納品書送付時の送付状・メール文例
納品書は、商品やサービスを発注者に納品する際、受注者が納品内容を明記して発注者へ送付する書類です。
発注者は納品書を見て届いたものが発注した通りの内容か確認ができ、受注者も商品やサービスを納品したという証拠として残すことができます。
双方の運用方法や希望などにより、納品物と一緒に納品書を送るケース、納品書と検収書(確認書)をセットにして納品物と一緒に送るケース、納品物と納品書は別にして送るケースなど様々あります。
郵送する場合や納品物と一緒に送る場合、メールで送る場合も、送付内容や納品物に不備があった際の連絡先など、相手に確認してもらいたいことや配慮の一言を添えると、納品後のやり取りがしやすくなります。
納品物と同梱して送付する場合
宅急便などで納品書を商品と同梱して送る場合、納品書が信書扱いにならないか注意しなければなりません。
商品と一緒に発送する際は、封筒に入れて封を閉じない状態にする、封筒に入れないでクリアファイルなどの透明な入れ物に入れるなど封緘をしていない状態にしておきましょう。
文例1
「ご発注(ご注文)商品の納品について」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社の商品をご発注(ご注文)いただき、誠にありがとうございます。
ご発注(ご注文)商品と納品書を納品させていただきますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
納品させていただいた商品や納品書に不備などがございましたら、申し訳ございませんがご一報くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
◯×××× 20セット
◯納品書 1通
以上
文例2
「××××の納品および納品書送付のご案内」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて このたびは弊社製品の御発注(御注文)いただきましたこと、心より御礼申し上げます。
お品物と納品書を発送させていただきましたのでお受け取りください。
万一、不備などがございましたら、担当の山田(mail：yamada@×××.co.jp / tel：03-0000-0001)までご連絡お願い申し上げます。
敬具
郵送する場合
文例1
「納品書送付のご案内」
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは××××のご発注(ご注文)いただき、誠にありがとうございます。
納品書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
不備やご不明点などございましたら、お手数ですがご一報ください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
◯納品書 1通
以上
文例2
「××××納品書送付の件」
拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。
さて このたびは弊社商品(サービス)「××××」の御発注(御注文)いただき、ありがとうございます。納品書を1通同封させていただきましたので、ご確認よろしくお願い申し上げます。
万一、不備などございましたら、担当の山田(mail：yamada@×××.co.jp / tel：03-0000-0001)までご連絡お願い申し上げます。
敬具
メールで送付する場合
文例1
「×××× 納品書ご送付について【◯◯◯◯株式会社】」
□□□□株式会社
△△部 鈴木 一郎 様
いつもお世話になっております。
◯◯◯◯株式会社の山田です。
先日は××××のご発注(ご注文)いただき、
誠にありがとうございます。
PDFデータにて納品書を添付させていただきましたので、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明点や添付ファイルの内容が見れないなど
ございましたらご連絡くださいませ。
-----
【添付内容】
・××××納品書(PDF) 1通
-----
何卒よろしくお願いいたします。
文例2
「【◯◯◯◯株式会社】納品書送付のご案内」
□□□□株式会社 △△部 御中
平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
◯◯◯◯株式会社 □□部の山田 太郎と申します。
このたびは、××××の御発注(御注文)いただき、
誠にありがとうございます。
早速ではございますが、納品書を添付ファイルにて送付させていただきます。
ファイルが開封できないなどの不都合や内容の不備がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと思います。
添付ファイル：××××納品書.pdf
今後ともよろしくお願い申し上げます。
