発注をしてもらうために記しておくべき見積書の正しい書き方10項目

2015-02-01 02:48:00


見積書は顧客(クライアント)が依頼した商品やサービスの詳細を記した書類で、単価・数量・合計金額などを記載します。

大抵の場合、クライアントは見積書を見て、商品・サービスの内容や価格が要望に沿っていれば発注をするという流れが一般的です。もし内容が要望に沿っていない、または修正点がある場合は再度見積もりを依頼する、または別の業者や事業者に見積もりを依頼します。

複数の業者・事業者に見積もり依頼することを『相見積もり』と呼び、見積もりを比較して最も要望に沿った事業者を選ぶという活用方法もあります。

商品やサービスをクライアントに購入してもらうためにも、見積書には正確な情報を記載しなければなりません。そこで今回は、正式な見積書の作成はどのような方法で行えばよいかをご紹介します。


見積書の書き方

1.宛名

会社名は必ず正式名称で記載します。また(株)と略さず、「株式会社」と記載しましょう。また、敬称については以下のように、会社の場合は「御中」、人名の場合は「様」を使います。

◯◯株式会社 御中
◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯ 様


2.日付

見積書の発行日を日付として記載します。西暦、和暦、どちらで記載しても問題ありません。


3.通し番号

通番は必須ではありませんが、あとで見積書を再発行する際や、該当する見積書を見つける際に役立ちます。通番にルールはありませんので、数字のみやアルファベットと数字を組み合わせたものでもいいので、管理しやすい番号を付番しましょう。


4.発行者の会社名・氏名

見積書を発行した会社名・会社所在地・連絡先・担当者名を記載し、社名の後に社印を、担当者名の後に個人の認印を押印します。


5.タイトル・見積金額

「御見積書」「お見積書」「見積書」など、大きめのフォントでタイトルを記載します。タイトルの下には見積金額を同じく大きめのフォントで記載するのが一般的な見積書の書き方です。

必要であれば、見積金額の下に連絡事項や見積金額の内訳を記載します。


6.納品場所/納品形式

商品を納品する場所、および納品形式を記載します。納品するものがデータの場合は、サーバ納品であるのか、データ納品であるのかなど、納品方法は事前に確認しておきましょう。

なお、納品場所の記載は請求書にはない項目なので、忘れないように心がけてください。


7.納期

はっきりとした納期が決まっていれば◯年◯月◯日のように明確に納期を記載します。また、以下のように正式発注から◯週間以内と記載する場合もあります。

例:正式発注後◯週間以内


8.有効期限

本見積書の内容で契約が可能な期限を記載します。

例:本見積提出後◯週間


9.見積もり明細

単価、数量、単位、金額、備考など、商品の明細を記載します。補足説明は備考欄に記載してください。

また、合計金額は税抜か税込かも明示しておきましょう。


10.注意書き

発注や見積もりに関する注意点などがあれば記載しておきます。別途費用がかかる項目がある場合など、注意書きに記載しておくと発注後のトラブル防止につながるでしょう。


見積書の作成

見積書はExcelやWordで作成し管理することができますが、最近はクラウド型の見積書作成サービスの提供が増えており、それを利用すると見積書作成も管理も楽になります。中には無料プランの提供があるクラウド型見積書作成サービスもありますので、複数のサービスを試し、ExcelやWordでの作成・管理と、ぜひ比較してみましょう。

また、見積書をクラウドで一括管理をすることは業務効率化につながります。中小企業の経営者、個人事業主、フリーランスの方の業務時間を短縮することも可能です。クラウドなら複数人で管理ができるので、ExcelやWordなどのファイルベースで管理するよりも共有しやすくなります。

さらに、会計や給与管理まで行ってくれるクラウド型サービスもあります。見積書や請求書作成だけにとどまらないクラウド型会計サービスは、今後導入する事業者の増加が予想されますので、興味があればぜひ一度使用について検討しましょう。


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