納品書・請求書送付時の送付状・メール文例
納品書は商品やサービスを納品する都度、請求書は月に1度など定期的に作成しますが、送付タイミングが異なり、別々に送ることが多いです。
ですが、受注側・発注側の希望などにより、納品の都度請求をしたり納品書と請求書を一緒に送付することもあります。
納品書・請求書を送付する際は、スムーズに納品・請求の確認が出来るよう、送付状やメール本文に「何の書類を送ったのか」や「請求期日」などの書類の中で特に伝えたい内容をまとめて、受け手が信頼できる丁寧な対応を心掛けましょう。
納品物と同梱して送付する場合
宅急便などで納品書や請求書を商品と同梱して送る場合、信書扱いにならないよう注意しましょう。
封筒に入れて封を閉じない状態にする、封筒に入れない、クリアファイルなどの透明な入れ物に入れるなど、封緘をしていない状態にすると商品と一緒に発送することができます。
文例1
「ご発注(ご注文)商品の納品について」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の商品をご発注(ご注文)いただき、誠にありがとうございます。
お品物とご一緒に納品書、請求書お送りさせていただきましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
万一、不備などがございましたら申し訳ございませんがご一報くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
◯×××× 20セット
◯納品書 1通
◯請求書 1通
※納品内容ならびに納品書をご確認いただいて問題ないようでしたら、恐れ入りますが本請求のお振込手続きを平成◯年◯月◯日までにお済ませくださいますようお願い申し上げます。
以上
文例2
「××××納品のご案内」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて このたびは弊社製品のご発注(ご注文)いただきましたこと、心より御礼申し上げます。
お品物(サービス)と納品書・請求書を発送させていただきましたので、お受け取りください。
万一、不備などがございましたら、担当の山田(mail:yamada@×××.co.jp / tel:03-0000-0001)までお気軽にお問合せください。
敬具
郵送する場合
文例1
「納品書・請求書送付のご案内」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは××××のご発注(ご注文)いただき、誠にありがとうございます。
下記の通り書類をお送りいたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
不備やご不明点などございましたら、ご一報くださいませ。今後ともよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
◯納品書 1通
◯請求書 1通
※納品内容をご確認いただけましたら、お手数ですが本請求のお振込手続きを平成◯年◯月◯日までにお済ませくださいますようお願い申し上げます。
以上
文例2
「××××納品書・請求書送付のお知らせ」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて このたびは弊社商品(サービス)「××××」のご発注(ご注文)いただき、ありがとうございます。納品書・請求書を同封させていただきましたので、ご確認よろしくお願い申し上げます。
万一、不備などございましたら、担当の山田(mail:yamada@×××.co.jp / tel:03-0000-0001)までお気軽にお問合せください。
敬具
メールで送付する場合
文例1
「×××× 納品書・請求書のご送付について【◯◯◯◯株式会社】」
□□□□株式会社
△△部 鈴木 一郎 様
いつもお世話になっております。◯◯◯◯株式会社の山田です。
先日は××××のご発注(ご注文)いただき、誠にありがとうございます。
早速ですが、以下の書類をPDFデータにて送付させていただきました。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点や添付ファイルの内容が見れないなどございましたらご一報ください。
-----
【添付内容】
・××××納品書(PDF) 1通
・××××請求書(PDF) 1通
-----
内容にお間違いがなければ、恐れ入りますが、
◯月◯日(◯曜日)までにお振込手続きをお済ませくださいますようお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
文例2
「【◯◯◯◯株式会社】納品書・請求書送付のご案内」
□□□□株式会社 △△部 御中
平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
◯◯◯◯株式会社 □□部の山田 太郎と申します。
このたびは、××××の御発注(御注文)いただき、
誠にありがとうございます。
早速ではございますが、納品書・請求書を
添付ファイルにてお送りさせていただきます。
内容のご確認等よろしくお願い申し上げます。
ファイルが開封できないなどの不都合や内容の不備がございましたら、
お手数ですがご連絡をお願いします。
【添付ファイル】
××××納品書.pdf
××××請求書.pdf
今後ともよろしくお願い申し上げます。