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見積書・請求書作成の効率化のポイント

見積書・発注書・請求書などの作成・発行は、ビジネスを行う上では不可欠な業務ですが、手間がかかりますし、本業ではないため、できるだけ効率化を図りたい業務の一つです。
そこで、見積書・発注書・請求書などの各種書類の作成・発行・管理の効率化のポイントを紹介します。

決まったテンプレートを用意する

見積書や請求書のフォーマットは、多くの場合、会社や業界によってほぼ決まります。そのため、まずは自社に合ったテンプレートを用意しておくことが大事です。
当サイトではExcelテンプレートを無料配布していますので、気に入ったもの・自社にあったものをダウンロードしてお使いください。
また、ダウンロードしたものをベースに、自社に合わせて色を変えたり、少しフォーマット・項目を変更するのも良いかと思います。

案件のステータス（見積中・受注済など）や請求書発行状況を管理する

見積書や請求書を作成・発行するだけでなく、見積中の案件を管理したり、請求書の発行有無や入金の確認状況などを管理しておく必要があります。

特に請求書の発行状況などはきちんと管理しておかないと、発行漏れなどにつながってしまいます。
そこで、見積書や請求書のExcelファイルだけでなく、案件一覧のようなものを作成し、1つのファイル（一覧）で案件の状態を管理しておけると効率的に作業漏れを防止できます。

電子印鑑を用意する

見積書・請求書などの書類には、社印（角印）を押印することが多いかと思いますが、数が多いと捺印作業は意外と時間がかかりますし、すぐに送付したいのに上長が不在等で捺印待ちになってしまうこともよくあります。

そこで、電子印鑑（社印の画像データ）を用意することをお勧めします。電子印鑑だと、捺印権限者がオフィスにいなくても対応できますので、業務がスムーズに進み、全体的に効率化されます。
実際に押印せずに電子印で問題ないかと疑問に思われる方もいるかと思いますが、実はこれは法的には捺印は必ず必要なものではなく、捺印がなくても請求書は有効です。

クラウドサービスを活用する

見積書・請求書の発行が、月に数枚程度であればExcelで作成してもさほど大変ではないですが、それ以上になってくると、作成や管理の手間が増えて大変になってきます。
そこでboardのようなクラウドサービスを利用することをお勧めします。

boardでは、見積書や請求書の作成・メール・郵送はもちろん、見積中案件の管理、請求・支払管理、営業の見込み管理、経営分析など、書類作成・発行にとどまらず、その周辺の業務までしっかりとカバーしているため、業務全体を効率化することができます。

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