請求書送付時の送付状・メール文例
請求書は、郵送もしくはメールで送付するケースが多く、相手側の希望などにより、PDFなどのデータファイルで先に送って確認していただいた後、郵送で原本を送ることもあります。
請求した金額を相手の方に入金してもらうことが請求書を送る目的になりますが、送付状を添えるだけで丁寧な印象をあたえると同時に、請求書を見て入金をしてもらいやすくなります。
送付状の内容は、宛先や請求書の送信元の基本的な情報の他、「何の書類」か「請求期日」などの書類の中で特に伝えたい内容をまとめると、丁寧で相手の方の目にも留まりやすいです。
郵送する場合
文例1
「請求書送付のご案内」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
早速ではございますが、請求書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
◯請求書(No.0000-1) 1通
※恐れ入りますが、本請求のお振込手続きを平成◯年◯月◯日までにお済ませくださいますようお願い申し上げます。
以上
文例2
「請求書送付の件」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて 下記の通り請求書を同封いたしましたので、ご査収の上ご手配を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
記
請求書 一通
【備考】
ご不明点などございましたら、担当の山田(mail：yamada@×××.co.jp / tel：03-0000-0001)までお気軽にお問合せください。
以上
メールで送付する場合
文例1
「×××× 請求書送付について【◯◯◯◯株式会社】」
□□□□株式会社 △△部
鈴木 一郎 様
いつもお世話になっております。◯◯◯◯株式会社の山田です。
ご連絡させていただきました「××××」に関する
請求書をPDFファイルにて送付いたしますので、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点や添付ファイルの内容が見れないなど
ございましたらご連絡くださいませ。
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【添付内容】
・××××請求書(PDF) 1通
※本請求の期日が◯◯◯◯年◯月◯日までとなっております。
期限内にご質問、お振込の手続き等お済ませいただければと思います。
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今後ともよろしくお願いいたします。
文例2
「【◯◯◯◯株式会社】請求書送付のご案内」
□□□□株式会社 △△部 御中
平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
◯◯◯◯株式会社 □□部の山田 太郎と申します。
商品「××××」の請求書を添付ファイルにて
送付させていただきますのでご査収くださいませ。
また、本請求書に記載しておりますお振込先へ
「◯月◯日」までにお振り込みくださいますよう
お願い申し上げます。
ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと思います。
添付ファイル：××××請求書(No.0000-1).pdf
請求金額：200,000円
お振込期日：◯◯◯◯年◯月◯日(◯曜日)
ご不明点やご要望などがありましたらお気軽にお問合せください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
