発注請書(注文請書)送付時の送付状・メール文例
発注を請けた意思を書面として明示するために使われる発注請書(注文請書)ですが、発送するタイミングが決まっています。
発注者から送付された発注書(注文書)を受注者が受領し、発注書(注文書)の内容で発注を承るときに発注請書(注文請書)を発注者に送付します。多くの場合、この流れでやり取りが行われており、取引きの流れとしてもわかりやすいと言われています。
双方の運用方法や希望によって、発注書(注文書)・発注請書(注文請書)を作成して受注者が捺印後、発注書のみ発注者に送り返すケースもありますが、双方で取引内容の同意ができたという証明ができれば問題ありません。
どのような送付のタイミングでも郵送やメールで送る際、送付書類が何か、納品期日、支払期日など、守らなければいけない項目を送付状やメール本文に添えて、相手にしっかりと見てほしいという意思を伝えると、よりスムーズな取引きにつながりやすくなります。
郵送する場合
文例1
「発注請書(注文請書)送付のご案内」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは××××の発注書(注文書)のご送付、誠にありがとうございます。
発注請書(注文請書)を同封させていただきますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
ご不明点や変更点などございましたら、お手数ではございますがご一報くださいませ。
敬具
記
◯発注請書(注文請書) 1通
以上
文例2
「××××発注書(注文書)送付の件」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて このたびは◯月◯日に受領いたしました「××××」の御発注(御注文)ですが、謹んでお受けいたします。発注請書(注文請書)をお送りいたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
ご不明点などございましたら、担当の山田(mail：yamada@×××.co.jp / tel：03-0000-0001)までお気軽にお問合せください。
敬具
メールで送付する場合
文例1
「×××× 発注請書(注文請書)ご送付について【◯◯◯◯株式会社】」
□□□□株式会社
△△部 鈴木 一郎 様
いつもお世話になっております。◯◯◯◯株式会社の山田です。
先日は××××の発注書(注文書)のご送付、誠にありがとうございます。
発注をお受けいたしましたので、PDFデータにて
発注請書を添付させていただきました。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点や添付ファイルの内容が見れないなど
ございましたらご連絡くださいませ。
添付内容：××××発注請書(注文請書)(PDF) 1通
何卒よろしくお願いいたします。
文例2
「【◯◯◯◯株式会社】発注請書(注文請書)送付のご案内」
□□□□株式会社 △△部 御中
平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
◯◯◯◯株式会社 □□部の山田 太郎と申します。
このたびは、××××の御発注(御注文)をいただき、
誠にありがとうございます。
いただいた発注書(注文書)の内容で承りますので、
発注請書(注文請書)を添付ファイルにて送付させていただきます。
ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと思います。
添付ファイル：××××発注請書(注文請書).pdf
ご不明点などがありましたらお気軽にお問合せください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
