納品書作成・書き方と無料エクセルテンプレート。検収書・受領書・領収書・請求書との違い

クライアントから注文を受け、物品やサービスを提供した後に作成する書類として納品書・検収書・受領書・請求書・領収書の5つがあります。ここでは、納品書と混同しやすい検収書・受領書・領収書・請求書の4つの書類について、それぞれの違いや注意点を紹介します。

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納品書を作成する目的・役割

納品書は「いつ」「何を」「どこに」届けたかを顧客に知らせるための書類です。物品の場合は同梱するケースが多く、サービスの場合は納品の報告に添えることが多いでしょう。納品書を渡されるだけで、押印や検収書の返送を求められない場合もあります。

納品書作成時の注意点

法律による規定はとくにありませんが、発行する場合は、見積書・発注書と同じ内容を記載するのが基本です。そうしないと、「見積りにある商品が納入されていない」といったことになりかねません。

なお、納品書は物品の納品のための確認書類のため、金額は記載せず、品名と数量のみというケースもあります。

納品書の記載項目

■宛名
納品先の名称です。社名、部署名のみの場合は「御中」。担当者名をつける場合は「様」を入れましょう。

■納品者・押印
自社の名称です。社名・住所を記載し、社印を押印するのが一般的です。また、納品担当の担当社印を押印するケースもあります。

■納品日
いつ納品したのかを明確にできます。物品の場合は発送日を記載することが多いです。

■合計金額
納品した商品の合計金額です。金額は記載しないケースもあります。

■納品明細
納品物の明細です。見積書や発注書の記載に合わせましょう。

■消費税
納品した商品の消費税額です。金額は記載しないケースもあります。

■納品場所
物品などの場合は住所、データなどの場合は「メール添付」や「貴社サーバ」などと記載します。

■備考（注意書き）
納品に際しての注意点などを記載します。

検収書と納品書の違い

検収書は、発注者が納品された物品やサービスを点検し、「確かに注文通りのを受け取った」と確認するための書類です。そのため、納品書とは異なり押印・返送が前提となります。

一度検収書に検収印を押して戻したら、納品物に問題はなかったという意思表示になるため、基本的に検収後のクレームは無効になるといえます。そのため、検収書へ押印するときは十分に注意しましょう。

納品書（兼検収書）という形で納品書と一体になった書式も存在します。

受領書と納品書の違い

受領書は、「確かに●●を受け取りました」という意味の書面です。納品書を送付した後、受領書の返送を求める企業もあります。納品書と対になる書面と理解しておくとわかりやすいでしょう。

領収書と納品書の違い

領収書は、金銭を受け取った旨を示す書面です。前払いで料金を受け取るビジネス（小売など）の場合は、「領収書（兼納品書）」として領収書と納品書を1枚にまとめてしまう場合もあります。

「領収書（兼納品書）」の書式を採用する場合に注意すべき点は印紙の貼り忘れです。納品書を兼ねていても法律上の扱いはあくまでも領収書ですので、額面が５万円以上になった場合は印紙税の対象となります。印紙税額については国税庁のHPに掲載されているので、詳しくはそちらを参照してください。

参考：No.7105　金銭又は有価証券の受取書、領収書｜印紙税その他国税｜国税庁

なお、「領収書（兼納品書）」という書式は有効ですが、単なる納品書を領収書の代わりとして用いることはできません。

請求書と納品書の違い

請求書は、金銭の支払を求める書類です。納品と引き換えに請求が行われる場合は、「請求書（兼納品書）」という書式が用いられるケースもあります。法律上の取り扱いは請求書に準じますので、源泉徴収や保存期間などに注意してください。

請求書については下記の記事で詳しく説明していますので、不明な点はそちらを参照してください。

参考：請求書作成のすべて！独立・起業前に確認したい請求書の書き方・様式から注意点までぜんぶ教えます

納品書テンプレート

見積書を作成すると「発注書・納品書・請求書」を一括作成できるエクセルテンプレートを配布中です。よろしければぜひお使いください。

＊下記以外にも多くの納品書テンプレートを用意していますので合わせてご覧ください。

納品書テンプレート（縦 - HGゴシックE）

太めのゴシックフォントでくっきりと読みやすいテンプレートです。

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納品書テンプレート（縦 - HG明朝B）

フォーマルな文書に使用される明朝体のテンプレートです。大企業や公的機関とのやり取りが多い企業におすすめです。

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納品書テンプレート（縦 - メイリオ）

Web制作において最も多用されているメイリオフォントのテンプレートです。Web制作・開発会社におすすめです。

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納品書テンプレート（縦 - MSPゴシック）

エクセルやワードに初期設定されているMS Pゴシックを用いており、使用する業種を選ばないフォントです。

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納品書テンプレート（横 - メイリオ）

摘要が長い業種に向いた横書きのテンプレートです。

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納品書テンプレート（横 - MSPゴシック）

右側に大きく備考欄を取ったテンプレートです。

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納品書テンプレート（横 - HG丸ゴシックM-PRO）

丸ゴシックを用いたかわいらしいテンプレートです。女性向けの商材を扱う企業におすすめです。

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boardの元になったExcelテンプレート

最後に、boardを開発したヴェルクで、以前使っていたExcelテンプレートです。（このテンプレートは配色切り替えには対応していません）

boardでは一度の登録で、見積書・発注書・発注請書・納品書・検収書・請求書・領収書が自動生成されますが、実は原型がこのExcelテンプレートの時からありました。

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