請求書に印鑑が必要である理由と印鑑の種類や電子印鑑について解説

2018-06-27 10:52:00

 

請求書には絶対に印鑑(社判)を押さなければならないもの、と思っていらっしゃいませんか。

日本の企業は一般的に、請求書に印鑑を押しています。特に企業間の取引では、印鑑を押すことによって正式な請求書とみなされることが多いでしょう。

しかし、実は法律上は印鑑がなくても請求書の効力に違いはありません。では、なぜわざわざ印鑑を押すのでしょうか。

 

印鑑の役割は信頼度を向上させること

印鑑が押されていないと、受け取った会社は請求書が本当にその会社から発行されたものなのかどうか、確認が難しくなります。

担当者個人が不正に発行している可能性も、まったく無いとは言い切れません。あるいは会社の担当者同士が示し合わせて、架空の請求書で会社からお金を騙し取ることも可能です。

しかし印鑑が押されていれば、その会社からの正式な書類であると判断することができます。請求書そのものの信用度が高まるというわけですね。

法律上は請求書に印鑑が必要とは定めていません。そのために押印のない請求書を発行しても、当然受け取った側には支払い義務は発生します。

そこで会社によっては、印鑑が押されていないと、経理処理ができない社内ルールを作っているケースもあります。

そのため、支払いの事務処理をスムーズにする意味でも印鑑を押しておいた方がよいでしょう。

 

請求書に押印する印鑑の種類

法律では請求書に押す印鑑の種類が指定されていません。そのため、どんな印鑑でも構いませんが、社印(角印)を使用するのが一般的です。

これは会社の認印として使われるもので、一般的に会社の社名のみ印面に彫られています。

あるいは社判として会社の代表者印となる丸印も使われます。丸印は外枠と内枠に分けられ内枠には役職名が、外枠に会社名が彫られるものです。複雑なデザインなので、偽造を防ぐ役割もあります。

会社印は会社設立時に届け出る重要な印鑑であり、請求書以外に契約書などにも使用します。

会社の代表印(実印)としては、角印と丸印のどちらでも登録が可能です。また印鑑の形状や印面の文字は自由に決めることができます。ただしサイズは1辺が1cmから3cmに収まる大きさとし、照合に適するものが必要です。欠けがあるものや、印影が不鮮明なものは登録できません。

会社印と銀行印は同一のものを使用しても構わないのですが、紛失してしまう恐れもあるのでそれぞれ別に作成しておくのが一般的です。また不正を防止するためにも、会社印と銀行印は分けておいた方がよいでしょう。

例えば銀行から融資を受ける場合、銀行印と丸印の両方が必要になります。それを1本にまとめてしまうと、誰かが勝手にお金を引き出して不正利用することも可能です。

しかし2本の印鑑を別々の担当者が管理することで、そのような不正も起きにくくなります。

フリーランスの場合も実印と銀行印をそれぞれ作成しておく方が安心です。フリーランスとして開業する際には、実印を新しく作って印鑑登録をしておいた方がよいでしょう。

 

実際に押印しても電子印鑑を使用してもどちらでも問題ない

請求書に印鑑を押す方法としては、紙に印刷して押印する以外に電子印鑑を用いる方法もあります。元々押印自体が法律で決まっていることではないため、実際に押印していても電子印でも当然効力には変わりはありません。

電子印鑑はパソコン上で押印できる印鑑のことで、請求書を紙に印刷せずに押印できるようになります。

電子印鑑で請求書に押印すれば、そのままメールなどで送れるので手間が省けますし、紙代・郵便代の節約にもなります。もちろんPDFデータの請求書にも法的に効力があります。

請求書を印刷するためにコンビニのマルチコピー機やネットカフェなどを利用しているというフリーランスの方であれば、電子印鑑を作るという選択肢もあります。

一昔前ならば電子印では正式な押印とみなされず、相手の社内での経理処理で認められないケースがあったようですが、最近ではそのような話はだいぶ減りました。

税務調査でも請求書のデータがあれば問題ありませんし、電子印が一般的になってきたということでしょう。

 

電子印鑑の作り方

電子印鑑は、主に2つの方法で作成することができます。

既存の印鑑を押印し画像としてスキャンする

既存の印鑑を白い紙に押印し、まずはそれを画像としてスキャンします。次にスキャンした画像を加工ソフトで処理し、印影の周囲の余白を削除すれば印影部分のみの画像になります。傾きなどもその際に調整しましょう。

さらに、押印は住所や氏名などの文字に被せて行うのが一般的なので、電子印でもそれができるように透過処理を施しておきます(印影内の白背景部分を透過にする)。

画像加工ソフトでも透過処理ができますが手間がかかり、なかなかうまくいかないというケースも多いようです。

そこで、画像の透過処理を代行して行っているboardを利用するのもよいでしょう。印鑑の画像処理ができる上に、電子印を使った請求書を簡単に作成することができます。

参考:透過の社印画像の作成について

 

電子印鑑画像を作成してもらう

電子印鑑用の画像を制作してくれるはんこ屋さんもありますので、そこに依頼する方法もあります。

実際の角印等とは別になりますが、印鑑登録するようなものではありませんので特に問題はありません。

弊社では、「京印章シーオージェイピーの電子印鑑作成サービス」を利用して作成した印鑑画像を使用しています。使用例などを「透過の社印画像の作成について」で紹介していますのでご覧ください。

請求書は金銭のやりとりにおける重要な書面です。請求書を発行する際はスムーズに入金してもらえるよう、押印を忘れないようにしましょう。

クラウド型業務・経営管理システム「board」では、電子印鑑を登録することで簡単に捺印済みの書類を出力することができます。また、捺印申請機能を使って捺印の業務フローをシステム上で運用することも可能です。

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