請求書

請求書エクセルテンプレート(無料)

ビジネスで使える請求書のExcelテンプレートです。全て無料でダウンロードできます。

請求書のテンプレートは、標準的な請求書フォーマットに加え、源泉徴収・値引き欄・前月繰越の有無、縦横レイアウト・英語など様々なパターンを用意しています。

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請求書の書き方・注意点

請求書の書き方に法律上のルールは一切ありません。このように書かなければならないという決まりはありませんが、相手側がどのようなフォーマットを希望するのかを考える必要があります。コピーではなく原本でなければならない場合もありますし、社印・担当者印の押印が必須の場合などもあります。相手側のルールに従わないと、先方の支払い処理が滞ってしまい、迷惑をかけたり、入金が遅れたりするリスクがあるので、事前にしっかりと確認しておきましょう。

請求書を送る目的は入金をしてもらうことですから入金してもらうことができなければ意味がありません。入金を確実に行なってもらうことができる請求書を書かなければなりません。記載すべき項目は、宛て先・請求書番号・請求書の発行日・請求側の会社名と捺印・請求書のタイトル・繰越金(未入金がある場合のみ)・合計金額・振込先・振り込み手数料・支払い期限・商品名や数量などです。これらを記載しておけば、多くの場合は問題ありません。しかし、先方からフォーマットを指定される場合もありますので、その場合は取引先に従ってください。

請求書を郵送する必要がある場合の書き方ですが、封筒の宛名を書く際には、社名の下に必ず「御中」をつけましょう。どうしても社名が書ききれないような場合には「株式会社を(株)」と省略してもOKです。また、封筒の表の方に赤い文字で「請求書在中」と朱書することで注意を払ってもらうことができます。これは手書きでも良いですし、市販されているゴム印でも構いません。封筒の中には、請求書以外にも送り状と明細書を同封します。窓付き封筒で送る場合には、宛て先が隠れてしまっていないか必ず確認しましょう。宛て先が見えなくなってしまっていると、当然ですが宛て先不明で請求書が戻ってきてしまいます。

請求書の記入ミスは修正することができません。原則としては請求書を再発行する必要があります。とくに郵送してしまった後にミスに気づいた場合にはお詫びの一報を入れてから、お詫び状を添えた請求書の再発行をしましょう。くれぐれも、相手方が二重払いをしないよう注意してください。万一二重に支払いを受けてしまったときは、その旨を謝罪とともに先方に伝え、返金がよいのか、次回取引時の相殺がよいのか対応を協議してください。先走って事前の連絡なしに返金処理をしてしまうと、一体どんな名目での入金なのか先方での判断ができず、返って余計な手間をかけてしまう恐れがあります。

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