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請求書作成のすべて!独立・起業前に確認したい請求書の書き方・様式から注意点までぜんぶ教えます

2017-02-26 12:02:00

 

 

 

 

 

事業活動を行う際に、絶対に必要となるのが請求書です。

しかし、起業や独立をした際に、意外につまずいてしまうポイントが多いものでもあります。とくに、組織に属していた方の場合は、請求書の発行業務は管理部門に任せていて、自分自身で発行したことがないという方は多いのではないでしょうか。

そこで今回は、請求書に掲載する請求書の基本的な書き方から注意点までをまとめてご案内します。独立や起業を検討中の方や、独立したばかりでまだ請求書の発行経験が少ない方にはきっと参考にしていただけると思います。

 

(解説の前に)今すぐ請求書作成をしたい方はこちら

「boardで請求書作成」について詳しく知る

 

また、請求書の作成・発行業務の効率化方法をお探しの方は、以下の記事をご覧ください。
エクセルテンプレートを使った請求書作成から卒業しよう!請求業務を効率化するクラウドサービスの活用のポイント
請求漏れが発生する原因と防止するための記憶に頼らない業務フロー・管理のコツ
月末・月初の請求書送付をミスなく効率化〜請求書の一括メール送信・郵送

 

Excelテンプレートをお探しの方は、コチラをご覧ください。

 

目次

  1. 請求書を発行する目的
  2. 請求書の記載事項
  3. 請求書についてよくある疑問・質問
  4. 請求書関連のよくあるトラブルと対策
  5. 独立時に役立つ! フリーランス業種別よく使う摘要・品目・商品名
  6. まとめ

 

請求書を発行する目的

請求書を発行する目的は、言うまでもなく売上金を顧客から支払っていただくためです。個人間で金銭のやり取りをする際には一々請求書を発行しませんが、企業間の取引では発行がほぼ必須となります。請求書がなければ支払いができないという企業がほとんどですので、請求書の発行漏れにはくれぐれも注意してください。

請求書は会計や税務にも必須です。
受け取った請求書を紛失してしまった場合、経費として認められないケースがあるのできちんと保管をしましょう。また、消費税の仕入税額控除を受けるためには、請求書を7年間保管しなければならないと消費税法で定められています。

参考:請求書等の記載事項や発行のしかた|消費税|国税庁

 

請求書の記載事項、様式・書式

請求書に記載する事項や書式は、実は法律で明確に定められていません。

消費税法においては、「請求元の名称」「請求先の名称」「取引年月日」「取引内容」「取引金額(税込)」の5点を必須としていますが、これだけでは実務上十分でないことが多いでしょう。

請求書のサンプルに照らし合わせながら、それぞれの項目について解説していきます。

 

1.見出し

書類の見出しには大きく「請求書」と書き、ひと目で請求書だとわかるようにしましょう。

なお、表記は、「御請求書」「ご請求書」「請求書」などいくつかパターンがあり、「御」「ご」を付けるかどうかは意見が別れるところです。
例えば、請求書の場合、請求するのは自分自身ですので、「御」を付けるのはおかしいのではないかという意見があったり、一方で、丁寧な言い回しとして「御」を付けるという意見もありました。

そのため、boardでは、好みに合わせて変更できるように、「書類詳細設定」でこの部分の表示文言を変更できるようになっています。
参考:書類詳細設定〜見積書・請求書・発注書等の各種書類のカスタマイズ

2.宛名

宛名につける敬称は、会社や部門宛の場合は「御中」、個人名まで書く場合には「様」です。「様」をつける場合には「御中」は不要となります。

3.請求No.

請求書を管理するための番号です。一通ずつユニークなものを発番しましょう。
請求書No.を振っておくと、入金遅れなどが起きたときに該当の請求書を特定しやすくなり、トラブルの解決がスムーズになります。

4.請求日

「請求書発行日」と記載する書式もあります。
実際の発行日ではなく、請求締め日を記載することが多いようです。
請求締め日は月末であることが多いですが、企業によっては20日締めなどに設定していることがあります。
間違えないよう、必ず取引先に確認をしておきましょう。

5.件名

何に対する請求なのかを記載する項目です。
なるべく具体的に書いておくと、取引履歴を遡って確認したいときなどに便利です。案件名などを入力することが多いようです。

6.支払期限

入金期限は必ず明記しましょう。
支払いサイト(請求から支払いまでの期間)は「月末締め翌月末払い」や「月末締め翌々月末払い」が多いですが、企業によって異なります。事前に取引先に確認してください。

また、支払いサイトの確認は、請求時ではなく契約時に行ってください。入金までの期間が長いと、入金待ちの間に自社の資金がショートするリスクが高まるため、事前に把握しておくことが非常に大切です。

支払いサイトが極端に長い場合には、先方のキャッシュフローが厳しい状態に陥っている可能性もあります。最悪、売掛金が回収できないケースも考えられますので、危ないと感じたら依頼を断るのも選択肢です。

7.振込先

「金融機関名」「支店名」「口座種別」「口座番号」を明記しましょう。

8.請求元(自社情報)

自社の会社名や所在地を記載しましょう。
連絡先や担当者名が書いていない請求書も時々見かけますが、問い合わせが生じた際のやり取りがスムーズになりますので、詳細に記載することをおすすめします。

9.請求印

請求書への押印には角印を用いるのが一般的です。
しかし、とくに法律で定められているわけではないのは先述したとおりですので、個人事業主で角印を作っていない場合などには個人印を用いても問題ありません。
自社名に少しかぶさるように押印してください。

参考:請求書には印鑑が必要である理由

10.合計金額

目立つ位置に税込みの合計金額を記載しましょう。
振込金額になりますので、先方の経理担当者が作業しやすいですし、入金額間違いの防止にもなります。

なお、源泉徴収を引いた金額を振り込んでもらう場合は、源泉徴収を除いた「振込金額」を表示した方が親切です。

11.摘要

請求の内容について記載する項目です。「摘要」の他に、「品目」や「商品名」などと記載されている書式もあります。

どの程度詳しく書くかは自由ですが、見積書や納品書に合わせた記載をすると照合しやすくてよいでしょう。詳細を請求書に書ききれない場合には「詳細は別途納品書(No.●●)を参照」などとする場合もあります。

保守契約など、毎月継続して発生する請求には、摘要に「3月分」などと書き添え、どの月の請求分なのか明確にするとわかりやすいでしょう。

12.数量・単位

数量だけではなく、単位まで書き添えるとよいでしょう。
とくに「1箱12個入りの商品」などは、単位がないと数量が箱数を指すのか個数を指すのかわからず、トラブルになりがちです。

13.単価

摘要ごとの商品単価です。一般的には税抜き金額を入力することが多いです。

14.金額

摘要ごとの合計金額です。「数量×単価」の金額を記載します。

15.小計

消費税を足す前の税抜き合計価格です。

16.消費税

小計に対する消費税額です。消費税額を摘要ごとに記載する書式もあります。

17.合計

小計と消費税額を合計した金額です。計算ミスやエクセルの関数ミスがないか注意しましょう。

18.備考

連絡事項などがあればこちらに記載をしてください。


boardでは、これらの項目をカバーした請求書を簡単に作成出来るだけでなく、その情報を元に、営業管理・経営管理などのビジネスに不可欠な情報の管理を簡単にすることができます。

boardの請求書デザインを見る

請求書についてよくある疑問・質問

小数以下の消費税はどうしたらいいの?


小数点未満の金額の処理は法律に定めはなく、「切り捨て」「切り上げ」「四捨五入」のいずれでも問題ありません。国税庁からは、過去に通達という形で下記のように言及されています。

1円未満の端数が生じるときは、当該端数を四捨五入、切捨て又は切上げのいずれの方法により処理しても差し支えなく、また、当該端数処理を行わず、円未満の端数を表示する場合であっても、税込価格が表示されていれば、総額表示の義務付けに反するものではないことに留意する。

引用元:事業者が消費者に対して価格を表示する場合の取扱い及び課税標準額に対する消費税額の計算に関する経過措置の取扱いについて(法令解釈通達)|国税庁

しかし、請求ごとに計算が異なるのは混乱の元になりますので、一貫したルールを設けた方がよいでしょう。
一般的には切り捨てが多いですが、取引先によっては端数処理が指定される場合もありますので注意しましょう。

 

 

免税事業者でも消費税は請求できるの?

年商1,000万円以下の事業者や、設立から2期目までの法人は基本的に消費税の納税義務がありません。法人の場合、事業年度の開始時に資本金が1,000万円以上あると免税されないなどの例外があるので、詳細は国税庁のHPを確認してください。

参考:No.6501 納税義務の免除|消費税|国税庁

免税事業者の場合、「消費税を支払っていないのだから、消費税を請求する権利もないのでは?」と誤解してしまいやすいですが、免税事業者であっても消費税の請求は可能です。
そもそも、消費税法には免税事業者は消費税を請求してはいけないとはどこにも記載されていません。

売上の8%(執筆日現在の消費税率)は馬鹿にならない数字ですし、「納税対象になってから消費税を請求するようにしよう」と思っても、取引先にとっては実質的に値上げ交渉になるため、簡単にはいかないでしょう。
そうした点を考慮して、事業開始時から消費税を請求するようにした方がよいといえます。


振込手数料はどちらが負担するのものなの?

慣習的に、振込手数料は支払側が負担することが多いです。
しかし、取引先との力関係によって請求側の負担とされてしまうこともあります。トラブルにならないよう、契約書等に振込手数料をどちらの負担をするか明記した方がよいでしょう。

参考:振込手数料は当方負担?先方負担?〜社内α版運用時の経験から生まれた振込手数料の管理機能


源泉徴収の対象や計算方法がわからない

源泉徴収の対象となるのは、およそ以下の8種類です。

イ 原稿料や講演料など
 ただし、懸賞応募作品の入選者などへの支払については、一人に対して1回に支払う金額が5万円以下であれば、源泉徴収をしなくてもよいことになっています。
ロ 弁護士、公認会計士、司法書士等の特定の資格を持つ人などに支払う報酬・料金
ハ 社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬
ニ プロ野球選手、プロサッカーの選手、プロテニスの選手、モデルや外交員などに支払う報酬・料金
ホ 芸能人や芸能プロダクションを営む個人に支払う報酬・料金
ヘ ホテル、旅館などで行われる宴会等において、客に対して接待等を行うことを業務とするいわゆるバンケットホステス・コンパニオンやバー、キャバレーなどに勤めるホステスなどに支払う報酬・料金
ト プロ野球選手の契約金など、役務の提供を約することにより一時に支払う契約金
チ 広告宣伝のための賞金や馬主に支払う競馬の賞金

引用:No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは|源泉所得税|国税庁

また、上記には明記されていませんが、Webデザインなどのデザイン業務も源泉徴収の対象となります。
同じく国税庁の資料「平成27年版 源泉徴収のあらまし  第5 報酬・料金等の源泉徴収事務 ※PDF」に詳細がありますので、必要に応じて確認してください。

源泉徴収額の計算方法は、基本的には以下のとおりです。

一回の支払金額が100万円以下…支払金額×10.21%
一回の支払金額が100万円超…(支払金額-100万円)×20.42%+102,100円

ただし、一部業務では異なる場合がありますので、不明な場合は所轄の税務署や、税理士まで相談をしましょう。

送り状(送付状)はつけるべき?

送付状は付けても付けなくても問題ありません。
しかし、郵送やFAXで送付する書類には送り状をつけるのが一般的なビジネスマナーですので、その場合には送り状を付けた方が無難だと言えるでしょう。(メールでは不要です)

送付状の書き方やテンプレートについては以下で詳しく紹介していますので、よろしければ参考になさってください。

参考:個人事業主・フリーランサーのための請求書の送付状の書き方

なお、boardでは請求書出力時に送付状の有無を個別に選択でき、「送付状あり」で出力すると、送付内容(請求書 1部など)を表示した送付状を自動的に生成します。

参考:請求書・見積書・発注書の作成だけではなく、送付状の自動生成まである理由

請求書の「鏡(かがみ)」って何?

請求書に限らず、提出する書類の一枚に付ける表紙のような文書を「鏡(かがみ)」と呼びます。
意味合いとしては送り状と同じで、付けても付けなくても問題はありません。
とはいえ、ビジネスマナーとしては鏡がついていた方が丁寧といえます。マナーを重んじる老舗企業とのやり取りの際には鏡か送付状をつけたほうが無難でしょう。

請求書はどれくらいの期間、保存する必要がある?

すでに軽く触れていますが、法人の場合請求書は7年間保存する義務があります。個人事業主ではもう少し短く、5年間の保存期間となっています。請求書だけではなく、見積書や納品書等の証憑書類には同じ保存期間が義務付けられています。

なお、この期間の算定は請求書の日付ではなく、決算期の期間でカウントされます。例えば、決算期が平成28年3月期の場合、申告期限は平成28年5月31日となるので、平成35年5月31日まで保存する必要があります。

参考:会計・経理関係書類の保存期間総まとめ(根拠法付き)

 

封筒には「請求書在中」って書かなきゃいけないの?

書く義務はありませんが、書いておいた方が先方にわかりやすく、見落としで入金が洩れるリスクを下げられるでしょう。
手書きするのは大変ですので、スタンプをひとつ用意しておくと便利です。

請求書原本の郵送は必須? メールやFAXだけではダメなの?

請求書原本の郵送を義務付ける法律はなく、原則的には必須ではありません。最近では、請求書のやり取りはPDFデータのみで問題ないとする企業も増えています。

しかし、請求書原本の郵送を必須とする企業もまだまだ多いです。請求書原本の郵送が必須かどうかは、取引先ごとに確認しましょう。

boardは、請求書原本の郵送代行機能を備えています。手作業での宛名書きや封入作業は意外に時間が掛かるもの。また、手動ではミスも発生しやすくなります。郵送作業が多ければ多いほど、郵送代行機能を活用いただくと大幅な業務効率化が可能です。

boardの郵送代行機能の詳細を見る

 

ExcelやWord形式の請求書は送ってはいけないの?

請求書のやり取りは電子データで問題ないとする企業でも、ExcelやWord形式の請求書を送るとPDFで送り直すよう要望されることがあります。これは、ExcelがWordの場合、開いてそのまま編集できるため、作業中に誤って内容を変えてしまうリスクがあるためです。閲覧環境によって体裁が変わってしまったり、うまく印刷できなかったすることがあるのも理由のひとつでしょう。

そうした問題を避けるために、請求書等の重要な書類は編集禁止にしたPDFで送るのが無難です。しかし、まれにWordやExcel形式で送って欲しいと言われることもあります。その場合は、顧客と相談して決めましょう。

 

請求書への押印は電子印(画像)でも大丈夫?

そもそも、請求書への押印を義務付ける法律が存在しないので、電子印でも問題ありません。電子印を作成するときは、白い紙に押印した画像をスキャンして、透過処理を行うのが最も手軽でしょう。

Photoshopなどの画像処理ソフトを持っていなくても、透過画像を作成するツールやWebサービスもありますので、それらで作成できます。

なお、boardではこのように作成した画像データを登録して、電子印としてご利用いただけます。
参考:社印・ロゴの画像サイズと書類上の見え方

 

 

請求書への押印はゴム印やシャチハタでも大丈夫?

法的には押印すらなくとも請求書は有効となるものですので、本来はゴム印やシャチハタでも問題ありません。

しかし、ビジネスマナーや慣習として、ゴム印やシャチハタでの押印は望ましくないものとされています。
企業や官庁によっては「シャチハタ不可」と明記しているところもあるようです。

なにか特別な事情がない限り、請求書への押印にゴム印やシャチハタを使うのは避けた方が無難でしょう。

シャチハタが正式な印として認められない理由としては、量産品で同じ印影のものが多数存在し得ること、印影がにじんだり、長期保存しているうちに消えてしまったりといった性能上の問題があったことが原因と言われています。
しかし、現在では改良が加えられており、印影のにじみや保存性の問題は解決されているようです。

参考:ネーム9を使用していますが、通常の機械彫りの認印に対して、使用目的上の制約を教えてください。(たとえば役所の住民票交付、銀行届印、領収書認等々)|シヤチハタ

 

間違って記載しちゃった…訂正印で直してもOK? 

請求書を訂正印や修正テープで直してはならないという法律はありませんが、請求書をそのように修正するのは非常識的なことだとされています。お金を扱う重要な書類ですので、ミスがないことが大前提だからです。
 
訂正印などで修正した請求書を送付すると、取引先から企業姿勢を疑われることにもつながります。少し手間はかかってしまいますが、間違いがないものを再発行してください。

請求書の書式は自作しても問題ないの?

問題ありません。
先述の通り、請求書に法律で定められた書式は存在しないからです。

ただ、あまりに変わったデザインの請求書は受け取った側が処理をしづらいので、ひな形を踏襲しつつ、ロゴ画像を挿入する程度にとどめた方がよいでしょう。

なお、本記事で使用しているサンプル請求書の元となったテンプレートは以下よりダウンロードしていただけます。
【無料配布】請求書作成、他書類を一括発行・配色切替できるエクセルテンプレート8選(見積書・発注書・発注請書・納品書)

請求書を分割したい・まとめたいと相談されたんだけど、対応していいの?

先方担当者の決裁権限金額や、管理体制の関係で請求書の分割や統合を依頼されることはしばしば発生します。
基本的に、こうした要望は受けて問題ありません。

しかし、請求日の変更や、明らかに異なる名目への修正を依頼された場合は注意をしてください。不正な経理操作のために利用される可能性がありますので、リスクを感じた場合は返答の前に税理士と相談した方がよいでしょう。

「まとめたい」という場合は、「合計請求書(合算請求書)」という形で複数の請求書を1つにまとめる方法もあります。
なお、boardでは、「合計請求書」機能がありますので、簡単に複数の請求書を1つにまとめることができます。また、請求書の合算方式も3パターンから選択することができます。
参考:合計請求書(合算請求書)機能をリリース


 

マイナスの請求書を発行して欲しいと言われたんだけど、どういう意味?

請求書は相手方へ代金の支払いを求める書類です。その金額がマイナスであるということは、反対に相手方へ返金しなれければならない費用が発生したという意味合いになります。

マイナスの請求書が発生するシチュエーションとしては、前金で支払われていた業務が中断したり、納品物の数量や金額が減ったりしたするケースが考えられます。納品物が返品されてしまった際にも発生しうるでしょう。

いずれにせよ、マイナスの請求書を作ってはいけないことはありませんので、発行を求められたら対応して問題ありません。



請求書が多いので窓付き封筒で効率的に送付したいんだけど、どこで買えるの?

封筒に一枚一枚宛名を書いたり、宛名ラベルを貼り付けたりするのは手間がかかるものです。窓付き封筒を使用すれば、対応する位置に住所を印字した送付状や請求書を封入するだけでよいので、発送業務が格段に効率化します。

窓付き封筒は一般的な文具店や通販サイトで購入可能です。自社所在地などをあらかじめ印刷した窓付き封筒を用意したい場合には、インターネット印刷会社を利用するのが便利で低価格です。

例えば、プリントパックであれば小ロットで数千円から注文できます。
参考:【価格表】既製封筒 窓付長3 ホワイトケント100|プリントパック

なお、boardでは窓付き封筒に対応した書式で送付状・請求書の発行が可能です。
参考:【機能追加】見積書・請求書・送付状など各種書類の窓付き封筒対応

また、郵送代行機能も提供していますので、量が多くて大変な場合は、郵送代行機能を使えば、画面から数クリックで郵送依頼を出すことができます。
参考:見積書・請求書作成後、簡単に郵送することができる郵送代行機能をリリース


boardは、見積書・請求書等の作成から発注(支払)管理、営業管理、売上見込み管理、経営分析まで、個人事業主から中小規模の会社までの業務・経営をサポートするクラウドサービスです。
当記事にあるような請求書作成・発行業務はもちろん、個人事業主・経営者として大事な数字面の管理までを強力にサポートします。

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請求書関連のよくあるトラブルと対策

 

請求書の発行が漏れた

請求書が届かなければ支払いが行われることもありません。せっかく仕事をしたのに、請求書の発行漏れで入金されなかったら骨折り損です。

企業や担当者によっては請求書未着の連絡をもらえることもありますが、そのまま気が付かれなかったり、気が付いても無視されたりするケースもあるでしょう。

請求書発行の管理は自社の責任で行うべきものです。発注書や納品書と照らし合わせて、請求書の発行洩れがないか毎月チェックしましょう。

請求書の記載を誤った

請求書の記載を誤ったことに気がついたら、まず先方へ連絡して謝罪をし、誤った請求書の破棄を依頼しましょう。その上で、正しい請求書を再発送してください。
その際には、送り状にお詫びを書き添えたり、詫び状を同封したりすると丁寧でしょう。


口座名義人のカナ表記を漢字で書いたり、法人表記を間違えた

オンラインでの振込をする場合など、振込先の口座名義が完全一致でないと手続きが終えられない場合があります。
自社が発行する請求書には、口座名義人のカナ表記も正確に記載するようにしましょう。
「カ)」と「カブシキガイシャ」の違いで振込が行えないといったトラブルを防げます。

取引先に請求書雛形を求められた場合にも、口座名義人の欄に凡例を掲載し、注意を促すとよいでしょう。


入金額が請求金額より少ない・多い

請求額が少なかったり、多かったりする原因は、以下の5つが多いです。

  1. 先方が振込時に入力ミスをした
  2. 前後の月の請求書と取り違えた
  3. 相殺処理がされている
  4. 振込手数料の負担をこちらにされている
  5. 源泉徴収税額を差し引いて入金されている


(1)(2)の場合は、単なるミスですので先方へ連絡して不足分を振り込んでもらうなり、過剰分を返金すればよいでしょう。毎月の取引がある場合は、次回の支払い時に調整しても問題ありません。

(3)の相殺処理については、事前に相談ができていないと混乱の原因になりがちです。相互に売上が発生する場合には、相殺処理を行うかどうかあらかじめ決めておきましょう。

(4)は先方との交渉が発生する可能性があります。契約書を見て振込手数料がどちらの負担になっているか確認をしてから連絡をしましょう。

(5)は個人事業主で起きがちな問題となります。源泉徴収が不要な場合には、先方へ連絡してその旨を説明し、不足分の入金を依頼しましょう。

支払期日に入金がない

支払期日までに入金がされているかどうかは、毎月必ずチェックしてください。未入金の対応は、遅れれば遅れるほど難しくなります。

未入金の場合には、まず先方へ連絡して請求書が届いているか確認をしましょう。もし請求書が未着だった場合には、お詫びの上で請求書を再送しましょう。

請求書が届いているにも関わらず入金がされていない場合には、いつ入金されるのか確認をしましょう。
先方のキャッシュフローが厳しい場合には、分割払いなどの相談を受けることもあります。そうした要望を受ける場合には、必ず書面などで約束した内容を残すようにしましょう。

電話やメールで連絡しても入金されなければ、催促状や督促状を送付し、それでも入金されなければ少額訴訟などの法的手段を検討しましょう。
中小企業であれば、「下請かけこみ寺(全国中小企業取引振興協会)」の無料相談を利用してもよいでしょう。

従業員による着服や架空請求書発行などの不正行為

請求書にまつわるよくある不正として、振込先口座を書き換えたり、売上金を現金で回収したりして着服するといった手口や、営業担当者が自身の売上成績をアップさせるために架空の請求書を作成するといった手口があります。

こうした不正を防ぐためには、不正を起こしにくく、また発見しやすい体制を作ることが重要です。
具体的には以下のような対策が考えられます。

  • 請求書発行業務と入金確認業務の担当者を分ける。請求書の口座が書き換えられていた場合、別の担当者が入金漏れをチェックすることで不正を発見できます。
  • 売掛金管理を徹底する。とくに未入金管理を徹底することが効果的です。着服されていた場合、その請求分は未入金となるからです。
  • 請求書には必ず社印を押印するとともに、社印の管理を徹底する。これにより、担当者個人が無断で請求書を発行できなくなります。

 

請求書関連の失敗談

入社すぐの無知な私は、押印なしの請求書を発行

入社してすぐのときの話です。

事務職として採用されたのですが、それまで事務系のバイトはしたことがなく書類作成については全くの素人でした。しかし新人研修もないまま初日から即戦力としてこき使われ、何もわからないまま見よう見まねで仕事をしていました。

入社数日後に、初めて請求書を作成するように言われました。ワードで請求先と金額とが差し込み印刷できるようになっており、滅多なことで間違いは起きないだろうと思ってのことだと思います。

千枚ほどの請求書を印刷し終わると、「じゃ出しといて」と上司からの一言。

請求書に押印することを知らなかった私は、ハンコなしの請求書をせっせと封筒に入れていきました。さらに運の悪かったことに、その時印刷した差し込みデータには、既に解約された請求先がそのまま残っていたのです。何も知らない私は、解約した宛先にもせっせと押印なしの請求書を送ってしまって。

後ほど全ての請求書を再発行し送付し直すことになりましたが、とくに解約した宛先の方に長く説教されたことを覚えています。請求しなくていい相手にまで請求し、しかも押印がないだなんて、今考えても赤面してしまう失敗でした。

 

請求書をライバル会社に送ってしまって大トラブル

得意先様別に締め日を過ぎると請求書を送るのですが、その際に誤って、違う会社に請求書を送ってしまいました。あろうことか、得意先様同士でライバル関係にある会社への送付してしまい、かつそこが普段購入されている価格より安い価格での単価がのっている請求書でした。

当然すぐに電話がかかってき、仕入れ先を変えると言われました。すぐに上司に謝罪に向かい、価格をそれ以上に下げるということで、一旦許してはもらいましたが、信頼という意味ではガタ落ちでなかなか失った信頼を取り返すのは難しく、新案件は必ず見積をいただいていたのに、他社に聞いて当社には聞いてくれなくなってしまいました。

売り上げは個人の目標の中で大きく占めるお客様だったので、個人としても会社としても痛手となりました。

 

請求書を慌てて送付したら、まさかの間違い

お客様に月末締めの会社が多い弊社では、月末はとても多くの請求書を発行します。多くの請求書は郵送で送るのですが、送り先には細心の注意を払っています。お客様によっては本社や支店ではない場所に送るようお願いされることもあり、送り先を間違えると経理や上司から大目玉をくらいます。

その月はそれほど繁忙期ではなかったので、かえって油断していたのかもしれません。確か、請求書の内容に修正点があり、2社だけ後で送りなおさなければならない状況でした。中身を修正し、同封する送り状に「お手数ですが差し替えをお願いします」と記載し、封筒に入れて発送。ところが、最後の最後でうっかり入れる封筒が入れ違ってしまったのです。

お客様の手元には、それぞれ別の会社あての請求書が。その内容には同じ商品でも価格の異なるものもあり、あとでお得様価格にもう一社も合わせる羽目になりました。最後の最後まで、気を抜いてはいけないと痛感しました。

 

請求書の金額を税抜きの金額で把握していた

全国チェーン店のホテルで事務員として勤務していました。

月末になると業者から数多くの請求書が送られてきますが、こちらの金額と照らし合わせて金額が合わなかったらあちらがわの事務員に電話をかけて金額をあったら請求の金額を支払うことになるんですが、わたしが請求書の金額を税抜きの金額で把握してしまいあちらも勘違いしてしまい、税抜きの金額でお互い了承してしまい、税抜きの金額でお金を振り込んでしまいました。

気づいたのが一週間後くらいでした。あちらもこちらも完全に信用しきっていたのでこちら任せだったのでわたしが気づくまで全然気づいていませんでした。差額分はあとから請求して払っていただきました。上司にも叱られ災難でした。

 

消費税改正のタイミングで、税率を間違って請求してしまった

以前勤めていた会社では、請求書はエクセルで作成し発行していました。

法律や税制改正にあわせて更新があるソフトではもちろんありませんので、状況に合わせて計算式を修正しなければなりません。数年前、消費税が5%から8%にあがるとき、それにあわせて請求書の計算も見直していたのですが、5%のときに行った案件とほぼ同じ案件の請求書を、つい従前の請求書をコピーして作成してしまいました。入力金額だけコピーすればよかったのですが、計算式が入力された欄もコピーしてしまい、5%の税率で消費税が計算されてしまいました。

そうとは気づかず、請求書を発行した後に先方から連絡があり発覚しました。すぐに分かったから良かったものの、誤ったまま入金が行われたら、経理上の処理など大変面倒なことになったかと思うと、とてもひやりとした体験でした。

 

間違えて他の取引先に請求書を送ってしまった…

経理事務の仕事をしているのですが、その日は書類作成や送付物整理の多い日でした。ちょうどレターパックの在庫が切れていたので、帰りに郵便局で買って送ろうと思ったのが今思えば過ちです。

発送する書類に送付状をセットし、クリアファイルに纏め、あとはレターパックに入れるだけの状態で帰り際に郵便局へ。無事発送を終えたのですが、その数日後、先日書類発送した取引先から郵便物が届きました。こんな時期になんだろう?と、薄い郵便物を開けてみると、先日の書類に混ざっていたのでお送りいたしますという旨の丁寧な送付状と共に、全く別の取引先に送るはずの請求書が入っていました…。

同じ日に作成した、しかも押印済の請求書を、送付物と一緒に発送してしまっていたのです。。しかも私はその請求書が無くなっていた事に全く気付いていなかったという始末!丁寧に送り返してくれた取引先に感謝しつつ、今は送付物は2度、3度と中身を確認しています。

 

同じ物件の請求を2度もしてしまいました…

以前にもお取引があった会社に、別の件で請求書を送付した時のことです。

丁度内容が似ていたので、以前のデータを元に請求書を作成していました。すると先方から連絡があり、この請求はもう支払っていると思う、と言われました。現場所在地が以前と近く、似ていた(上〇町と下〇町程度の違い)なので、分かりづらいのだろうと思い、以前お支払いいただいたのは上〇町で今回は下〇町です。似ている地名が多くややこしくて申し訳ありませんと伝えました。

私がきっぱりと断言するので先方も、そうですか…と不思議ながらも納得し、電話を切りました。しかし、後でデータを確認すると、私の書き換えミスでした。地番の書き換えは注意して書いたのですが、地名も変更したつもりが変更されていなかったのです。すぐに謝罪の連絡をし、再度請求書を送付しました。それからは物件名などの重要な記入は、手抜きをせず都度入力するよう心がけています。

 

ダウンロードしてきたものは、気をつけましょう

以前勤めていた会社では、それまで既定の請求書を使用していたので深く考えることなく記入していました。

そんなある日、突然「各自、パソコンで請求書を作って送るように」とお達しが!

慌てて無料ダウンロードできるテンプレートを引っ張ってきました。それは、商品番号に商品名、商品内容に単価に合計金額、消費税、備考欄……とたくさんの項目が備わっていたため、大混乱。

何とか埋めたものの、肝心の書類の上半分がサンプルのままでした。宛名は「××商事御中」、日付もXXXX年、合計金額も振込先口座もサンプルのまま……。上司が何気なくチェックしてくれなかったら、大恥をかくところでした。

以来、請求書は書いてから少し寝かせて再チェックするようにしています。

 

単純ミスで真逆の計上に冷や汗をかきました

外資系保険会社に営業アシスタントとして勤務していた頃、業務内容として主に顧客への請求書作成・送付・着金確認や、チームの売り上げ計上、営業スタッフの資料準備などを行っておりました。大企業の団体生命保険も取り扱っており、その金額は数千万円のやりとりでした。

ある日、毎月行っている通り、先方への請求書を作成し、送付状などを添えて封筒に入れ社内の外部向けポストに入れておりました。退社間際になって、『すごい金額のマイナスになってるけど、間違ってない?』と経理担当者から言われ、確認すると「-」と「+」を間違えて計上しておりました。

先方も毎月のことで、請求書の数字があっていればいつも通り振り込みはされるかもしれませんが、金額が大きい分数字の前の「-」と「+」の立て間違えだけで、えらいことになるなとヒヤリとしました。まだ月の計上締切前でしたので、まだ容易にリカバーできましたが、締め切り後はかなり面倒なことになっていました。

ミスをするのが大嫌いな私でしたので、そんな単純ミスをしたことが大変ショックでした。

 

 

独立時に役立つ! フリーランス業種別よく使う摘要・品目・商品名


請求書について悩むのは、独立や起業をしたばかりのころが多いでしょう。

これまで紹介してきたことの他に悩みがちなポイントが、請求書に記載する摘要の文言です。そこで、フリーランスで多いと思われる以下の3つの業種について、よく使う摘要をまとめました。

フリーライター

フリーライターの場合には、「原稿料」という摘要を使用する機会が最も多いでしょう。これは「ライティング料」や「記事代」などと記載しても問題ありません。

これ以外には、取材にかかった「交通費」や「宿泊費」、カメラ撮影を行った場合には「撮影費」を別途請求することもあるでしょう。

フリーエンジニア

エンジニアの場合には、「要件定義」「データベース設計費」「プログラミング費」「テスト費」「システム保守費用」などの摘要が考えられるでしょう。

少し大きな開発では、詳細に書き出すとキリがないため、「●●システム開発一式」などでまとめてしまい、詳細は見積書や納品書に記載するケースも多いです。

「人時」「人日」「人月」といった稼動時間ベースの請求が多いのもエンジニアという業種の特徴です。ですので、エンジニアや開発会社が請求書のフォーマットを選ぶ際には、摘要や単位の記載が柔軟に行えることを重視するとよいでしょう。

なお、boardでは単位欄に自由にテキストを入力できます。「人日」「ヶ月」「式」など、様々な単位を使用するエンジニアにとって使いやすいサービスを提供しています。

フリーデザイナー

デザイナーの場合には、やはり「デザイン費」という摘要を使用する機会が最も多いでしょう。
サイト構築まで請け負うWebデザイナーの場合には、「TOPページデザイン費」や「下層ページデザイン費」、「コーディング費」、「設計・ディレクション費」、「Wordpress構築費」といった摘要を使用する機会も多いと思います。

ここで注意したいのは、「デザイン費」は源泉徴収の対象となり、それ以外は源泉徴収の対象とならない点です。
確定申告時に面倒なことを避けるためにも、最低限デザイン費とそれ以外の項目を分けて記載したほうが無難だと言えるでしょう。


まとめ

事業活動には必須である請求書ですが、意外に明確に定まったルールがないことに驚かれた方もいるのではないでしょうか。多様な形態の取引が存在しているので、画一的なルールを設けることが難しいのかもしれませんね。

ルールが決まっていない分、請求に関わることは取引先と話し合ってきちんと決めておく必要があります。

日本人はお金の絡んだ話が苦手だとよく言われますが、自ら事業を運営していくためには避けて通れない道です。後からトラブルにならないためにも、苦手意識を持たず、堂々と話し合えるようにしましょう。

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