見積書・請求書の封筒の書き方、最低限のマナーとは。封筒に「在中」は記載すべき?



見積書・請求書のPDFをメールで送ることが増えてきたものの、まだまだ封筒に入れて郵送するケースも多いかと思います。そこで送付先に迷惑をかけることがないように、最低限守りたい封筒の書き方やマナーをご紹介します。

封筒の種類

まずは封筒の種類ですが、長3封筒(長形3号)を使うことが一般的です。このサイズは、A4の用紙が三つ折りで入る大きさとなります。向きが縦と横の2パターンありますが、どちらでも構いません。

普通の封筒だけでなく、窓付き封筒・糊付き封筒・裏地が入っているものなどいくつかの種類がありますので、ニーズに応じて選んでください。また、予算に余裕があれば、こうした封筒で差出人欄を印刷したものをまとめて作っておくとよいでしょう。

 

<窓付封筒>
窓付き封筒を使うと、宛名を書いたり宛名シールを貼る手間を省けて郵送業務の効率化が図れます。

窓付き封筒の窓の位置に合わせて、郵便番号・住所・宛名を印刷する必要がありますが、郵便局が位置を定義しています。
参考: 定形郵便物・はがき作成のガイドライン - 窓付封筒

この定義だとだいぶ範囲が広いですが、一般的に市販されている窓付き封筒の場合、だいたい窓の位置は同じです。実際に窓付き封筒を購入してから宛名が見えるように、印刷時の位置を合わせるとよいでしょう。

また、窓付き封筒に対応しているExcelのテンプレートや書類の作成サービスを利用すれば、簡単に出力することができます。

 

<糊・テープ付き封筒>
見積書・請求書をたくさん発行する場合は、封をしやすい糊やテープがついているものが便利です。糊の場合、濡らして貼る必要があるのでテープのほうが簡単ですが、コストはテープのほうが高いようです。

 

<裏地付き封筒>
通常の封筒の厚さだと中身が透けて見えてしまうことがあります。そのため、気になる場合は裏地付の封筒を使うか、送付状に包むような折り方で封入するなどで対応することができます。

封筒に入れる書類をぴったり三つ折りにする方法

請求書や見積書は三つ折りにして封筒に入れます。窓付き封筒でなければ、印字している面を内側にして折るのがマナーです。さらに先方で封筒から取り出したあと、「請求書」の文字が最初に見えるように表題部分をあとから折るようにします。

ところで封筒に入れる書類を折りたたむ際に、ふちがズレてしまって整わないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。やはり印象を良くするために、ふちを揃えるように丁寧に折りたいものです。

けれども、いちいち定規を使って折りたたむのも手間ですし、なるべく時間をかけずぴったり三つ折りにする方法はないものでしょうか。

じつは、何の道具も使わずに簡単にきれいな三つ折りにする方法があります。A4用紙の短辺が長辺のおよそ2/3であることを利用した方法です。テキストで説明をしても伝わりづらいと思いますので、その方法を説明しているYoutube動画をご紹介します。

 

出典:便利ライフハック 【JapaneseLifehacker】

 

宛名の書き方

宛先は会社名の場合もあれば、経理部宛ての場合もありますし、さらに経理部の担当者宛ての場合もあるでしょう。見積書は担当者宛てで、請求書は経理部宛てというケースもありますので、あらかじめ先方に請求書・見積書の送付先を確かめておいたほうがよいでしょう。

<会社・部署宛に送る>

会社宛ての場合は社名の下に「御中」と書きます。担当部署があれば、部署名の下に「御中」をつけます。

■表記例
会社宛ての場合:●●●●株式会社 御中
担当部署宛ての場合:▲▲▲▲株式会社 経理部 御中



<担当者宛に送る>

担当者宛ての場合はまず社名・部署名を書き、次に行を変えて氏名・様の順に書きます。役職・肩書きのある担当者の場合、社名、部署名を書き、次に行を変えて、役職・氏名・様の順に書きます。

「山田一郎 代表取締役 様」とは書かず、「代表取締役 山田一郎 様」と書くわけです。 社名と部署名が一行に収まらなければ、改行しても構いません。


郵便局のページで公式に宛名の書き方が紹介されていますので参考にしてください。
参考:封筒の表書き・裏書きの書き方 | 日本郵便

 

切手を貼る位置

縦長の封筒の場合は左上部、横長の封筒の場合は右上部に切手を貼ります。

これは郵便局が公式に指定してます。
参考:はがきや封筒のどの位置に切手をはるとよいですか? | 日本郵便

封筒を回してみて頂くとわかるのですが、同じ位置ですね。

そして請求書や見積書を送る時は、宅急便はNGなので注意しましょう。これは信書に該当するため、郵便法に触れる可能性があるためです。必ず封筒に切手を貼って郵便で送るようにしましょう。

信書についての詳細は総務省のガイドラインなどを参考にしてください。
参考:総務省|信書便事業|信書のガイドライン

 

「見積書在中」「請求書在中」の表示

封筒には中身が重要なものであることを示すために、「見積書在中」「請求書在中」等の添え書きを記載します。

必ず記さなければいけないものでもありませんが、先方の経理にスムーズに届くよう記載しておいたほうが間違いありません。また、ダイレクトメールなどと間違えられるリスクも減らせます。

手書きでも構いませんが、100円ショップなどで売られている専用のスタンプを使うと便利です。

 

提出期限に注意

請求書の提出期限は取引先の会社のルールによって変わりますので、事前に確認しておくとよいでしょう。

たとえば見積書の場合、社内稟議のために原本が必要なケースがありますし、提出が遅れると発注も遅れてしまいます。

請求書の場合は、締め日が決まっているケースがあります。たとえば、「翌月3営業日まで」となっている場合、それを過ぎてしまうと次の月の処理対象となってしまい、請求・入金が1ヶ月遅れてしまいますので注意が必要です。

また、相手の会社の社内ルールとして、納品と請求を同月としているケースがあります。その場合、納品だけ終わっていて請求書の発行が遅れると、先方の社内処理が進められず迷惑がかかってしまうことがあります。相手の担当者に確認の負担をかけることにもなるので、必ず早めに送付する必要があります。

 

boardなら封筒入り請求書の郵送代行も可能

請求書と送付状を三つ折りにして、ひとつひとつ封筒に入れ宛名を書き、切手を貼って投函する…という作業はけっこう面倒なものです。数件であればそれほど苦にもならないでしょうが、数十件ともなると時間がかかります。また手作業では請求書の入れ間違いや宛名の記入ミスなども起こりやすくなります。

boardでは、そのような面倒な請求書の郵送作業を代行するサービスを提供しています。画面から郵送したい請求書を選んでクリックするだけで、簡単に適切な体裁の請求書(窓付き封筒入り・送付状の有無を選択可)を郵送できます。毎月の請求書郵送業務が負担に感じるようであれば、ぜひ導入をご検討ください。

参考:郵送代行機能を利用して、見積書・請求書等を郵送する - ヘルプセンター - board

 

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