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見積書送付時の送付状・メール文例

見積書の送付は今まで郵送で送ることが主流となっていましたが、PDFなどをメールで送るケースも最近は増えてきています。

いずれの方法で送付しても、見積書は受注を獲得し、スムーズに取引きを進めるための重要な書類であることは変わりません。
送付状の内容やメールの本文も送る相手に確実に見てもらうためには、「何の書類」が届いて、「いつまでに確認」するものなのかを明確に伝えることが大切になります。

また、送った後もちゃんと届いているかの確認をすると、より確実に見てもらうことにもつながりますし、届いていなかった場合の対応も早くできるので、トラブルの防止として行うことをおすすめします。

 

郵送する場合

文例1

「御見積書送付のご案内」

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

このたびは弊社サービス(商品)の御見積をご依頼いただき、誠にありがとうございます。
早速、下記の御見積書と関係資料をお送りいたしますので、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

◯御見積書 3通
- プランA
- プランB
- プランC
◯サービス概要資料 1部

※本御見積の有効期限は平成◯年◯月◯日迄となります。

以上

 

文例2

「お見積書送付の件」

拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。

さて このたびは「××××」についてお問合せいただき、誠にありがとうございました。 つきましては、お見積書を送付させていただきましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

ご不明点などございましたら、担当の山田(mail:yamada@×××.co.jp / tel:03-0000-0001)までお気軽にお問合せください。

敬具

 

メールで送付する場合

文例1

「×××× お見積書送付について【◯◯◯◯株式会社】」

□□□□株式会社 △△部
鈴木 一郎 様

いつもお世話になっております。◯◯◯◯株式会社の山田です。

このたびは××××の御見積をご依頼いただき、ありがとうございます。
PDFファイルにて、お見積書ならびに資料をお送りいたします。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。

ご不明点や添付ファイルの内容が見れないなどございましたら
ご連絡くださいませ。

-----
【添付内容】
・××××御見積書(PDF) 1通
・××××概要資料(PDF 全◯ページ) 1部
※御見積の有効期限が◯◯◯◯年◯月◯日までとなります。
期限内にご検討、お返事をいただけますと幸いです。
-----

何卒よろしくお願いいたします。

 

文例2

「【◯◯◯◯株式会社】お見積のご案内」

□□□□株式会社 △△部 御中

平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
◯◯◯◯株式会社 □□部の山田 太郎と申します。

このたびは弊社の××××についてお問合せならびにお見積の
ご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
早速ではございますが、お見積書を作成いたしましたので
添付ファイルにてお送りさせていただきます。
ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと思います。

添付ファイル:××××お見積.pdf

お見積の有効期限は「◯◯◯◯年◯月末」となり、発注を
いただいてから約◯週間で納品可能となります。

ご不明点やご要望などがありましたらお気軽にお問合せ
ください。
できる限りご要望に添えられるよう努力いたします。

ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

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