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知らないとトラブルになるかも?窓付き封筒作成時の注意点とルール

窓付き封筒は封筒に宛名を印刷する手間が省け便利なのでビジネスで使用している方も多いのではないでしょうか。窓付き封筒は市販されるものを利用したり、あるいは自作することも可能です。

ただし郵便物である以上、窓付き封筒は郵便局が定めているルールに沿って作成しなければなりません。そこで送付時に問題がないように、窓付き封筒作成の注意点とルールを解説します。

 

窓付き封筒とは?

窓付き封筒は封筒の一部分を切り取ってセロハンなどの透明素材を中から貼り、封筒の中身の一部が見えるようにしたものです。

窓の位置は封筒によって異なりますが、基本的に封筒の左上側、または上部に設けられています。中には窓が2つ以上あるものもありますし、文房具店に行けば、中に入れる用紙のサイズに合わせていろいろな大きさのものが揃っています。

 

窓付き封筒を使うメリット

窓付き封筒は封筒の中身の一部分が見えるため、宛名を封筒に書いたり印刷する必要がありません。中に入れた書類の宛名をそのまま使うことができます。余分なコストもかからないので、大量にDMなどを送る場合には便利です。

宛名が封筒の中に記してあるため、万が一封筒が水に濡れても宛名の一部が消えたり滲んだりすることも防止できます。さらに宛先と中身が一致しないミスも防ぐことにつながります。

窓付き封筒の窓からは宛名だけに限らず、中身の一部を見せることもできるのでダイレクトメールなどによく使われます。中身の一部を見せることで、受け取り手の興味を引くことができるからです。

 

窓付き封筒の注意点・ルールその1:窓の位置

窓付き封筒には郵便局のルールが定められています。既製品はそのルール通りに作られているので安心ですが、自作するならばルールから逸脱すると追加料金が発生することもあるので注意が必要です。

まず窓付き封筒の窓の位置ですが、宛名用の窓と宛名用以外の窓の2種類に分けられます。宛名用の窓の位置は封筒を縦にした時は上部に、横にした時は左側、または左上側に設けます。

宛名用以外の窓の位置は封筒を縦にした時は下部に、封筒を横にした時は右側、または右下側に設けるように定められています。

受取人の住所は、窓の長辺に平行して現れるように記載する必要があります。また窓を設けることができる位置も定められています。

封筒の端から2cm以上離すこと、ただし切手を貼る側は3cm以上離す必要があります。

 

窓付き封筒の注意点・ルールその2:不透明度

窓付き封筒のフィルムの素材はセロハンと半透明のグラシン紙が主流です。不透明度は100%で完全不透明とし、曇り窓の場合は不透明度20%以下の物を使用しなければなりません。

セロハンの場合には宛名がはっきり見える利点があり、グラシン紙は分別せずにゴミとして処分できる利点があります。

住所は機械で読み取るため、透明度が低いと間違って認識される恐れがあります。誤送されてしまうというトラブルを避けるために、透明度には充分注意しましょう。

 

窓付き封筒の注意点・ルールその3:用紙

宛名を記した用紙は、裏の文字等が透けて見えない物を使用します。また封筒自体も中身が透けないような素材を選ぶ必要があります。

これは案外見落としがちなポイントで、住所を記した部分の裏に文字等が透けてしまうと住所が読み取りにくくなってしまいます。裏が透けて見えない用紙を使用する、または折りたたんだ時に裏側の文字等が透けて見えないように注意する必要があります。

封筒も中身が透けない用紙を選びましょう。自作する場合、郵便料金を抑えるために重さを軽くする薄い紙を使う場合には注意が必要です。封筒の内側に地紋を印刷しておけば、薄い用紙でも透けることはありません。

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