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請求書の送付依頼状・メール文例

請求書をはじめ、取引きに関する書類は監査で見せたり、会社で正確な取引きができているかの記録として残しておくべき書類になります。

参考:会計・経理関係書類の保存期間総まとめ(根拠法付き)

スムーズな取引きをするために、請求金額を入金する期日に近づいたり期日が過ぎても請求書が届かなかったりすれば、必ず取引先に確認を取るようにしましょう。それによって先方が送付し忘れても、あるいは何らかの手違いで届いていなくても対処できます。

連絡する際は行き違いとなる可能性もあるので、「本書(または本メール)が行き違いになっている場合はご容赦ください」などの一言を添えて配慮をすると良いでしょう。

 

郵送する場合

文例1

「請求書送付の依頼について」

拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

さて、御社から◯月分請求書がまだ到着しておりませんので、至急ご確認の上ご送付くださいますようお願い申し上げます。

なお、弊社から御社へのお支払は事務処理の関係上、毎月末日締め翌月末払いとさせていただいております。

月末までに請求書が届いておりませんと、お支払が翌日末日に間に合いませんので、予めご承知頂きますようお願い申し上げます。

また、本書と行き違いになっている場合はご容赦のほどお願い申し上げます。

敬具

 

文例2

郵送の場合には、相手企業の担当者に届くまで時間がかかる可能性があります。そのため検収の完了と共に依頼するなど早めの対処が必要です。

 

「×××× 請求書送付のお願い」

拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

先日はご多忙の中、商品名「××××」に関して早速のご対応ありがとうございます。

検収が完了いたしましたので、請求書のご送付をいただきますようお願いいたします。

なお、当社は毎月◯日が締日となっておりますので、◯月◯日までにご送付くださると幸いです。

まずは、検収の完了と請求書のご送付のお願いとさせていただきます。

敬具

 

メールで送付する場合

文例1

件名:「請求書送付の依頼」

◯◯◯◯株式会社
□□部 山田 太郎 様

いつも大変お世話になっております。
□□□□株式会社の鈴木です。

先日は弊社にお越しいただき、誠にありがとうございます。

「××××」の件ですが、弊社で請求書の到着が確認できておりませんので、
念のため確認の連絡をさせていただきました。

ご多忙の中で恐縮ですが、事務処理の関係で
◯月◯日(◯曜日)までにご送付いただけますでしょうか。

なお、本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦ください。

今後ともよろしくお願いいたします。

 

文例2

定期的に取引きを行う相手先の場合、いつも届く時期に請求書が届かないようであれば、確認のメールを入れておくとよいでしょう。

 

件名:「×××× 請求書ご送付のお願い」

◯◯◯◯株式会社
ご担当者 様

平素お世話になっています。
□□□□株式会社 △△部 鈴木です。

さて、◯月◯日付けで御社から納品いただきました「××××」ですが、
請求書を◯月◯日現在、受領しておりません。

お手数ですが、至急ご確認の上ご送付いただきますようお願い申し上げます。

なお、弊社は毎月◯日締め翌月◯日払いとさせていただいております。
◯月◯日までに請求書の到着がない場合は、
翌々月◯日のお支払となってしまいますのでご了承ください。

本メールと行き違いでお送りされているようでしたら、
ご容赦いただきますようお願い申し上げます。

 

文例3

支払い処理の関係で、早急に請求書が必要となる場合もあります。その時には、とりあえずPDFを送ってもらった上で、後で原本に差し替える方法もあります。二重請求とならないよう、差し替える一文を入れるのがポイントです。

 

件名:「×××× 請求書ご送付のお願い」

◯◯◯◯株式会社
ご担当者 様

平素お世話になっています。
□□□□株式会社 △△部 鈴木です。

さて、◯月◯日付けで御社から納品いただきました「××××」ですが、
請求書を◯月◯日現在、受領しておりません。

お手数ですが、至急ご確認の上ご送付いただきますようお願い申し上げます。

なお、支払い処理の期限が迫っておりますので、先にPDFをお送りいただければと思います。
支払い処理の完了後に、ご送付いただきます請求書原本と差し替えさせていただきます。

本メールと行き違いでお送りされているようでしたら、ご容赦いただきますようお願い申し上げます。

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