納品書

納品書エクセルテンプレート(無料)

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納品書の書き方・注意点

納品書は、商品などの注文を受け、引渡す際に注文通りの物を納品しました、と発注者に報告するために用いるものです。注文通りの物が納品されたか、いつ納品したのか、納品したものが請求金額とあっているかなどの確認・証明書類になりますし、経理面でも納品書と請求書の金額の紐付けや納品書の日付で経費を計上をするかどうかの判断材料にもなります。

書類の形式に決まりはありませんが、納品書発行日・商品名・数量・金額が必須になります。常に同じ形式で用意しておくと、同じところと連続して取引があった際など便利です。また、見積書を発行している場合は、正式に受注した内容通りで取引を行った証明として、見積書と同じ内容で作成したほうが望ましいとされています。内容が異なりがあれば契約違反としてみなされ、受取りを拒否される場合もありえますので、発行する際は注意深く内容の確認をしてください。

発注者に納品書を渡すタイミングは、商品などの納品と同時に渡すことが一般的多いのですが、メールに納品書のPDFデータを添付して送ったり、納品書と請求書を兼用した書類を渡していることもあります。いずれの場合も渡すタイミングを誤ってしまうと、発注者と受注者間で混乱が生じる可能性がありますので注意しましょう。

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