個人事業主・フリーランサーのための請求書の送付状の書き方

請求書をクライアントに送る際、送付状を付けるかどうか、また付けるとしたらどのような内容で記せばいいのか、初めての時は結構分からないものですよね。

個人事業主・フリーランサーが請求書に送付状を添えて送る場合の送付状の書き方を解説します。

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送付状の役割

送付状は請求書や見積書などの書類と一緒に送る書面で、送付する書類の部数や挨拶などを記します。

メールで請求書を送る場合は、メール本文に挨拶や送付内容について書くので送付状は不要ですが、FAXや郵送で請求書を送る場合、送付状を添えて送ることが一般的です。

送付状は必須ではありませんが、マナーでもあり、また内容の間違いがないか確認できる役割もあるので、送付状を添えるようにしましょう。

また、送付状で添付書類の枚数を記しておく方が良いでしょう。特にFAXの場合は2枚目以降の見落としを防ぐことができます。郵送の場合でも、封入された書類の枚数が正しいか、抜けがないかの確認にもなります。

それ以外にも、たとえば、発注書・検収書などに捺印して返送してもらいたい場合に送付状にその旨を書くなど、連絡事項・依頼事項を記載するといった役割もあります。

送付状の内容

送付状に決まった書式やフォーマットはありませんが、以下の内容を記すのが一般的です。

・宛先（会社名、部署名、役職、氏名）
・送信者（名前、住所、電話番号、メールアドレスなど）
・日付
・タイトル
・挨拶文
・添付書類の枚数、種類
・備考

送付状の内容（タイトル）

タイトルは「書類送付のご案内」などと記すのが一般的です。

「請求書送付のご案内」「資料添付のご案内」など、添付書類の内容に併せて書いても構いませんが、「書類送付のご案内」と汎用的なタイトルにすることが多いようです。

送付状の内容（宛名）

会社・部署宛の場合と個人宛の場合で書き方が変わります。

＜会社・部署宛＞
最後に「御中」を付けます。
例）
○○○株式会社 御中
○○○株式会社 経理部 御中

＜個人宛＞
氏名だけでなく、会社名・部署名・役職名なども書きます。氏名はフルネームで書いた方が良いですが、わからない場合は姓だけでも問題ありません。

例：○○○株式会社 経理部 部長 山田太郎 様

大きい会社の場合、どこに封筒を届けたらよいかわからなかったり、同姓同名の方がいるケースもありますので、部署名は必ず書いた方が良いです。

肩書を書く場合、氏名の前に書きます。口頭では「○○社長」「○○部長」のように「氏名＋役職」という呼び方をしますが、宛名として書く場合、正式には「役職＋氏名」という順番で書きますので注意してください。

送付状の内容（挨拶文）

送付状に挨拶を記す場合は、ごくごく簡単な内容で構いません。

請求書に送付状を添えるなら、例えば以下のような挨拶文で送ります。

ビジネスの送付状には時候の挨拶は書かないことが多いようです。

送付状の内容（添付書類の種類）

添付書類が複数枚ある場合は、挨拶文の下に以下のように送付内容を記します。

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