発注書(注文書)・発注請書(注文請書)送付時の送付状・メール文例
発注書(注文書)は、発注者が発注の意思表示をするため、発注請書が発注を受ける意思を表示するための証明書類として大事な役割があります。
これらの書類は多くの場合、郵送やメールで送付し、送付先の相手にしっかりと目を通してもらうために送付状やメール本文に送付内容を添えることが多いです。
その際、送った書類や送信元などの基本情報、「内容に承諾いただきましたら、発注請書(注文請書)を弊社までご返送ください。」などの一言を添えると、書類の内容やどのように取り扱ってほしいのかが相手にも明確に伝わり、スムーズな取引きにつなげることができます。
郵送する場合
文例1
「発注書(注文書)・発注請書(注文請書)送付のご案内」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは××××の御見積をご送付いただき、誠にありがとうございます。
検討しました結果、御社へ発注(注文)することとなりましたので、下記の書類をお送りさせていただきます。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
ご不明点や変更点などございましたら、お手数ではございますが、ご一報くださいませ。
敬具
記
◯発注書(注文書) 1通
◯発注請書(注文請書) 1通
大変恐縮ではございますが、こちらの内容でご承諾いただけましたら発注請書(注文請書)へご捺印の上、ご返送いただきますようお願い申し上げます。
以上
文例2
「××××の発注(注文)について」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて このたびは◯月◯日に御見積いただきました「××××」の件ですが、商品を発注(注文)をさせていただきます。同封の発注書(注文書)ならびに発注請書(注文請書)のご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
内容にご承諾いただけましたら発注請書(注文請書)へご捺印の上、弊社までお送りいただきますようお願い申し上げます。
ご不明点などございましたら、担当の鈴木(mail：suzuki@×××.co.jp / tel：03-0000-0001)までお気軽にお問合せください。
敬具
メールで送付する場合
文例1
「×××× 発注書(注文書)・発注請書(注文請書)ご送付について【□□□□株式会社】」
◯◯◯◯株式会社
□□部 山田 太郎 様
いつもお世話になっております。□□□□株式会社の鈴木です。
先日は××××の御見積のご送付、誠にありがとうございます。
発注(注文)をお願いしたいので、PDFデータにて
発注書(注文書)と発注請書(注文請書)を添付させていただきました。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
内容にご承諾いただけましたら、
発注請書(注文請書)へ捺印の上、返送をお願いいたします。
ご不明点や添付ファイルの内容が見れないなどございましたらご連絡くださいませ。
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【添付内容】
・××××発注書(注文書)(PDF) 1通
・××××発注請書(注文請書)(PDF) 1通
※大変恐縮ではございますが、◯月◯日までに
納品いただきますようお願い申し上げます。
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何卒よろしくお願いいたします。
文例2
「【□□□□株式会社】発注書(注文書)・発注請書(注文請書)送付のご案内」
◯◯◯◯株式会社 □□部 御中
平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
□□□□株式会社 △△部の鈴木 一郎と申します。
このたびは御見積をご送付いただき、誠にありがとうございます。
御社に発注(注文)をお願いしたいので、
次の書類を添付ファイルにてお送りさせていただきます。
ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと思います。
添付ファイル：
××××発注書(注文書).pdf
××××発注請書(注文請書).pdf
内容にご承諾いただきましたらお手数ですが、
発注請書(注文請書)に捺印の上、弊社まで返送いただきますようお願い申し上げます。
ご不明点などがありましたらお気軽にお問合せください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
