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商品やサービスの不具合が発生したときのお詫びの文書・メール文例

お客様や取引先へ不良品を送ってしまったときやサービスの不具合が発生したときは、速やかにお詫びをしなければなりません。

ビジネスシーンで商品やサービスの不具合をお詫びする文章は、時候の挨拶を添えず簡潔にまとめしましょう。
また、お詫びの気持ちだけではなく、原因・対応方法などを丁寧に迷惑をかけてしまった相手へ伝えることも大切です。

今回は、商品やサービスの不具合が発生した時にご利用いただける、お詫びの文例を紹介していきます。

 

郵送する場合

文例1

「××××の不具合について」

拝啓
このたびは「××××」の不具合についてご迷惑をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
弊社で原因を詳しく調査したところ、○○部分に故障につながる問題があることが判明いたしました。これは利用環境と無関係のもので設計上の不具合によるものとなります。

つきましては、一度すべて商品を回収し、新しいものに交換することとなりましたので、御社にはご不便をおかけして申し訳ありませんが、××××を下記の送り先へ着払いにて送付いただきますようお願い申し上げます。交換の商品は○月○日付けでお送りさせていただきます。

略儀ではございますが、まずは書面にて不具合の報告とお詫び申し上げます。

敬具

1. 送り先
〒000-0001
東京都千代田区1-1-1
◯◯◯◯株式会社 □□部 宛
電話番号:03-0000-0001

2. 問合せ担当者
◯◯◯◯株式会社 □□部 山田(やまだ) 宛
電話番号:03-0000-0001
メールアドレス:yamada@×××.co.jp

以上

 

文例2

「商品不良のお詫びと回収のご案内」

拝啓

このたびは「××××」の不良についてご迷惑をおかけいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
ご指摘いただいた不良について原因を調査したところ、製造過程で問題が生じていたことが判明しました。
弊社では細心の注意を払い製造から発送までしておりますが、今後同様の事態が発生しないよう再発防止に努めてまいります。何卒ご容赦お願い申し上げます。

交換用の良品を本日付けで発送いたしましたので、到着後ご確認お願いいたします。
なお、不良品は発送した良品に同梱している着払い伝票にてご返送ください。

近日中に改めて説明にお伺いさせていただきますが、まずは書面にてお詫びを申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

敬具

 

メールで送付する場合

文例1

「×××× 不具合のお詫び」

□□□□株式会社
△△部 鈴木 一郎 様

いつもお世話になっております。◯◯◯◯株式会社の山田です。

このたびは「××××」に不具合がありましたこと、心よりお詫び申し上げます。
弊社で原因を調査したところ、○○部分に故障につながる問題があることが判明いたしました。
これは利用環境と無関係のもので設計上の不具合によるものとなります。

早急に交換用の商品をお渡しするために手配を進めておりますが、
特注品のため今しばらくのご猶予くいただきますようお願いいたします。
なお、納入日程が確定しましたらご連絡いたしますので、
まずは不具合のお詫びと商品納入の猶予のお願いを申し上げます。

 

文例2

「システム障害のお詫びと復旧のご連絡」

□□□□株式会社 △△部 御中

いつも「××××」をご利用いただき、誠にありがとうございます。

下記期間で、システム障害により、一部機能が正常にご利用いただけないトラブルが発生しておりました。
現在は復旧しており、正常にご利用いただける状態です。
このたびは皆様へ大変ご不便おかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。

なお、発生している障害についての詳細は次の通りです。

-----

1. 障害発生期間
2018年○月○日 23時00分 〜 2018年○月○日 8時30分
※既に正常に復旧しています。

2. 発生内容
××××の「条件検索機能」で「期間」を指定して検索した場合に、
検索結果が0件になる不具合が発生。

-----

再発防止に努め、皆様が快適にサービスをご利用いただけますよう改善してまいります。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

※本件に関するお問合せは下記までご連絡ください。
×××× お客さまセンター
mail:××××@×××.co.jp
tel:03-000-0001

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