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個人事業主・フリーランサーのための請求書の送付状の書き方


請求書をクライアントに送る際、送付状を付けるかどうか、また付けるとしたらどのような内容で記せばいいのか、初めての時は結構分からないものですよね。
個人事業主・フリーランサーが請求書に送付状を添えて送る場合の、送付状の書き方を解説します。


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送付状の役割

送付状は請求書や見積書などの書類と一緒に送る書面で、書類を送る旨や挨拶などを記します。
メールで請求書を送る場合は、メールで挨拶や請求書の内容について書くので送付状は不要ですが、FAXや郵送で請求書を送る場合、送付状を添えて送ることが一般的です。
送付状は必須ではありませんが、マナーでもあり、また内容の間違いがないか確認できる役割もあるので、送付状を添えるようにしましょう。

FAXや郵送で複数枚書類を送る場合は、送付状で添付書類の枚数を記しておく方が良いでしょう。特にFAXの場合は2枚目以降の見落としを防いだり、きちんと送信できていなかった時のことを考えて、送付状を添えて送った方が安心です。


送付状の内容

送付状に決まった書式やフォーマットはありませんが、以下の内容を記すのが一般的です。

・宛先(会社名、部署名、役職、氏名)
・送信者(名前、住所、電話番号、メールアドレスなど)
・日付
・タイトル
・挨拶文
・添付書類の枚数、種類
・備考


送付状の内容(タイトル)

タイトルは「書類送付のご案内」と記すのが一般的です。
「請求書送付のご案内」「資料添付のご案内」など、添付書類の内容に併せて書いても構いませんが、「書類送付のご案内」と記しておくのが無難です。


送付状の内容(宛名)

会社・部署宛の場合と個人宛の場合で書き方が変わります。

<会社・部署宛>
最後に「御中」を付けます。
例)
○○○株式会社 御中
○○○株式会社 経理部 御中

<個人宛>
氏名だけでなく、会社名・部署名・役職名なども書きます。氏名はフルネームで書いた方が良いですが、わからない場合は姓だけでも問題ありません。
例:○○○株式会社 経理部 部長 山田太郎 様

大きい会社の場合、どこに封筒を届けたらよいかわからなかったり、同姓同名の方がいるケースもありますので、部署名は必ず書いた方が良いです。

肩書を書く場合、氏名の前に書きます。口頭では「○○社長」「○○部長」のように「氏名+役職」という呼び方をしますが、宛名として書く場合、正式には「役職+氏名」という順番で書きますので注意してください。


送付状の内容(挨拶文)

送付状に挨拶を記す場合は、ごくごく簡単な内容で構いません。
請求書に送付状を添えるなら、例えば以下のような挨拶文で送ります。

拝啓

貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
請求書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

敬具
送り状には頭語と結語を用いるのがマナーで、一般的には頭語は「拝啓」、結語は「敬具」がよく使われます。
他には「謹啓」と「敬具」といった組み合わせがあります。
求人応募などの送付状には時候の挨拶を入れるのが一般的ですが、ビジネスの送付状には時候の挨拶は不要です。


送付状の内容(添付書類の種類)

添付書類が複数枚ある場合は、挨拶文の下に以下のように記します。

1.請求書  1式
2.納品明細書 1式
3.見積書 1式


送付状テンプレート(Excel)

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クラウド型業務・経営管理システム「board」では、見積書や請求書などの書類を出力する際に、送付状を自動生成することができます。「送付状付き」で出力すると、「請求書 2部」などの送付内容が自動的に表示されるため、送付状作成の手間が省けて便利です。
参考:担当者ごとにソートして送付状付きで一括印刷〜ワンクリック請求処理

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