アポイントメント連絡のメール文例

 

取引先やお客様にアポイントメントをとることは、ビジネスマンとして大事な仕事のひとつです。しかし、どのような内容で連絡をすべきか悩む方も多いのではないでしょうか。

連絡する際は、「何のアポイントメントか」を件名に記入して一目でわかるようにすること、日程は「曜日・24時間表記の時間をきちんと明記すること」「日程の選択肢を3つほど提示すること」が基本です。また相手がいつでも連絡できるように、自分の連絡先と携帯番号も忘れずに記載しておきます。

さらに相手の時間をいただいて約束をするため、「多忙な中と存じますが、よろしくお願いします」など配慮の言葉を添えることも大切です。
今回は、アポイントメントをとるときにご利用いただけるメール文例を紹介していきます。

 

文例1

まず、直接面識のない相手に対しての文例です。いきなりのメールで警戒感をもたれないように、どのような経緯で送っているのかをきちんと述べることがポイントです。さらにメールを送る目的は、あくまでも資料請求の依頼に対するお礼と挨拶をしたいということであるとしています。

件名:「資料請求のお礼とご挨拶のお願い」

××××株式会社□□部 御中

このたびは××××の資料請求のご依頼、誠にありがとうございます。
株式会社◯◯◯◯の山田 太郎と申します。

差し支えなければ、お礼とご挨拶を兼ねて資料を直接お渡しに伺えればと思います。

下記の日程はご都合いかがでしょうか。お時間は10分ほどいただけますと幸いです。

・◯月◯日(△) 13:00 〜 18:00
・◯月◯日(×) 10:00 〜 18:00
・◯月◯日(□) 10:00 〜 12:00

上記日程以外でご希望の日程があれば、調整いたしますのでお申し付けください。

お忙しい中と存じますが、ご確認よろしくお願いいたします。

 

文例2

次に、すでに面識のある相手に送る文例です。相手に割いてもらう時間がどのくらいになるのか、具体的に提示しているのがポイントです。

件名:「××××の打ち合せのご相談」

××××株式会社□□部
部長 鈴木 一郎様

いつもお世話になっております、株式会社◯◯◯◯の山田 太郎です。

先日ご相談いただいた××××について、打ち合わせができればと考えております。
下記の日程で御社に伺いたいのですが、鈴木様のご都合はいかがでしょうか。

・◯月◯日(△) 13:00 〜 18:00
・◯月◯日(×) 10:00 〜 18:00
・◯月◯日(□) 10:00 〜 12:00

打ち合わせは、1時間程度の予定です。

上記日程に不都合がございましたら、ご希望の日程をいただければ調整いたしますので、お申し付けください。

ご確認よろしくお願いいたします。

 

文例3

新規顧客獲得のための文例です。時間をとってもらう目的と共に、自社サービスの実績やメリットを提示することがポイントです。

件名:「××××サービスのご提案について」

××××株式会社□□部
部長 鈴木 一郎様

突然のご連絡で失礼いたします。
株式会社◯◯◯◯の山田 太郎と申します。

御社の業務効率化に弊社のサービス、××××がお役に立つのではないかと考え、ご提案の機会をいただきたくご連絡いたしました。

××××は、2015年よりクラウド型顧客管理サービスとして開始し、現在は1,000社以上の企業様への導入によりご好評いただいています。

より詳しくサービスの概要ならびにご提案をできればと思いますが、以下の日程で1時間程度お時間をいただくことは可能でしょうか。

-----
・◯月◯日(△) 13:00 〜 18:00
・◯月◯日(×) 10:00 〜 18:00
・◯月◯日(□) 10:00 〜 12:00
-----
ご多忙の中大変恐縮ですが、ご検討のほどお願いいただければと思います。

 

文例4

次のように具体的に訪問内容を箇条書きにすると、ひと目で把握できます。お問い合わせや提案依頼に対する返信の際はこのようにするとよいでしょう。

件名:「××××サービスへのお問い合わせありがとうございました」

××××株式会社□□部
部長 鈴木 一郎様

このたびはお問い合わせいただきありがとうございます。
株式会社◯◯◯◯の山田 太郎と申します。

お問い合わせいただきました××××の件、概要資料を添付にてお送りいたします。

より詳しくサービスの概要ならびにご提案をできればと思いますが、以下の日程で1時間程度お時間をいただくことは可能でしょうか。

1.訪問希望日時
・◯月◯日(△) 13:00 〜 18:00
・◯月◯日(×) 10:00 〜 18:00
・◯月◯日(□) 10:00 〜 12:00

2.弊社訪問者
山田太郎 他〇名

3.訪問内容
新製品のご紹介

ご多忙な時期に大変恐縮ではありますが、
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

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