発注書(注文書)の送付依頼状・メール文例
発注書は発注者があなたの所で商品を発注(注文)しますよ、と意思表示をしている大事なものです。
受注者側は発注書を受け取ることにより、発注者の意思表示を受けて資材発注や製造など納品に向けて取引きを進めることが出来るようになりますので必要な書類ともいえます。
もし、発注(注文)の意思を受けても発注書がなければ、「何の商品」を「どのくらい」発注したのか、「納期はいつまでか」などの情報がないため、取引きが滞ってしまう可能性があります。
そうならないためにも、発注書の送付を待っているだけではなく、送付確認をすることをおすすめします。
連絡を受ける相手の方の状況や行き違いになる可能性を考慮して、「お忙しいところ恐縮ですが」や「本書(または本メール)が行き違いになっている場合はご容赦ください」などの一言を添えると良い印象でご連絡ができます。
郵送の場合
文例1
「発注書(注文書)送付のお願い」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて ◯月◯日に承りました商品「××××」の御注文の件ですが、◯月◯日時点で発注書(注文書)の受領ができていない状態ですので、至急ご確認の上ご送付くださいますようお願い申し上げます。
弊社では発注書(注文書)がないと資材発注ができないため、◯月◯日迄には発注書をいただかないとご希望の納期にお応えできない恐れもあります。
ご多忙の中と存じますが、ご配慮のほどよろしくお願い申し上げます。
また、本書と行き違いになっている場合はご容赦のほどお願い申し上げます。
敬具
文例2
「×××× 発注書(注文書)ご送付について」
拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
このたびは××××のご注文、誠にありがとうございました。
早速、納品準備を進めてまいりますので、発注書(注文書)をご送付いただきますようお願いいたします。
なお、◯月◯日までにご送付いただけると、ご希望の納期までに納品が可能となります。
まずは、ご注文の確定と発注書のご送付のお願いとさせていただきます。
敬具
メールで送付する場合
文例1
「発注書(注文書)送付のお願い」
□□□□株式会社 △△部
鈴木 一郎 様
いつも大変お世話になっております。◯◯◯◯株式会社の山田です。
この度はご注文いただき、誠にありがとうございます。
御社よりご注文いただいている「××××」の発注書ですが、
弊社で到着が確認できておりませんので、
確認の連絡をさせていただきました。
ご多忙の中で恐縮ですが、◯月◯日(◯曜日)までにお送りいただけますと幸いです。
なお、本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦ください。
何卒、ご配慮のほどよろしくお願いいたします。
文例2
「×××× 発注書(注文書)ご送付について」
□□□□株式会社 △△部
ご担当者 様
このたびはお世話になります。
◯◯◯◯株式会社 □□部 山田と申します。
さて、このたびは××××の御注文いただき深く御礼申し上げます。
早速、納品準備に取り掛からせていただきますので、
発注書(注文書)のご送付いただきますようお願い申し上げます。
弊社では発注書(注文書)の受領後、
◯営業日後に御社指定の納品先へお品物を納品することが可能です。
発注書(注文書)の到着をお待ちしておりますので、
何卒よろしくお願い申し上げます。
