見積書・発注書(注文書)送付時の送付状・メール文例
見積書は相手先が検討しているサービスや商品の金額を提示するために提出する書類、発注書(注文書)は見積書を見た相手先が発注を依頼するために提出する書類として役割があります。
見積書と同じ内容の発注が多いケースや会社の運用などにより、「見積書」と「発注書(注文書)」を一緒に送付することがあります。
受注を獲得し、スムーズに取引きしていくために必要な書類ですので、送付状やメール本文に必要な内容を添えるなどの書類を見てもらうための心がけも大切です。
必要な内容は、「送付したものは何の書類か」「いつまでに見てもらいたいものか」「いつまでに回答がほしいのか」があげられます。
それにプラスして、「お忙しいところ恐縮ですが、ご覧いただけますと幸いです」などと相手先への配慮の一言もあると丁寧で良い印象を与えることができます。
郵送する場合
文例1
「御見積書・発注書(注文書)送付のご案内」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社サービス(商品)の御見積をご依頼いただき、誠にありがとうございます。
下記の通り書類をお送りいたしましたので、ご多忙の中と存じますがご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
◯御見積書 1通
◯発注書(注文書) 1通
◯サービス概要資料 1部
【備考】
本御見積の有効期限は平成◯年◯月◯日迄となります。
こちらの内容で御注文いただけるようでしたら、同封の発注書に御署名・御捺印の上、弊社までお送りくださいますようお願い申し上げます。
以上
文例2
「お見積書・発注書(注文書)送付の件」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて このたびは「××××」についてお問合せいただき、誠にありがとうございました。 つきましては、お見積書と発注書(注文書)を送付させていただきましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
ご不明点などございましたら、担当の山田(mail：yamada@×××.co.jp / tel：03-0000-0001)までお気軽にお問合せください。
敬具
メールで送付する場合
文例1
「×××× お見積書・発注書(注文書)送付について【◯◯◯◯株式会社】」
□□□□株式会社 △△部
鈴木 一郎 様
いつもお世話になっております。◯◯◯◯株式会社の山田です。
このたびは××××の御見積をご依頼いただき、ありがとうございます。
PDFファイルにて、以下の書類をお送りいたします。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点や添付ファイルの内容が見れないなどございましたらご連絡ください。
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【添付内容】
・××××御見積書(PDF) 1通
・××××発注書(注文書)(PDF) 1通
・××××概要資料(PDF 全◯ページ) 1部
※御見積の有効期限が◯◯◯◯年◯月◯日までとなります。
御発注(御注文)は、添付の発注書(注文書)を
ご利用くださいますようお願いいたします。
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お忙しい中恐縮ですが、期限内にお返事をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
文例2
「【◯◯◯◯株式会社】御見積のご案内」
□□□□株式会社 △△部 御中
平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
◯◯◯◯株式会社 □□部の山田 太郎と申します。
このたびは弊社の××××について
お問合せならびに御見積の御依頼をいただき、
誠にありがとうございます。
早速ではございますが、御見積書を作成いたしましたので
添付ファイルにてお送りさせていただきます。
ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと思います。
【添付ファイル】
××××御見積.pdf
××××発注書(注文書).pdf
御見積の有効期限は「◯◯◯◯年◯月末」となります。
御発注(御注文)をいただけるようでしたら、
添付の発注書(注文書)に御捺印の上、弊社へお送りくださいませ。
ご不明点やご要望などがありましたらお気軽にお問合せください。
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
