処理を代行して行っています。

参考:透過の社印画像の作成について

電子印鑑画像を作成してもらう

電子印鑑用の画像を制作してくれるはんこ屋さんがありますので、そこに依頼する方法もあります。

実際の角印等とは別になってしまいますが、印鑑登録するようなものではありませんので、特に問題はありません。

弊社では、「京印章シーオージェイピーの電子印鑑作成サービス」を利用して作成した印鑑画像を使用しています。
使用例などを「透過の社印画像の作成について」に紹介していますのでご覧ください。

 

請求書は金銭のやりとりのための重要な書面ですので、請求書を発行する際は、スムーズに入金してもらえるよう、押印するのを忘れないようにしましょう。

クラウド型業務・経営管理システム「board」では、電子印鑑を登録することで、簡単に捺印済みの書類を出力することができます。また、捺印申請機能を使って、捺印の業務フローをシステム上で運用することも可能です。

 

請求書エクセルテンプレート無料配布中

boardの元になった請求書エクセルテンプレートと、それに改良を加えたテンプレートを無料配布中です。
見積書を登録すると各書類に自動的に反映されたり、Excelのテーマ機能を使って配色を一括切り替えできる優れものです。

請求書+他書類を一括作成・配色切替できる無料エクセルテンプレート・ひな形8選(見積書・発注書・発注請書・納品書)

Board banner big green 81ad384ee0182f5e0de8fe67b311f03cb9bd2d208a1df882d24c8257cbdcb28f
board タテ型 繰越金額 値引き ヨコ型 源泉徴収 ロゴ 英語 board 基本レイアウト タテ型 繰越金額 値引き ヨコ型 源泉徴収 ロゴ 英語 board 基本レイアウト タテ型 繰越金額 値引き ヨコ型 源泉徴収 ロゴ 英語 board タテ型 英語 基本レイアウト 源泉徴収 領収書の書き方 簿記・仕訳・経費 発注請書の書き方 発注書の書き方 納品書の書き方 年末調整・控除 売掛金・入金管理・回収 登記簿 税金・節税 請求書の書き方 請求書テンプレート・フォーマット 請求書・見積書・発注書・書類の郵送 人気記事 消費税 助成金 見積書の書き方 検収書の書き方 決算 起業・経営 確定申告 ビジネス文書テンプレート 作業効率化 敬語・マナー ロジカルシンキング 自己啓発 節約 人材採用 企画 労務・働き方 法務 業務系クラウドサービス マーケティング・プロモーション 総務 販売管理
Board blog banner1 43941ebd00b46206d4d68a6c4c6a35b6eef79635d127ac4f4568f878125bbdf2