納品書・検収書送付時の送付状・メール文例
納品書は発注先に商品やサービスを渡すときに「発注いただいたものを納品しました」と納品した内容を書類に記載し、受注者が発注者へ提出します。
そのとき、受注者に「注文通りの内容が問題なく届いたのを確認しました」と教えていただくために、検収書を一緒に送付することがあります。
この書類のやり取りがあると「商品やサービスを納品しました」、「納品されたものを確認しました」という報告をした証明を残せますし、取引きの状況確認もしやすくなりますので、受注者・発注者の両者にとって大事な書類ともいえます。
納品書と検収書をセットで送るときは、送付方法に決まりはなく、双方の運用方法や希望などによって、納品物と一緒に送るケース、納品物と納品書・検収書は別にして送るケースなど様々あります。
郵送する場合、納品物と一緒に送る場合、メールで送る場合のいずれも、送付内容や納品物に不備などがあった際の連絡先など、相手に確認してもらいたいことや配慮の一言を添えると、スムーズに取引きを進められ、良い印象も残せます。
納品物と同梱して送付する場合
宅急便などで納品書や検収書を商品と同梱して送る場合、信書扱いにならないよう注意しましょう。
封筒に入れて封を閉じない状態にする、封筒に入れない、クリアファイルなどの透明な入れ物に入れるなど封緘をしていない状態にすると商品と一緒に発送できます。
文例1
「ご発注(ご注文)商品の納品について」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の商品をご発注(ご注文)いただき、誠にありがとうございます。
ご発注(ご注文)商品と納品書・検収書を納品させていただきますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
また、商品や書類に不備などがございましたら、申し訳ございませんがご一報くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
◯×××× 20セット
◯納品書 1通
◯検収書 1通
※納品内容をご確認いただけましたら、お手数ですが検収書にご捺印の上、弊社へご返送くださいますようお願い申し上げます。
以上
文例2
「××××納品のご案内」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて このたびは弊社製品の御発注(御注文)いただきましたこと、心より御礼申し上げます。
お品物(サービス)と納品書・検収書を発送させていただきましたので、お受け取りください。
万一、不備などがございましたら、担当の山田(mail：yamada@×××.co.jp / tel：03-0000-0001)までお気軽にお問合せください。
敬具
郵送する場合
文例1
「納品書・検収書送付のご案内」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは××××のご発注(ご注文)いただき、誠にありがとうございます。
下記の通り書類をお送りいたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
不備やご不明点などございましたらご一報くださいませ。今後ともよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
◯納品書 1通
◯検収書 1通
※納品内容をご確認いただけましたら、お手数ですが検収書にご捺印の上、弊社へご返送くださいますようお願い申し上げます。
以上
文例2
「××××納品書・検収書送付のお知らせ」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて このたびは弊社商品(サービス)「××××」の御発注(御注文)いただき、ありがとうございます。納品書・検収書を同封させていただきましたので、ご確認よろしくお願い申し上げます。
万一、不備などございましたら、担当の山田(mail：yamada@×××.co.jp / tel：03-0000-0001)までお気軽にお問合せください。
敬具
メールで送付する場合
文例1
「×××× 納品書・検収書のご送付について【◯◯◯◯株式会社】」
□□□□株式会社
△△部 鈴木 一郎 様
いつもお世話になっております。◯◯◯◯株式会社の山田です。
先日は××××のご発注(ご注文)いただき、誠にありがとうございます。
早速ですが、納品に関する以下の書類をPDFデータにてお送りさせていただきました。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点や添付ファイルの内容が見れないなどございましたらご連絡くださいませ。
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【添付内容】
・××××納品書(PDF) 1通
・××××検収書(PDF) 1通
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納品内容をご確認いただけましたら、
お手数ですが検収書にご捺印の上、
弊社へお送りいただきますようお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
文例2
「【◯◯◯◯株式会社】納品書送付のご案内」
□□□□株式会社 △△部 御中
平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
◯◯◯◯株式会社 □□部の山田 太郎と申します。
このたびは、××××の御発注(御注文)いただき、
誠にありがとうございます。
早速ではございますが、納品書・検収書を
添付ファイルにて送付させていただきます。
ファイルが開封できないなどの不都合や内容の不備がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと思います。
【添付ファイル】
××××納品書.pdf
××××検収書.pdf
今後ともよろしくお願い申し上げます。
