【無料配布】請求書の書き方と送付状の役割と書き方、すぐに使えるExcelテンプレート

起業・独立したら必ず必要になるのが請求書の発行です。

会社員時代は、会社の経理部門が発行してくれていたり、システム化されていたり、共通のエクセルテンプレートがあったりして、ゼロから自分で作るということはあまりなかったのではないでしょうか。

自分で作成するにあたって、エクセルテンプレートやクラウドサービスを使うと簡単に作成できますが、まずは基本として、記載すべき内容を確認しておきましょう。

請求書の記載内容

請求書は必ずこうでなければならないという書式があるわけではないので、基本的には作成者が自由に書式を設定することができます。自由であるがゆえに、どんな請求書の書き方をすればいいのか迷ってしまいますよね。

参考：No.6625　請求書等の記載事項や発行のしかた｜消費税｜国税庁

必ず抑えておきたい請求書の書き方は以下の点です。

1.日付（請求書の発行日）
2.宛先（会社名）
3.自社名・住所・電話番号（フリーランスの方は自宅、または事務所の住所・電話番号）
4.請求内容（品名・サービス名、数量、単価、金額）
5.小計、消費税、源泉徴収額、合計
6.振込先
7.支払期限
8.備考

支払期限は、取引先ごとに支払サイトが決まっている場合などは書いていない請求書もありますが、記載しておいた方が経理担当者が確認しやすいので、書いておいた方がよいでしょう。

備考欄は必須ではありませんが、振込手数料の負担に関する追記などがあれば備考欄に書いておきましょう。

振込先の口座名義は、相手が振込の際に入力しやすいよう、カタカナ表記にすることをお勧め致します。銀行振込の際、口座名義はカナで入力する必要がありますので、請求書の口座名義が漢字やアルファベット表記だと、振込の際に分からず困ってしまったり、表記揺れで間違ってしまい再振込が必要になったりすることがあります。

捺印の有無

一般的に、請求書には、会社の角印（個人の場合は個人印）を押印します。これは必ず押さなければいけないものではなく、押印がなくても請求書は有効です。し かし、日本においては押印することが一般的ですので、先方の支払業務がスムーズに進むように社印は押印しておいた方がよいでしょう。（参考：請求書には印鑑が必要である理由）

紙に印刷して捺印する以外に、電子印鑑で捺印する方法もあります。電子印鑑を作っておけば印刷する必要がなくなるので印刷の手間が省けますし、そのままメールなどで送れるので便利です。

請求書番号について

請求書ごとに番号を割り振っておくと、請求書を管理しやすくなります。請求書番号は必須ではありませんが、たとえば請求内容に関して問い合わせがあった際に、番号を確認することで該当する請求書を特定しやすくなるので、番号を割り振っておく方が良いかと思います。

請求書発行前に確認すべきこと

請求書発行前に、お客さまに以下の点を確認しておくと業務がスムーズに進みます。
・請求書の日付（何月付の請求として処理するのか）
・支払サイト（月末締め翌月末払いなど、取引先ごとに決まっていることが多いです）
・請求書のフォーマット（紙で郵送が必要か、メールでPDFを送付すればよいか）
・振込手数料はどちらが負担するか

振込手数料は、請求書に記載がない場合は当方負担で振り込む場合もあるようですので、先方負担の場合は必ず「振込手数料はご負担願います」などの一文を備考などに書くようにしましょう。 

送付状の書き方・記載事項

 請求書を郵送する場合は、必ず送付状を付けるようにしましょう。

請求書の送付状に決まった書式はありませんが、一般的に以下のような情報を記載します。
・送付日付
・宛先（会社名、部署名、役職、氏名）
・差出人（自社名、屋号、個人名）
・連絡先（住所、電話番号、メールアドレスなど）
・簡単な挨拶
・送付内容（例：請求書 2部）

不備や確認事項などがある場合があるので、連絡先は忘れないようにしましょう。また、請求書と同時に納品書を送る場合や複数の請求書を同時に送る場合があるので、書類の種類と部数は必ず書くようにしましょう。

送付状の宛名の書き方

送付状に送付相手の会社名や氏名などを記載しますが、一般的な封筒の宛名の書き方と同じと考えて良いと思います。

＜会社・部署宛の場合＞
「御中」を付けるようにしましょう。
例：株式会社○○○ 経理部 御中

＜個人宛ての場合＞
会社名・部署名・役職名・氏名を書きます。氏名はフルネームで書くようにしましょう。ただし、下の名前がわからない場合などは苗字だけでも特に問題はありません。
例：株式会社○○○ 経理部 課長 山田太郎 様

大きい会社の場合は部署名は必ず書きましょう。

また、肩書を書く場合、氏名の前に書きます。口頭では「○○社長」「○○部長」のように「氏名＋役職」という呼び方をしますが、宛名として書く場合、正式には「役職＋氏名」という順番で書きますので注意してください。

送付状の挨拶文の書き方

挨拶に関しては、以下のような文言を用います。

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拝啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
下記の通り、書類を送付させて頂きますので、よろしくお願い申し上げます。
敬具
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「ご清栄」以外に「ご清祥」という言葉を用いることもありますが、ある程度文言が決まっているので送付状の文言例を参考に挨拶を記述しておきましょう。

送付状テンプレート（Excel）

送付状も請求書と同じく雛形（テンプレート）を作成しておくと、毎回作成する手間が省けます。Excelのテンプレートを無料で公開しますのでお使いください！

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