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経理担当者に知って欲しい!請求漏れを防止するための4個の工夫

2018-07-18 12:09:00

 

会社で経理を担当している方は、請求漏れがないかどうか常に真剣にチェックされているかと思います。請求漏れがあると自社の経理に影響するだけでなく、得意先や顧客に迷惑をかけかねないからです。

請求漏れがあった場合、まずどの顧客に対してのものかを調べるのに時間と労力がかかります。また請求を忘れて2年が経過すると、回収できなくなるので注意が必要です。

さらに請求漏れや二重請求が続くと得意先からの信用を失うことにつながるので、自社にとって大きなマイナスとなるでしょう。収支管理にも請求書が必要であり、また税の申告期限日より7年間の保管が義務付けられています。

そこで、この記事では請求漏れを防止するための4つの工夫をまとめました。経理担当者様やご自分で会計をされている事業主の方はぜひ参考にしてください。

関連:請求ミスを防止する3つの工夫

 

請求漏れ防止の工夫1:請求予定を管理する

まず請求予定管理表をエクセルなどで作成します。そして請求書を発行する段階で対象を調べるのではなく、受注したタイミングで案件一覧に記入し請求予定日を入力して管理しましょう。

ポイントは、「受注したタイミング」で入力することです。月末などにまとめてやろうとすると、メールを遡るなど確認の手間が増え請求漏れが出るリスクが高まります。

そこでまず、請求書を発行する案件が発生したタイミングで案件一覧に記入していくのがよいでしょう。

もし請求予定日が変わる場合には、案件一覧を更新すれば忘れることはありません。できれば請求日変更の予定段階で、その旨を管理表に記載しておくとよいでしょう。

その後の見通しが立てやすくなり、請求漏れのミスを防ぐことができます。

エクセルなどで一覧表を作る場合、月ごとにシートを分けると後で面倒なことになります。シートごとに代金未回収分が発生することがあるので、それぞれのシートをチェックすることになり、ミスが起こりやすくなってしまいます。

ひとつのシートにまとめて作成し、代金回収が終わった案件は別のシートに移すなどの工夫をするとよいでしょう。

 

請求漏れ防止の工夫2:請求書発行済みを管理する

工夫1で作成した案件一覧を使って、請求書を発行したかどうかを管理するとよいでしょう。

請求書を発行したら、案件一覧上で「請求済」とします。そうすることで一覧をチェックすれば請求漏れにひと目で気づけるとともに、二重請求も防止できます。

「請求済」の記録は後からまとめて行うのではなく、印刷して封筒に入れたタイミングやメールで送った都度行うとよいでしょう。

 

請求漏れ防止の工夫3:未回収を管理する

前述の案件一覧で、「入金済」の管理を行えば未回収も防止できます。

未回収の請求書は2年が経過すると時効となってしまいます。場合によっては内容証明を送らなければいけないので、しっかりと管理しておきましょう。

請求書を発行する際、「支払期限」を記入しているかと思いますので、案件一覧にも記入しておきましょう。

銀行口座の入金履歴を確認しながら、案件一覧に「入金済」と追記していきます。もし支払期限までに入金が確認できなかった場合、取引先に確認し必要に応じて請求書の再発行をしましょう。

再発行の場合には、発行日は前回と同じにするため、一覧表には発行日も記載しておくと役立ちます。

 

請求漏れ防止の工夫4:boardで請求書管理

請求書作成や見積書・発注書の発行と販売管理・クラウド業務効率化を行うソフト boardでは、月末の請求をワンクリックで処理することができます。そのため請求漏れの防止にも役立ちます。

さらに請求期限当日に未請求をメール通知する機能が備わっているので、うっかり請求し忘れてしまっても、請求期限をお知らせするので安心です。毎月同額の請求なら毎月の請求書を自動生成できるので、請求書作成の手間を省き、請求漏れを防ぐことができます。

boardはクラウド型業務システムですので、インターネットに接続できる環境であれば場所を問わずに請求書や見積書の発行が可能です。請求書作成、見積書発行の効率化をサポートする機能を備えていますので、請求書の発行漏れや二重請求の防止に、活用してみてはいかがでしょうか。

 

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