見積書送付時の送付状・メール文例
見積書の送付は今まで郵送で送ることが主流となっていましたが、PDFなどをメールで送るケースも最近は増えてきています。
いずれの方法で送付しても、見積書は受注を獲得し、スムーズに取引きを進めるための重要な書類であることは変わりません。
送付状の内容やメールの本文も送る相手に確実に見てもらうためには、「何の書類」が届いて、「いつまでに確認」するものなのかを明確に伝えることが大切になります。
また、送った後もちゃんと届いているかの確認をすると、より確実に見てもらうことにもつながりますし、届いていなかった場合の対応も早くできるので、トラブルの防止として行うことをおすすめします。
郵送する場合
文例1
「御見積書送付のご案内」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社サービス(商品)の御見積をご依頼いただき、誠にありがとうございます。
早速、下記の御見積書と関係資料をお送りいたしますので、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
◯御見積書 3通
- プランA
- プランB
- プランC
◯サービス概要資料 1部
※本御見積の有効期限は平成◯年◯月◯日迄となります。
以上
文例2
「お見積書送付の件」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて このたびは「××××」についてお問合せいただき、誠にありがとうございました。 つきましては、お見積書を送付させていただきましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
ご不明点などございましたら、担当の山田(mail：yamada@×××.co.jp / tel：03-0000-0001)までお気軽にお問合せください。
敬具
メールで送付する場合
文例1
「×××× お見積書送付について【◯◯◯◯株式会社】」
□□□□株式会社 △△部
鈴木 一郎 様
いつもお世話になっております。◯◯◯◯株式会社の山田です。
このたびは××××の御見積をご依頼いただき、ありがとうございます。
PDFファイルにて、お見積書ならびに資料をお送りいたします。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点や添付ファイルの内容が見れないなどございましたらご連絡くださいませ。
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【添付内容】
・××××御見積書(PDF) 1通
・××××概要資料(PDF 全◯ページ) 1部
※御見積の有効期限が◯◯◯◯年◯月◯日までとなります。
期限内にご検討、お返事をいただけますと幸いです。
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何卒よろしくお願いいたします。
文例2
「【◯◯◯◯株式会社】お見積のご案内」
□□□□株式会社 △△部 御中
平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
◯◯◯◯株式会社 □□部の山田 太郎と申します。
このたびは弊社の××××についてお問合せ
ならびにお見積のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
早速ではございますが、お見積書を作成いたしましたので
添付ファイルにてお送りさせていただきます。
ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと思います。
添付ファイル：××××お見積.pdf
お見積の有効期限は「◯◯◯◯年◯月末」となり、
発注をいただいてから約◯週間で納品可能となります。
ご不明点やご要望などがありましたらお気軽にお問合せください。
できる限りご要望に添えられるよう努力いたします。
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
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