納品書・検収書・請求書送付時の送付状・メール文例
納品書・検収書・請求書はそれぞれの作成タイミングが異なり、送付のタイミングも別になることが多いですが、発注者と受注者間の取引きの希望などによって同時に送付することがあります。
発注者である相手の方へ納品書の確認、検収の実施、請求金額の入金をしてもらうためには、送付状やメール本文に送付内容だけではなく、特に伝えたいことをまとめると良いです。
伝えたい内容は、納品書の確認や検収の実施のお願い、入金の準備などやっていただきたいことなどがあげられるかと思います。それに配慮の一言を加えると送付書類の目的が明確になるだけではなく、丁寧な印象を残すことができます。
納品物と同梱して送付する場合
宅急便などで納品書・検収書・請求書を商品と一緒に送る際、信書扱いにならないよう注意しましょう。
封筒に入れて封を閉じない状態にする、封筒に入れない、クリアファイルなどの透明な入れ物に入れるなど封緘をしていない状態にすると商品と一緒に発送できます。
文例1
「ご発注(ご注文)商品の納品について」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の商品をご発注(ご注文)いただき、誠にありがとうございます。
お品物とご一緒に以下の書類をお送りさせていただきましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
万一、不備などがございましたら、申し訳ございませんがご一報くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
◯×××× 20セット
◯納品書 1通
◯検収書 1通
◯請求書 1通
【備考】
納品内容をご確認いただけましたら、お手数ですが検収書にご捺印の上、弊社へご返送くださいますようお願い申し上げます。
本請求のお振込手続きは、平成◯年◯月◯日までにお済ませくださいますようお願い申し上げます。
以上
文例2
「××××納品のご案内」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて このたびは弊社製品のご発注(ご注文)いただきましたこと、心より御礼申し上げます。
お品物(サービス)と納品書・検収書・請求書を発送させていただきましたので、お受け取りください。
検収書につきましては、納品内容の確認後、お間違いないようでしたらご捺印の上、弊社までご返送くださいますようお願い申し上げます。
また、本請求のお振込手続きは請求書に記載しております、平成◯年◯月◯日までにお済ませいただけますと幸いです。
万一、不備などがございましたら、担当の山田(mail：yamada@×××.co.jp / tel：03-0000-0001)までお気軽にお問合せください。
敬具
郵送する場合
文例1
「納品書・検収書・請求書送付のご案内」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは××××のご発注(ご注文)いただき、誠にありがとうございます。
下記の通り書類をお送りいたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
ご不明点や不備などがございましたらご一報ください。今後ともよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
◯納品書 1通
◯検収書 1通
◯請求書 1通
※納品内容をご確認いただけましたら、お手数ですが検収書にご捺印の上、弊社へご返送くださいますようお願い申し上げます。
※本請求のお振込手続きを平成◯年◯月◯日までにお済ませくださいますようお願い申し上げます。
以上
文例2
「×××× 納品書・検収書・請求書ご送付のお知らせ」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて このたびは弊社商品(サービス)「××××」のご発注(ご注文)いただき、ありがとうございます。納品書・検収書・請求書を同封させていただきましたので、ご確認よろしくお願い申し上げます。
納品内容のご確認いただき、お間違いないようでしたら同封の検収書にご捺印の上、弊社までご返送くださいますようお願い申し上げます。
また、本請求のお振込手続きを平成◯年◯月◯日までにお済ませくださいますようお願い申し上げます。
万一、不備などございましたら、担当の山田(mail：yamada@×××.co.jp / tel：03-0000-0001)までお気軽にお問合せください。
敬具
メールで送付する場合
文例1
「×××× 納品書・検収書・請求書のご送付について【◯◯◯◯株式会社】」
□□□□株式会社
△△部 鈴木 一郎 様
いつもお世話になっております。◯◯◯◯株式会社の山田です。
先日は××××のご発注(ご注文)いただき、誠にありがとうございます。
お品物の納品に関する書類をPDFデータにて
お送りさせていただきましたので、ご査収ください。
ご不明点や添付ファイルの内容が見れないなどございましたら
お手数ですが、ご連絡お願いいたします。
-----
【添付内容】
・××××納品書(PDF) 1通
・××××検収書(PDF) 1通
・××××請求書(PDF) 1通
-----
納品書の内容にお間違いがなければ、
恐れ入りますがご一緒にお送りいたしました
検収書へ捺印の上、弊社へお送りください。
また、今回の請求のお振込手続きを
◯月◯日(◯曜日)までにお済ませいただけますようお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
文例2
「【◯◯◯◯株式会社】納品書・検収書・請求書送付のご案内」
□□□□株式会社 △△部 御中
平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
◯◯◯◯株式会社 □□部の山田 太郎と申します。
このたびは、××××の御発注(御注文)いただき、
誠にありがとうございます。
早速ではございますが、納品書・検収書・請求書を添付ファイルにてお送りさせていただきます。
内容のご確認等よろしくお願い申し上げます。
ファイルが開封できないなどの不都合や内容の不備がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと思います。
【添付ファイル】
××××納品書.pdf
××××検収書.pdf
××××請求書.pdf
内容にお間違いなければ検収書に捺印の上、
弊社まで返送くださいますようお願い申し上げます。
お振込先や期日などの請求情報に関しましては、
一緒にお送りしている請求書にて記載しておりますので、ご準備くださいませ。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
