見積書

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見積書の書き方・注意点

受注を獲得し、その後の円滑な取引を進めるために、見積書は非常に重要な書類です。安易に見積書を作ってしまったことが原因で、失注したり、受注後のトラブルにつながったりするケースは珍しくありません。

そうしたトラブルを避けるために、見積書にはどんな役割があるのかしっかりと理解することが必要です。見積書には、価格・支払い条件・見積書の有効期限・納品物、あるいは提供する役務の内容を最低限明記しなければなりません。曖昧な書き方をしていると、認識の違いを生んでトラブルにつながります。また、有効期限を設定することで、発注するかどうか悩んでいる取引先の背中を押す営業的な効果も見込めます。

また、それぞれの役割についても注意しなければならない点があります。見積書のトラブルでとくに多いのが、「見積書と内容が違うため支払いをしたくありません」というものです。実際と納品物と見積書に記載した内容が間違いなく一致しているか必ず確認しましょう。

納期設定もトラブルの主な原因です。安易な納期設定はしないこと、納期をしっかり守ること、万一遅れてしまう場合には必ず連絡を入れることが必要です。稟議に時間のかかる企業も少なくありませんから、先方の発注タイミングが遅れてしまわないよう、迅速に見積書を提出できる体制をしっかりと整えておきましょう。書類の提出が遅すぎると、取引先から事務能力に疑いを持たれてしまい、トラブルやリスクを恐れて失注してしまうケースも考えられます。

見積書に記載する内容を細かく挙げていくと、宛て先・通番・発行日(提出日)・提出者や作成者の印鑑・見積書のタイトル・見積もり金額・納品場所・納期・見積書の有効期限・明細ナンバー・項目・単価・数量(単位)・金額・備考や補足などです。基本的に、これらを記載していれば問題ないでしょう。こうした必要項目は自作のテンプレートだと抜け漏れしがちなので、このページで配布しているような既成のテンプレートを活用することをおすすめします。

見積書にはちょっとした挨拶の言葉も添えるようにしましょう。「下記の通りお見積もり申し上げます。」「ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」などです。メールにPDFを添付して送る場合には、わざわざPDFを開かなくても内容がわかるように、内容のサマリをメール本文にも書くと親切でしょう。

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